信息化背景下人事檔案管理的新思路研究

文/明溪縣公務員局 李蘋

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信息化背景下人事檔案管理的新思路研究

文/明溪縣公務員局 李蘋

【摘要】人事檔案作為人才開發的重要依據，在社會中的價值日益被重視，其管理效果影響著人事檔案管理工作。信息技術要跟上社會發展的步伐，人事檔案管理更需要同步推進，必須采用高效的管理方法。本文從信息時代的具體要求出發，詳細分析和研究了檔案管理的趨勢，結合研究成果，建議應該不斷建立健全人事檔案信息管理的策略。

【關鍵詞】信息化；人事檔案；新思路

一、信息時代背景下人事檔案管理的要求

（一）檔案信息數字化。信息時代的特征之一就是不斷蓬勃發展的計算機技術，同時該技術已經在多個領域內運用。新的檔案管理模式成為時代發展的必然，將科學有效地完備傳統的人事檔案。人事檔案管理也將遇到新的挑戰，第一要做的就是將傳統的檔案資料變成數字化檔案，也就是說把以往的紙質人事檔案錄入、存儲到計算機中，以數據庫的方式來管理。

（二）檔案信息傳輸網絡化。因為人事檔案包括多種多樣的私人資料，因此管理檔案的前提就是要保守機密，保密制度也被看成檔案管理制度中的基礎。由于在傳統的人事檔案中，多數采用的是紙質方式。當檔案移交的時候，由于很多人會接觸到檔案，所以安全性就會讓人產生懷疑，一旦出現泄密情況，追究責任人將花費大量的人力物力。人事檔案實現信息化過后，通過加密就可以較好地完成移交，有效確保了檔案的安全性。

（三）檔案制訂標準化。信息時代要求資源能夠實現共享，而達到這個過程要求實現信息的標準化。簡單來講，就是讓信息資源的記載、傳輸都滿足要求的規范。在傳統管理過程中，人事檔案工作并不規范，人才信息整合遭遇很多困境。信息時代下需要不斷地整合信息，具體方法就是建立規范的標準，在人事檔案管理系統軟件的幫助下實現標準化，達到共同擁有信息的目標。

二、信息化背景下人事檔案信息管理的現狀

（一）缺乏強有力的監督。部分企業沒有投入過多的人力來監督檔案管理，造成工作效率不高，信息技術的有效性得不到充分的施展。檔案擁有者、管理者之間比較混亂，權限不清不楚，導致后續工作出現很多矛盾和沖突。部分企業在管理的過程中，只是讓行政管理來行使監督權，法律監督成為一紙空文，導致政府的監督工作出現很多問題。

（二） 工作人員專業素質薄弱。對于管理檔案來講，必須得到專業監管人員的管控，由于多數管理者缺乏相應的證書，部分人員知識臨時借用，管理人員的素質千差萬別，他們并不十分開心地展開工作，導致工作積極性不高，人員熱情不夠，工作效率持續降低。

（三）領導對檔案管理重視不足。自身機制還存在一定的缺陷，由于領導的關注程度不高，導致檔案信息化管理舉步維艱。因為重視程度不足，相應專業人士自然不能及時到崗，制度無法順利地執行下去，部門人員之間存在相互扯皮現象，往往只是推卸責任，并不主動承擔責任，無法實現良好的交流。所以說，大家并沒有十分看重檔案管理，在處置檔案的過程中只是隨時讓部分人員跟進，導致信息管理不能實現可持續發展。

（四）只重視使用，不重視管理。部分管理部門僅僅關心檔案的查找特征，并不重視管理方面的問題。甚至一些管理部門還繼續采用傳統的檔案管理方法，浪費了時間和精力。由于管理工作缺乏一定嚴密性，致使效率并不高。雖然說一些先進設備已經在使用當中，例如打印機、掃描儀、電腦等，由于在進行檔案管理過程中，往往只是采用的打印、輸入等動作，沒有較好地實現分類、管理、匯總等工作，導致檔案管理工作的水平較低。

（五）信息化管理水平不高。因為人事檔案管理需要嚴密的規定，且中間將會有過多的手工勞動參與進來，所以信息化管理還存在懈怠現象。人事檔案要求必須不能泄密，所以說對于管理信息系統來講，必須確保實現安全最大化，滿足保密要求。在數字化、信息化技術發展的過程中，檔案信息系統也將面臨新的規定，系統升級也將成為必然的選擇。

三、信息化背景下人事檔案管理的新思路

（一）人事檔案管理的信息數字化。在計算機技術不斷蓬勃發展的前提下，人事檔案管理也將逐漸轉變為數字型檔案。信息數字化將成為未來的發展趨勢，這都必須依靠不斷完善的數字化信息系統，一是在預先進行的數字化信息系統的基礎上，選擇相應的人事檔案相關軟件，從而建立檔案數據進行正確錄入。二是務必要實現數字檔案、紙質檔案協調統一，一定要還原最真實的數據資料，不能出現相悖的情形。三是要確保后期制作的最佳質量，達到軟件升級的要求。

（二）人事檔案管理的信息網絡化。通信技術已經踏上了網絡化發展的道路，人事檔案管理也將滿足信息化的要求。要實現信息化的發展，首先務必確保檔案不被外泄，對于審閱權來講，只有那些保管檔案的部門可以擁有這個權利。即使在互聯網狀態下，也能夠實現最大的安全性。其次，信息網絡化也需要現代化方法來管控，所以說，管理者的個人素質也至關重要，那些精通自身工作呈現，并具有很強的軟件操作水平的管理者才能勝任此項工作。

（三）人事檔案管理的信息標準化。在當今的信息時代，根據人才信息整合的相關特征，人事檔案管理最終必須走標準化道路。在標準化發展的過程中，一是務必要保持信息的嚴謹性和準確性，確保審核到位，實現規范化的運作。二是需要完善的網絡來支持，相應的軟硬件設備要配備齊全。三是檔案信息要增加服務力度，實現標準化的信息，例如檢索功能，不僅僅要實現標準化，確保準確率，另外還必須滿足相應法律、法規的要求。

伴隨著信息技術的推廣，人事檔案管理也開辟了新思路，也將面臨前所未有的新局面。人事檔案信息化應該借鑒另外檔案信息化的方法，努力創新，利用科學技術開拓網絡化、數字化的進程。

【參考文獻】

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