淺析提高高校檔案過程管理質量的思考

文/寧夏大學民族預科教育學院 陳莉萍

淺析提高高校檔案過程管理質量的思考

文/寧夏大學民族預科教育學院 陳莉萍

對高校發(fā)展中的各項事業(yè)而言，高校檔案管理的質量具有非常重要的影響，在高校綜合管理中占據(jù)著十分重要的地位，研究探討提高高校檔案過程管理的質量十分必要。本文簡單介紹了高校檔案管理質量的價值，并提出了幾點提高高校檔案過程管理質量的措施，僅供參考。

高校檔案；管理質量；策略

高校檔案管理工作的質量直接關系著高校的運轉情況。隨著信息技術的快速發(fā)展，為了適應人力資源全球化的需要，高校檔案管理工作應當制定相應的措施，提高檔案管理人員的素質、實現(xiàn)檔案管理的信息化等等，來提高高校檔案管理質量，促進高校的正常運轉。

一、高校檔案管理質量的價值

高校檔案的質量與檔案價值的實現(xiàn)密切相關。隨著檔案質量的提高，檔案的開發(fā)價值也會隨之增加。所以，高校檔案管理者應當加強檔案質量的管理，為高校的基建服務、黨政管理、科研以及教育教學提供更好的服務，實現(xiàn)檔案的真正價值。

但是，我國當前的高校檔案管理工作中存在著很多的問題，嚴重影響了檔案的質量，主要體現(xiàn)在：檔案工作人員缺乏必要的檔案意識，業(yè)務水平也普遍偏低；高校檔案管理工作不夠規(guī)范，包括檔案保存不夠規(guī)范、檔案整理不夠規(guī)范、檔案收集不夠規(guī)范等等；高校檔案管理工作規(guī)劃不足。這些錯誤的理念、技術手段的落后都會對高校檔案管理工作帶來一定的阻礙性影響。

二、提高高校檔案過程管理質量的措施

（一）培養(yǎng)高素質的檔案專業(yè)人才，加強檔案管理團隊的建設。 隨著新時期背景下檔案事業(yè)的發(fā)展，對檔案工作人員提出了更高的要求，他們應當具備：1.較強的現(xiàn)代意識，以便通過現(xiàn)代的科技手段提供高質量的檔案服務。2.較高的業(yè)務素質，這對檔案管理工作的質量起著非常關鍵的作用。3.培養(yǎng)高校檔案工作者“愛崗敬業(yè)、誠實守道、服務群眾、奉獻社會”的職業(yè)道德素質。4.由于檔案工作屬于一項政治性工作，所以檔案工作者應當具有良好的思想政治素質。

要想將學校的學生檔案管理工作搞好，建立一支強大的檔案管理團隊勢在必行。檔案管理工作人員需要有過硬的專業(yè)知識、信息化技能以及強大的責任心和耐心。隨著高職教育形式的迅猛發(fā)展，學生檔案管理工作也隨之發(fā)生變化，這就需要學校對檔案管理工作人員定期進行培訓，使他們盡快掌握最新的現(xiàn)代化管理技術，用于學生檔案管理中。

（二）促進檔案管理工作的信息化發(fā)展。隨著網絡技術的快速發(fā)展，檔案管理的信息化程度也越來越大，這就對管理技術與管理設備等提出了新的要求。所以，應當將現(xiàn)代化的設備、技術等應用于高校檔案管理工作中。利用計算機、網絡查詢相應的信息資料，建立相應的檔案信息數(shù)據(jù)庫、用戶登錄查詢平臺，讓用戶快速檢索到自己需要的信息。信息化、現(xiàn)代化的管理技術與設備設備能夠加快檔案信息的檢索、處理、保存等操作，同時還能提高檔案儲存的時間、安全性，并大大降低了工作量，節(jié)省了大量的時間。

（三）強化檔案管理意識。大力宣傳學生檔案的重要性，提高檔案管理工作者的意識，讓他們認識到各種歸檔文件資料、歸檔材料的重要性，進而調動學校領導和學生積極配和，形成高職院校檔案管理工作的良好局面。高校領導應該將檔案管理工作納入學校的整體發(fā)展規(guī)劃中，使廣大教職工了解檔案相關知識以及重要價值，調動他們的積極性，使更多的教職工人員自愿參與檔案的收集、整理和保管等相關工作中。高校應當樹立“檔案是鐵證”的理念，讓學校的每一個員工都認識到檔案的管理關系到每一個畢業(yè)生的就業(yè)、工作等重要事宜，也對學校的名譽有很大影響。

（四）完善高校檔案管理體制。1.建立文書工作與檔案工作一體化管理機制，有利于統(tǒng)一領導、業(yè)務相互協(xié)調，充分發(fā)揮文書、檔案人員的主觀能動性。2.建立完善的高校檔案工作管理網絡，強化檔案基礎工作管理。3.成立校檔案工作委員會，強化宏觀管理，將校長分管檔案工作的單一管理體制轉變?yōu)辇R抓共管集體決策的管理體制。

（五）增強為學生管理工作的服務。樹立高校檔案工作為學生管理工作服務的意識，進而激發(fā)學生管理工作在檔案管理工作中的主動性，進而圍繞學生管理對大學生檔案進行利用、開發(fā)、整理、搜集等，提高學生管理工作的制度化、規(guī)范化以及科學化。此外，由于不同時期下，學生管理工作的要求和側重點是不同的，所以應當根據(jù)學生管理工作的實際要求，來開展檔案活動。充分發(fā)揮大學生檔案在學生管理工作中的作用，并根據(jù)學生管理的不同需求，對檔案資料進行相應的開發(fā)，進而提供更好的檔案服務，展示專題檔案，開展相應的宣傳活動，充分利用大學生檔案，使它在學生管理中發(fā)揮更大的作用。

三、結語

總而言之，對高校檔案進行全方位的綜合管理，提高檔案管理工作者的業(yè)務素質、職業(yè)道德，建立一支高素質的檔案管理隊伍，強化檔案管理意識，完善高校檔案管理體制，加強檔案的信息化建設，促使高校檔案工作始終順應時代發(fā)展，提高高校檔案管理質量。

[1]郭登權.高校檔案管理質量保障體系的構建路徑思考[J].遼寧廣播電視大學學報,2016(01):52-53.

[2]房潔.提高高校檔案管理工作效率的幾點思考[J].山東檔案,2012(02):37-39.

[3]張文山,王華彪.提高高校檔案管理效率的幾點思考[J].科技創(chuàng)業(yè)家,2012(17):250.