云技術中檔案資源共享與管理體系構建

文/大連交通大學檔案館　李芳

云技術中檔案資源共享與管理體系構建

文/大連交通大學檔案館李芳

云技術具有計算能力強、成本低、安全性高等特點，并在社會領域產(chǎn)生深遠影響。將云技術運用于檔案服務領域，是檔案信息資源共享與發(fā)展的必然之路。

云技術；檔案；資源共享

云技術是一種新型的計算和服務模式，是網(wǎng)絡計算、分布式計算、并行計算、虛擬化、網(wǎng)絡存儲等計算機和網(wǎng)絡技術發(fā)展相融合的產(chǎn)物。它旨在通過計算機網(wǎng)絡把分布的實體整合成功能強大的計算系統(tǒng)，并借助Saas、PssS、IaaS、MSP等先進的商業(yè)模式把強大的計算能力分布到終端用戶手中。云計算作為IT產(chǎn)業(yè)發(fā)展的一個趨勢，在眾多行業(yè)得到廣泛應用，已被人們廣泛認可。用云技術實現(xiàn)檔案資源共享是指以云理論為技術指導，通過云服務平臺將檔案信息資源整合起來，形成檔案云，并借助云平臺超強的計算能力和其本身所具有的安全性高、成本低等特性提高檔案資源共享的效率。云技術的應用給檔案館資源管理和共享帶來了很多啟示。

一、云技術對檔案資源共享和信息化的影響和啟示

目前，我國各地都迅速擴展了檔案信息化的投入，但基本都是以各檔案館為單位進行，需投入大量的人力、物力。為此，在檔案信息化建設的同時，顯出一些問題：檔案信息資源整合不完整、沒有合理統(tǒng)一的建設標準和評價指標、共享效率低、檔案信息化建設的瓶頸問題顯著等。為解決信息化建設中存在的這些實際問題，云技術給我們提供了嶄新的思路，給我們以啟迪。

（一）利用云技術所具有的資源共享、服務靈活、統(tǒng)一存儲、標準規(guī)范等特點。檔案館可根據(jù)軟硬件和網(wǎng)絡設備條件，構建檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案云內(nèi)檔案信息的統(tǒng)一管理。實現(xiàn)檔案資源共享最大化。

（二）檔案用戶可以快速、有效地利用檔案資源。云技術為檔案存儲提供了無限的使用空間，避免了本地存儲空間受限的困擾。檔案云技術為用戶提供的檢索途徑統(tǒng)一、方便，檢索效率高、功能強，可同時解決多用戶數(shù)據(jù)請求。

（三）采用云技術成本低，可靠性高。采用云技術存儲檔案信息，各地檔案館不必再分別購買服務器、網(wǎng)絡設備、軟件等，同時減少了設備維護和人員管理等工作，極大程度減少了投資成本。檔案云技術的統(tǒng)一管理，有其嚴格的權限和保密制度，保證數(shù)據(jù)安全。

二、基于云技術構建檔案資源共享與“檔案云”管理體系

（一）云技術環(huán)境下檔案資源共享的價值分析。檔案云共享模式將分散的檔案信息資源集中起來，節(jié)約成本、提高效率、優(yōu)化資源，提高檔案資源社會配置效率。加快檔案資源融入社會體系的進程。通過云技術整合檔案信息資源，可提升檔案資源利用率，從而更好地實現(xiàn)檔案服務利用最大效益。

（二）構建可靠、安全的檔案云存儲平臺。檔案云存儲平臺把檔案數(shù)據(jù)交云存儲統(tǒng)一管理，各地檔案館只需較少幾臺訪問終端PC，無需配備更多軟件和硬件設置，也不需專業(yè)檔案員進行維護，可減少很多工作量。各地檔案館可根據(jù)本館的實際需要申請云端的服務存儲空間，節(jié)約了管理和運行成本，也提高了工作效率。

（三）構建檔案資源共享與利用的服務云平臺。服務云平臺是檔案資源共享與利用的核心和基礎。目前，推進檔案云技術的重點就在于服務平臺的建設和管理。考慮到開展檔案云技術處于起步階段和一些檔案需保密等情況，可建立一些基礎性服務平臺，方便檔案資源的管理和維護，為檔案共享與利用提供良好的后臺保障。

（四）構建檔案資源共享的軟件平臺。研究檔案資源服務流程，遵照相關規(guī)范和標準，構建檔案資源共享與管理的基礎軟件平臺，從而把分散的、異地的檔案資源集成起來實現(xiàn)檔案集中管理。保證檔案資源信息在組織、收集、開放利用等環(huán)節(jié)有效流轉。

（五）制定云技術環(huán)境下，檔案資源共享的政策與制度。

將云技術運用于檔案服務利用，給檔案管理帶來了無限的機遇與挑戰(zhàn)。在運用的同時，不能缺少安全方面的考慮。從云技術上來說，檔案云的應用是非常有優(yōu)勢的，但我們最擔心、考慮最多的就是安全方面。為此，檔案云的應用面臨著科學管理、技術指導、政策與制度等多方面的問題。檔案云技術必須要遵守國家法律法規(guī)和安全標準，要規(guī)劃安全體系、安全管理、安全培訓、安全戰(zhàn)略、安全流程等。

三、檔案云技術發(fā)展過程中面臨的實際問題

（一）云技術存儲檔案，數(shù)據(jù)安全問題。云技術的應用給我們帶來了巨大的便利，同時，由于檔案的保密性和網(wǎng)絡技術問題等使檔案云存在安全方面的隱患。為確保信息安全有效，不僅需要網(wǎng)絡技術的加強和改進，也需要檔案法律法規(guī)的進一步約束。安全性方面包括數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡安全、系統(tǒng)安全、應用安全、應急安全等方面的措施與辦法。云技術就要采用安全機制，增強云端檔案存儲平臺的安全模式，基于其強大的核心處理能力，加強服務層安全體系，讓使用者信任云端提供的檔案信息資源。

（二）云技術存儲檔案，數(shù)據(jù)隱私問題。云技術給網(wǎng)絡用戶帶來諸多方便的同時，也不可避免地存在一些不足，因而有可能對用戶的隱私安全問題存在威脅。為保證存儲在云端的數(shù)據(jù)不被非法利用，就需要有先進的網(wǎng)絡技術和相關法律法規(guī)的約束。

（三）云技術存儲檔案，技術標準問題。云技術標準問題，一直以來都是信息化領域難解決的問題。近來，隨著檔案信息化的不斷發(fā)展和應用，人們越來越意識到信息化建設技術標準制定的重要性。同時，云計算企業(yè)也開始關注技術標準問題，并提出相關管理策略。因此，企業(yè)和用戶都要遵從國家制定的法律法規(guī)，保證數(shù)據(jù)和人員的可控制性，為檔案云技術的安全運用保駕護航。

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