淺議社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作

文/青島市城陽(yáng)區(qū)人社局 王翠玉

淺議社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作

文/青島市城陽(yáng)區(qū)人社局 王翠玉

建立健全社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，無(wú)論對(duì)國(guó)家還是對(duì)承辦社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，以及對(duì)維護(hù)參保對(duì)象的合法權(quán)益，都是長(zhǎng)期積累的豐富財(cái)富。基于此，現(xiàn)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的問(wèn)題進(jìn)行了探討。

社會(huì)保險(xiǎn)；檔案管理；工作

所謂社會(huì)保險(xiǎn)檔案，就是從事社會(huì)保險(xiǎn)工作的職能部門(mén)在開(kāi)展社會(huì)保險(xiǎn)工作的實(shí)踐活動(dòng)中，直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史紀(jì)錄。社會(huì)檔案的建立無(wú)疑有助于社會(huì)保險(xiǎn)工作及時(shí)有效地開(kāi)展，使社會(huì)保險(xiǎn)工作的實(shí)踐活動(dòng)有據(jù)可考。

一、社會(huì)保險(xiǎn)工作建檔現(xiàn)狀

隨著保險(xiǎn)種類(lèi)不斷轉(zhuǎn)變和參保人數(shù)的不斷增多，多年的保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案資料管理工作量也日漸增大，由最初的幾萬(wàn)人到現(xiàn)在的幾十萬(wàn)人。社保業(yè)務(wù)檔案管理作為社保經(jīng)辦管理工作之一，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)部門(mén)要定期做好對(duì)參保人員的檔案資料進(jìn)行歸納、總結(jié)、分類(lèi)、歸檔、裝訂、保管、利用、移交以及摧毀等等一系列工作。它既是增強(qiáng)社保經(jīng)辦過(guò)程中質(zhì)量與科學(xué)管理社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的必要手段，至此一個(gè)以養(yǎng)老保險(xiǎn)和醫(yī)療保險(xiǎn)工作為主的社保工作體系逐步建立、完善起來(lái)。

二、現(xiàn)階段社會(huì)保險(xiǎn)檔案的特點(diǎn)

從形成的范圍看，社會(huì)保險(xiǎn)檔案涉及面廣，產(chǎn)生和保存由各自的承辦部門(mén)負(fù)責(zé)；從動(dòng)態(tài)角度看，社會(huì)保險(xiǎn)檔案中有相當(dāng)內(nèi)容信息是不斷變化的，應(yīng)實(shí)行一定程序的動(dòng)態(tài)管理；從現(xiàn)有載體看，社會(huì)保險(xiǎn)檔案基本以紙制材料和電子系統(tǒng)為主；從管理角度看，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理還處于分散、無(wú)序的狀態(tài)，有待加強(qiáng)規(guī)范管理；從利用角度看，社會(huì)保險(xiǎn)檔案無(wú)論是宏觀(guān)方面的材料還是微觀(guān)方面的材料，一直處于利用的高峰期。由于社會(huì)保險(xiǎn)初期的建檔工作不夠理想，其信息共享機(jī)制與系統(tǒng)也尚未健全與開(kāi)通，因而給利用工作造成一定的困難。

三、加強(qiáng)社會(huì)保障檔案的規(guī)范化管理

一是必須用科學(xué)發(fā)展指導(dǎo)檔案工作，按照建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)的要求做好新時(shí)期的社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作。目前，傳統(tǒng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代對(duì)檔案信息的需求，信息網(wǎng)絡(luò)化要求檔案工作盡快實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。電子文件歸檔與電子檔案管理等日益走上檔案的前臺(tái)，因此，必須尋求與其他信息及其他傳媒的溝通和連結(jié)。學(xué)會(huì)利用科學(xué)技術(shù)、科學(xué)方法和高科技手段發(fā)展自己，使科學(xué)技術(shù)真正成為促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作快速發(fā)展的動(dòng)力。二是有為才能有位。必須明白，作為和地位是辯證的關(guān)系，有作為才會(huì)有地位，社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的成效只有通過(guò)檔案工作人員的辛勤努力，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平才能得到體現(xiàn)，面對(duì)挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存，與希望同在的形勢(shì)，練好內(nèi)功，強(qiáng)化自身的同時(shí)，以令人稱(chēng)羨的作為，贏得社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作在社會(huì)應(yīng)有的地位。

社會(huì)保障體系的建設(shè)與完善離不開(kāi)社會(huì)保險(xiǎn)檔案，當(dāng)前應(yīng)關(guān)注以下幾個(gè)方面的工作：首先要會(huì)同社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的主管部門(mén)，盡快研究制訂有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)章，明確社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的原則。管理體制、機(jī)構(gòu)人員、職責(zé)任務(wù)等項(xiàng)內(nèi)容，同時(shí)確定社會(huì)保險(xiǎn)文件材料利用、移交等項(xiàng)具體事宜，以便在建檔管理時(shí)有所遵循。其次要加強(qiáng)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)建檔工作的宣傳，營(yíng)造良好的建檔輿論氛圍。再次要提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作人員的素質(zhì)，組織從事社會(huì)保險(xiǎn)工作專(zhuān)、兼職檔案人員參加培訓(xùn)，培訓(xùn)學(xué)習(xí)應(yīng)該以“三個(gè)代表”思想為指導(dǎo)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)檔案法規(guī)知識(shí)以及相關(guān)的政策法規(guī)按檔案業(yè)務(wù)知識(shí)技能，使其以較高的素質(zhì)，適應(yīng)不斷發(fā)展的社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作需要。最后要配合上級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)部門(mén)，加快建立覆蓋全國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)和步伐，同時(shí)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息網(wǎng)的建設(shè)與管理應(yīng)全國(guó)統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)籌安排并全力做到軟件統(tǒng)一，硬件設(shè)備配置要求統(tǒng)一，網(wǎng)絡(luò)之間接口標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，數(shù)據(jù)傳遞方式統(tǒng)一，以避免重復(fù)工作。

作為一名檔案工作者，必須加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，深刻領(lǐng)會(huì)黨在新時(shí)期的歷史任務(wù)和奮斗目標(biāo)，實(shí)行兩個(gè)轉(zhuǎn)變；即由被動(dòng)應(yīng)付向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，由自我封閉向?qū)ν忾_(kāi)放（保密案卷除外）轉(zhuǎn)變，加大開(kāi)發(fā)檔案的力度，搞好規(guī)章制度建設(shè)和思想作風(fēng)建設(shè)，在工作中，既要發(fā)揚(yáng)埋頭苦干、任勞任怨的“老黃牛精神”，又要發(fā)揮開(kāi)拓創(chuàng)新、靈活主動(dòng)的精神，為社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理作出貢獻(xiàn)。

四、加快信息傳遞，挖掘資源潛力

開(kāi)展檔案信息服務(wù)，就是以最大限度地滿(mǎn)足利用者的需要為目的，以最大程度地開(kāi)發(fā)檔案信息所蘊(yùn)藏的潛能為宗旨，不斷開(kāi)拓新的服務(wù)領(lǐng)域和方式，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地提供檔案信息。為加強(qiáng)傳遞檔案信息，必須建立科學(xué)的檔案信息系統(tǒng)，確立有效的，科學(xué)的輸出途徑，采取多種多樣的服務(wù)形式，使檔案信息充分發(fā)揮指導(dǎo)和促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用，創(chuàng)造更高的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，更好地為企業(yè)服務(wù)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理只有從適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的角度出發(fā)，轉(zhuǎn)變思想觀(guān)念，深化內(nèi)部改革發(fā)展，堅(jiān)持自身發(fā)展的特色，增強(qiáng)服務(wù)功能，實(shí)事求是，與時(shí)俱進(jìn)，才能在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中得到更好的發(fā)展。