市政工程檔案采集與管理中存在的問題

文/四平市市政設施維護管理中心 王微

市政工程檔案采集與管理中存在的問題

文/四平市市政設施維護管理中心 王微

本文論述了采集和管理市政檔案過程中的問題，結合工作實際探求了市政檔案管理完善思路。

市政工程檔案；采集；管理；問題；對策

近些年來，現代化建設正在迅速擴展。面對新的形勢，市政工程也擴大了整體規模。對于市政工程而言，采集和管理市政檔案的相關工作應當占有很重要的位置。這是因為，市政檔案的合理保存和運用直接關系到市政工程決策的精確性，同時也關系著市政項目的建設、運行和管理等。針對市政工程而言，有必要探析采集檔案信息和管理市政檔案過程中的現存問題；結合市政工程檔案管理的真實狀況，探求完善檔案采集以及檔案管理的具體對策。

一、采集和管理市政檔案過程中的問題

（一）采集市政檔案的問題。從現狀來看，市政工程有關的檔案信息在具體采集的過程中并沒有達到高效性的信息采集標準，仍存在較多問題。市政項目在具體竣工之前，城建檔案館先要借助驗收的方式來查看檔案。經過預先的驗收，建設單位就可以吸取城建部門給出的檔案修正建議，從而完善現有的市政檔案。然而在現實中，竣工階段時很多市政工程仍缺乏完整的市政檔案，與之相應的檔案管理及備案制度也很難達到健全標準。在這種狀況下，城建部門就無法保障預驗收的質量，以至于拖延了采集檔案信息的時間。

市政項目中的多數工程都屬于政府主導，某些項目實際上并不具備健全的手續，通常是直接開工然后再去補齊相應的手續。在這種狀況下，市政檔案就很難保留完整的項目信息。在采集市政檔案的環節中，相關法規仍缺乏體系性，導致某些項目欠缺指導性的文件，采集得到的市政檔案信息缺乏必備的參照價值。在檔案采集時，相關人員通常會消耗較多精力用來整理信息，篩選有價值的檔案信息然后用于存儲。然而，采集市政檔案的某些工作人員并沒有擁有優良的素質，導致檔案采集缺乏精確性。

（二）檔案管理現存的問題。從市政工程的現狀來看，市政工程中的市政檔案管理并沒有符合高水準的管理需求。在新的時期內，市政工程也需要相應提高整體的施工水準。然而與此同時市政檔案卻受到了弱化，某些人員甚至忽視了檔案管理。在管理檔案的過程中，管理人員仍傾向于選擇傳統的模式用于管理檔案；即便察覺到市政檔案已經破損或者殘缺，也并沒有及時予以修補。在信息化形勢下，檔案館有必要更新現存的設備，然而針對檔案管理配套設備的更新通常需要耗費較多資金。受到財力的限制，檔案管理的相關部門通常排斥新時期的檔案管理手段和技術。

二、探求完善思路

市政工程本身包括了繁雜的信息，這些信息反映了市政工程在各個階段的建設狀況。由此可見，市政工程保留下來的檔案信息都應當構成珍貴的參考資料。有序管理市政檔案，這樣做有利于后期調閱檔案信息的方便性，在此基礎上服務于市政檔案的有序利用。從現狀來看，市政工程檔案仍有待完善相應的檔案管理和檔案采集措施，具體而言包含了如下的完善思路：

（一）引入信息化的新思路。在信息化的新時代，采集信息檔案如果能夠借助信息化的措施和手段，那么有利于從根源上改進檔案采集的實效性，完善市政檔案的日常管理。由此可見，市政檔案的相關管理部門就有必要逐步更新現有的管理手段，引入新時期的信息化方式。在檔案采集中，相關人員可以借助信息化手段來獲取市政檔案中有價值的檔案信息；在設置檔案目錄時，同樣可以運用信息化的途徑。在條件允許時，檔案部門還可以構建局域網，以此來推廣信息化。

（二）健全檔案管理和采集的機制。完善市政檔案的集中管理和信息采集，這個過程不能缺乏相關機制。對于檔案部門，需要從根本上完善現存的檔案管理機制，通過完善機制的方式來構建統一的市政檔案采集標準。針對檔案采集的各個流程都需要加以約束和規范，確保檔案管理效能的提升。在具體執行時，檔案管理人員也有必要認真遵照流程來管理檔案，確保市政檔案具有完整性。

（三）提升人員的綜合素質。檔案管理的關鍵點在于人員素質，如果市政檔案的管理人員和采集人員忽視了自身水準的提高，那么將會阻礙市政檔案綜合質量的提升。在自動化的新時期，市政檔案相關的管理機構就需要因地制宜，給予檔案管理人員必要的日常培訓。通過完善培訓，有助于提升檔案管理日常工作的整體質量，同時也確保市政檔案管理人員具備全新的認識。

三、總結

在市政工程中，檔案管理應當構成其中的基礎環節。這是由于市政檔案記載了市政工程的完整信息，因此應當視其為市政管理中的關鍵點。通過查閱市政檔案，相關人員就可以明確市政建設的全過程。同時，通過查閱現有的市政建設檔案，也能夠為后期的市政建設提供合理的決策。然而截至目前，市政工程相關的檔案信息采集以及市政檔案管理并沒有達到完善，有待長期的提高和改進。未來的實踐中，檔案管理的相關人員還需要不斷摸索經驗，從而服務于市政檔案管理的整體質量提高。

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