淺談企業文秘工作與檔案管理工作的有機結合

文/海南熱帶海洋學院 陳南青

淺談企業文秘工作與檔案管理工作的有機結合

文/海南熱帶海洋學院 陳南青

本文對企業文秘工作與檔案管理工作結合的意義以及結合的有效對策進行了深入分析和探討，以期促進文秘工作與檔案管理工作的充分結合。

文秘工作；檔案管理；意義；有機結合

現代企業文秘工作涉及內容廣泛，除了包括日常的文件整理之外，還包括企業內外部通信、項目管理、計算機應用等等。公文、文書作為文秘工作的成果，是檔案管理的對象，這表明公文文書是文秘工作與檔案管理工作實現有機結合的關鍵，要保證公文格式與文書歸檔的規范性，提高文檔的一體化運作，這樣才能為企業文秘工作與檔案管理工作的有機結合創造良好條件。

一、文秘工作與檔案管理工作結合的意義

（一）提高文秘辦公效率與辦公人員素質。文書檔案管理工作不僅僅是對文書檔案的管理，對各種門類資料的整理與歸檔，還包括快速準確地提供資料、提供信息查詢服務，這就對文秘人員辦公效率與職業素質提出了較高的要求。文秘工作是對資料的整理與立案歸檔，而檔案管理工作是對文秘工作成果的一個管理和應用，將兩者有機結合起來，可以激勵文秘工作者努力提高自身綜合素養，提高收發文件、編制文件、管理文件、存檔等一系列工作的連貫性和整體工作效率。事實上，現代企業文秘職員兼做文書檔案管理工作，包括文書檔案的收集整理、鑒定核查、檢索、利用分析等，文秘工作與文書檔案管理工作各環節相互關聯、相互銜接，兩者的有效結合可以提高各環節工作銜接的有效性、及時性，提高文秘辦公效率，為檔案管理奠定良好基礎。

（二）提高公文質量與檔案管理質量。現代企業文秘工作與檔案管理工作以電子化、機械化、自動化為主，以人工為輔，使用計算機、打印機、多媒體等先進電子設備實現了辦公自動化，節省了大量勞動力。自動化的文秘辦公與數字化、信息化的檔案管理，以及文秘工作與檔案管理工作的結合，可以有效減少人為失誤情況發生，提高數字計算的準確率，提高公文質量與檔案管理質量。

二、企業文秘工作與檔案管理工作有機結合的對策

（一）規范公文格式與文書歸檔。公文格式規范與否，文書歸檔規范與否直接影響著文秘工作與檔案管理工作的結合程度。文秘工作者在編寫文件文檔、公文時，應嚴格按照國家有關行政機關公文格式規定對公文格式進行調整，以保證公文格式的規范性。同時，對于普通文件的編制也應嚴格按照公司規定的格式進行，包括紙張大小、表格形式、字體、裝訂格式、排版等。版記是文秘工作與檔案管理工作相銜接的重要標志，在發展文檔一體化中起著重要作用，文秘工作者應對版記引起足夠的重視，編制時在正確位置處清晰地標注出文件的印發部門與打印時間，抄送單位與題詞要做好詳細準確的記錄，流轉結束后立卷歸檔。文書格式規范化的實現有助于文書歸檔管理規范化程度的提高。

（二）構建網絡化文秘辦公與檔案管理。網絡技術在企業文秘工作與檔案管理工作中的應用，實現了企業辦公與管理的網絡化，但很多企業當前文秘工作與檔案管理工作的網絡化程度還較低，還需要繼續不斷地提升。為了加快文秘工作與檔案管理工作的有效融合，企業應加大對網絡化文秘工作與檔案管理工作的建設力度，構建內部局域網絡，將與文秘工作和檔案管理工作相關的內容全部連接到網絡之中，基于網絡環境下，運用互聯網技術、計算機技術、信息技術開展文秘工作與檔案管理工作。值得注意的是，文書檔案是企業擁有的重要資料，包含了企業各個方面的信息，保護這些信息安全可靠存儲至關重要，尤其是重要信息。因而構建網絡化的文秘工作與檔案管理工作，必須要充分意識到網絡安全可靠的重要性，提高對網絡安全建設的重視度，積極引入各種網絡安全技術，如加密技術、數據備份與恢復、人工神經網絡、驗證技術等，從而為文秘工作與檔案管理工作及兩者的有效結合提供安全的網絡環境。

（三）加強文檔一體化建設。伴隨信息化建設進程的持續推進，文檔一體化建設工作逐漸被提上工作日程，越來越多的企業開始加大文檔一體化建設力度，積極引入各種自動化、電子化辦公工具。文檔一體化的建設能夠為企業文秘工作與檔案管理工作的快速有效融合提供便利條件，營造良好環境。企業應加強對計算機的應用，建立檔案信息管理系統，開發客戶端平臺，將文秘工作所編制的各類公文文件立卷歸檔然后分門別類存儲到檔案管理系統后臺數據庫中，使企業內部人員和社會公眾通過該平臺即可便捷高效地檢索與查詢所需檔案信息，實現文檔的一體化運作。

三、結語

文秘工作和檔案管理工作與企業經營發展存在緊密相關性，而歸檔是文秘工作中的重要環節之一，它既是對文秘工作的一個總結歸納，也是檔案管理工作的基礎。總之，企業要重視起文秘工作與檔案管理工作，重視文秘工作與檔案管理工作的有機結合，找到兩者之間的關鍵連接點，不斷采取各種有效措施，提升文秘工作與檔案管理工作的融合發展。

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