數(shù)字化時代的紙質氣象檔案管理

文/大連市氣象信息中心 蔡冬梅 程航 王錫軍

數(shù)字化時代的紙質氣象檔案管理

文/大連市氣象信息中心 蔡冬梅 程航 王錫軍

在數(shù)字化技術快速發(fā)展的大環(huán)境下，電子檔案的出現(xiàn)使得人們對紙質檔案的管理產生了誤區(qū)。紙質氣象記錄檔案作為數(shù)字化檔案唯一的憑證，具有查考作用，也是寶貴的歷史產物，而且隨著時間推移而將日益彌足珍貴。紙質檔案的管理和電子檔案一樣需要重視，且需要雙套保存。

數(shù)字化；紙質檔案；電子檔案；檔案管理

隨著數(shù)字化技術的快速發(fā)展，氣象記錄的電子檔案成為當前存檔的主流形式，原來的傳統(tǒng)紙質檔案也陸續(xù)轉化為電子檔案，氣象檔案管理理念也發(fā)生了變化。在數(shù)字化技術快速發(fā)展的大環(huán)境下，紙質檔案的管理已是當前迫切需要解決的問題。筆者以大連氣象局檔案管理的現(xiàn)狀為例，探討紙質檔案管理的正確途徑。

一、檔案管理的歷史和現(xiàn)狀

大連市氣象局檔案館是以氣象科技檔案為館藏主體的專業(yè)檔案館，于1992年6月26日成立，2002年12月晉升為國家二級檔案館，氣象記錄檔案保管體制“四改二”的實現(xiàn)為現(xiàn)代化的氣象記錄管理、數(shù)據(jù)共享創(chuàng)造了極大便利。從2002年開始氣象記錄逐漸由人工觀測轉向自動觀測，紙質的科技檔案也逐步轉向電子檔案。

隨著歷史地面、高空氣象資料數(shù)字化工作全面開展和氣象業(yè)務轉化為電子文件的采集歸檔，電子檔案的數(shù)量快速增長，從而引發(fā)對紙質氣象記錄檔案管理逐漸放松忽視的現(xiàn)象。兩種檔案的管理有輕重之分，認為既然已經都轉為數(shù)字化檔案了，那么傳統(tǒng)紙質檔案就不重要了，管理好壞都無所謂。有人甚至覺得，數(shù)字化環(huán)境下，紙質檔案是多余的了，把精力都投放到電子檔案上，缺乏對紙質檔案重要性的認識和管理。

二、重視紙質檔案的管理是對歷史檔案價值的尊重

（一）歷史資料數(shù)字化只是保護檔案的重要措施之一。氣象檔案是在氣象科學技術領域活動中形成的以氣象信息記錄為主體的專業(yè)檔案，大連氣象檔案館所收集的檔案主要是建國以后的氣象觀測記錄檔案。新中國成立后，大連地區(qū)逐步建立了地面氣象觀測站網，所形成的記錄檔案齊全、完整，已成為國家科技檔案的重要組成部分。

大連最早的紙質氣象記錄檔案是解放前偽滿時期的觀測記錄，早在1904年9月7日，日本因日俄戰(zhàn)爭需要即在大連設立臨時觀測所，后改稱為測候所，但由于幾經變化，這一部分檔案現(xiàn)僅存部分《滿州氣象累年報告》了，雖不齊全，但是保存完好，對于了解過去的天氣氣候狀況，是很寶貴的資料。解放后，對這一部分資料進行了整編（1905-1940），其觀測項目包括氣壓、氣溫、濕度、云量、風速等。1940年后，由于歷史原因，資料缺失。新中國成立后，大連站觀測記錄從1951年開始，以后各縣站也陸續(xù)開展了地面氣象業(yè)務，一直延續(xù)至今。

氣象觀測記錄檔案是我館收集存儲最齊全、系統(tǒng)、數(shù)量最多的一類檔案。氣象記錄檔案主要包括地面、高空、太陽輻射、農業(yè)氣象，酸雨等探測資料形成的觀測記錄簿、自記紙、記錄曲線、手工或微機編制輸出的記錄報表，雷達回波圖、衛(wèi)星云圖、地面和高空手繪天氣圖、歷史天氣圖、臺風年簽、寒潮年簽、各種氣候圖及各種氣象資料統(tǒng)計整編資料等。這些檔案是氣象事業(yè)發(fā)展軌跡的重要來源，是氣象事業(yè)不可少的歷史記憶，是社會科學技術的重要參考憑證。但是早期的紙質檔案壽命是有限的，隨著時間的增長，紙張逐漸出現(xiàn)變黃發(fā)脆、字跡變色褪色、膠片霉爛等等現(xiàn)象。目前，我們館藏的紙質歷史氣象資料大部分已信息化處理，主要是通過計算機錄入和圖像掃描方式對紙質檔案進行備份保護，從而提高了資料利用率、加大共享性，而非單純的替代。

紙質和數(shù)字化資料是兩種不同形式的資料，具有不同的價值和意義，需有不同管理措施，絕不能認為數(shù)字化后的紙質檔案就無保存必要了，或者紙質檔案管理不需重視了。

（二）紙質檔案是電子檔案唯一的憑證，需要雙套保存。電子檔案的信息是可分離的載體，使得其在存儲過程中易發(fā)生意外錯誤，即受病毒攻擊、甚至因人為修改、刪除、剪貼，而存在變動的風險。再者，電子檔案信息還有依賴計算機軟硬件的特性，計算機技術的迅速發(fā)展，軟、硬件快速的升級換代都對其后續(xù)使用構成影響。后人對前人留下的電子檔案如何使用存在無法確定的因素，也是其最大的后顧之憂。另外，由于電子介質獨有的物理特性使他的保管使用壽命尚存在缺陷，不利作為檔案信息永久保存的介質。總之，電子檔案的安全性較低，所以現(xiàn)行檔案保管體制明確要求實行紙質檔案與電子檔案共同保存。兩種載體的檔案相互依存、互補才能保證安全。在今后的檔案管理中要消除不正確的觀念，不能忽視紙質檔案的重要性，已經數(shù)字化的紙質檔案不但要繼續(xù)保管，而且要保管好。再者，紙質氣象記錄檔案是在每日定時氣象觀測中直接生成的原始記錄，能真實客觀地反映當時的天氣情況，具有歷史見證的憑證依據(jù)。原始資料在數(shù)字化過程中，由于疏忽大意或誤操作等各種原因，會造成數(shù)字化產品錯漏之處，這些錯漏之處在長期的產品利用過程中被逐步發(fā)現(xiàn)，需要更正，而更正的依據(jù)就是曾經被數(shù)字化了的紙質檔案。如果紙質檔案被損毀或丟失，那么被發(fā)現(xiàn)的疑誤記錄就無法找到正確的依據(jù)，那么這些疑誤記錄將會成為永遠無法弄清楚的懸案。

紙質氣象記錄檔案是唯一具有查考作用的憑證，具有寶貴的歷史價值，而且其價值隨著時間推移而更加珍貴。例如：遼寧省局2012年在做1981—2010年30年整編資料時發(fā)現(xiàn)大連地區(qū)普蘭店站、瓦房店站某歷史年月日照時數(shù)統(tǒng)計值有誤，大連市局某歷史年月降水量統(tǒng)計值有誤、都影響到年統(tǒng)計值，通過對紙質歷史資料的查詢核實，對錯誤記錄進行了糾正。因此大量檔案需要長期保存，還有部分檔案需要永久保存。這些檔案具有很重要的業(yè)務、科研和史料價值。隨著氣象業(yè)務“數(shù)字化”的不斷推進，未來移交進檔案館的紙質檔案將會越來越少，紙質檔案具有稀有性，這種情況使紙質歷史資料的價值日益凸顯出來，這些檔案憑證需要雙套保存。

三、完備紙質氣象記錄檔案的管理措施

2001年4月，中國氣象局下發(fā)《關于加強氣象記錄檔案管理工作的通知》(中氣預發(fā)〔2001〕6號)文件指出：由于氣象記錄檔案保管業(yè)務體制調整為國家、省(含單列市局)兩級。大連市氣象記錄檔案保管業(yè)務體制調整后，氣象檔案管理的基礎設施條件得到很大改善，按檔案庫房要求配備檔案密集架、防磁柜、除濕機、吸塵機、臭氧消毒儀等設備。建立了檔案目錄管理系統(tǒng)，實現(xiàn)快速、準確地查找檔案的存放位置、種類、數(shù)量，統(tǒng)計出館藏檔案的內容，實現(xiàn)了檔案的現(xiàn)代化管理。雖然已進入數(shù)字化時代，紙質檔案利用率不再像以前那樣高，但在管理工作和安全防護措施上仍要一如既往。嚴格遵守氣象科技檔案管理制度和檔案庫房管理制度。

（一）建立銷毀鑒定機制，降低管理成本。隨著紙質檔案數(shù)字化業(yè)務的發(fā)展變化，一些檔案的使用價值發(fā)生了改變，保管期限由長期調整為短期。所以要注意階段性清查庫存的短期檔案期限，對于已到保管期限失去保存價值的檔案，要嚴格執(zhí)行氣象科技檔案鑒定銷毀制度；將沒有保存價值的檔案做好清除或處理工作，降低管理成本，提高工作效率。

（二）做好紙質檔案的安全防護措施。一要防盜。庫房安裝防盜門窗、監(jiān)控器。二要防火。建立嚴格的防火制度，配有滅火設備。三要防蟲蛀霉變。蟲害、老鼠、霉變等對檔案的破壞極大，控制好庫房的溫濕度以限制微生物的繁殖，重視檔案有害微生物的預防及殺滅措施，定期對庫房進行密封殺蟲消毒。定期進行館藏檔案巡視檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患，最大限度地延長檔案的壽命，這是檔案保護工作的一項重要任務。

四、 結語

數(shù)字化環(huán)境下，紙質氣象記錄檔案與電子檔案在當前和今后相當長的一個時期將長期并存且互為補充、取長補短，各自發(fā)揮優(yōu)勢。紙質氣象記錄檔案是氣象業(yè)務真實面貌的真跡；電子檔案可以充分發(fā)揮檢索、利用、存貯和傳輸方面的優(yōu)勢。數(shù)字化大環(huán)境下，我們的工作重心需要發(fā)生轉移，但千萬不可忽視對紙質氣象記錄檔案的安全保管工作。

[1]王英瑋．專門檔案管理[M]．(第2版)．北京：中國人民大學出版社，2010．

[2]氣象檔案管理技術手冊 [M] . 中國氣象局.