婦幼保健院工會檔案管理工作的缺失缺位及應(yīng)對策略

文/棗莊市婦幼保健院 杜鵬菲

婦幼保健院工會檔案管理工作的缺失缺位及應(yīng)對策略

文/棗莊市婦幼保健院 杜鵬菲

在婦幼文化建設(shè)過程中，工會正在不斷對自身所具有的特性和職能進(jìn)行認(rèn)識和利用。在眾多職能中，收集、整理檔案文件，做好檔案立卷工作則是工會工作的根本，本文針對工會在檔案管理工作中的缺失缺位現(xiàn)象提出了一些可行性的應(yīng)對政策。

婦幼保健院；檔案管理；缺失缺位；應(yīng)對政策

目前，人類社會發(fā)展取得了巨大的成就，在生活水平上也得到了很大程度的提高，人們在精神方面的需求也不斷上升，其中在醫(yī)療保健方面，婦幼文化也在飛快地發(fā)展著，并且與人類之間存在著密不可分的關(guān)聯(lián)，進(jìn)而發(fā)展為一種新型的社會理論學(xué)科，在人類、自然與社會三方面的關(guān)系上發(fā)揮著重要的作用，在此基礎(chǔ)上，婦幼意識形態(tài)建設(shè)慢慢得以發(fā)展。在婦幼文化建設(shè)過程中，婦幼保健院工會應(yīng)運而生，并對自身的特性和職能進(jìn)行了明確的定位和分工，其中收集、整理檔案文件，做好檔案立卷工作是其眾多職能的根本。在新時期下，婦幼保健院檔案工作在婦幼改革發(fā)展中越來越重要，從而給婦幼工會檔案管理人員提出更高的要求。

一、目前婦幼保健院工會檔案管理工作中存在的問題

現(xiàn)階段婦幼檔案管理工作還存在很多問題和不足，不僅降低了查找、閱讀、管理檔案的效率，也在一定程度上影響了婦幼保健院全局的工作。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）專業(yè)人員少，流動性大。目前從事檔案管理人員專職檔案員很少，具有檔案專業(yè)技術(shù)資格的專職檔案管理人員則更是屈指可數(shù)。大多數(shù)檔案管理人員是由婦幼保健院人事部門的工作人員兼任，人員變動頻繁，往往工作還未來得及熟悉又重新調(diào)換工作崗位。

（二）專業(yè)素質(zhì)弱。檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，未接受正規(guī)的檔案專業(yè)教育培訓(xùn)，檔案管理專業(yè)知識匾乏，檔案管理隊伍的整體素質(zhì)不過硬。

（三）思想覺悟不高，事業(yè)心不強。多數(shù)管理人員對婦幼檔案管理工作認(rèn)識不足，包括一些領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)為工會婦幼檔案工作的好壞對本單位的發(fā)展影響不大，因而沒有從思想上真正認(rèn)識到工會婦幼檔案管理及其工作的重要性。

（四）管理方式落后。對計算機的應(yīng)用只停留在初步階段，現(xiàn)代化管理手段落后。

二、如何進(jìn)一步做好工會婦幼檔案管理工作

（一）健全規(guī)章制度，確保檔案管理規(guī)范高效。為實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，根據(jù)工會婦幼檔案目標(biāo)管理要求，從婦幼工作實際出發(fā)，應(yīng)根據(jù)檔案管理主管部門的專業(yè)要求，結(jié)合單位工會實際情況建立適合于本單位的檔案管理制度與實施辦法。例如，應(yīng)建立《檔案資料歸檔制度》《保管制度》《保密制度》《查閱制度》以及《歸檔具體辦法》《工會活動記錄紀(jì)要》等，并通過《崗位責(zé)任書》等方式來明確檔案管理專職兼職人員的基本職責(zé)。由于婦幼保健單位工作的特殊性，醫(yī)護(hù)人員相對較多，也要從工會的角度考慮人文關(guān)愛，建立工會慰問事項的檔案資料以及創(chuàng)先爭優(yōu)促進(jìn)工作的相關(guān)資料收集，以備圍繞中心工作開展相關(guān)的活動，促進(jìn)中心工作的開展。

此外，制度的制定離不開落實，要將各項管理制度落到實處，要與單位的檔案管理工作結(jié)合起來，做到工會單獨組卷，活動分別組卷，與單位檔案管理既有區(qū)別又有側(cè)重，達(dá)到相互配合、相互參考、補充完善的基本效果。當(dāng)然，對于檔案的移交、轉(zhuǎn)移、鑒定銷毀，這些相對常規(guī)的工作可以借鑒一般檔案管理的思路，按《檔案法》和單位檔案管理的相關(guān)制度執(zhí)行，確保不泄密，不外傳，確保檔案管理工作的嚴(yán)肅性。

（二）加大投入力度，完善婦幼保健單位工會檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)與日常管理。基礎(chǔ)扎實是工作取得成績的根本保證，檔案管理工作也不例外。工會工作是我國企事業(yè)單位群團(tuán)組織的重要工作，其專項資金一般來自于工會經(jīng)費與上級撥款。對于婦幼單位工會檔案的相關(guān)工作，也需要主管單位的重視，上級工會組織的支持。在基礎(chǔ)建設(shè)方面，需要婦幼單位提供場地、硬件方面的支持，譬如專門的辦公室，安放合適的檔案柜、保險柜并落實專兼職人員等。一方面，要及時開展檔案的整理、歸檔等常規(guī)工作。由工會專門人員結(jié)合單位中心工作，如婦幼保健、母乳喂養(yǎng)、先進(jìn)婦女工作者等評優(yōu)活動，積極收集相關(guān)資料，做好保管與宣傳。另一方面，要結(jié)合檔案管理信息化的發(fā)展趨勢，通過電子計算機、聲、光、電磁技術(shù)，及時記錄重要檔案。譬如，通過VR的方式記錄婦幼單位工會開展的寶貴片斷，通過掃描的方式將傳統(tǒng)的文件、圖片保存到計算機或者刻錄成光盤，便于長期保存。此外，要按檔案管理的要求配置基本的如空調(diào)、溫濕度計、滅火器、DPC型防磁安全柜、檔案文件電子消毒柜等，使庫房達(dá)到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠“八防”要求，優(yōu)化綜合檔案室的環(huán)境，使婦幼保健院綜合檔案室硬件設(shè)施達(dá)到一流的水平。

三、結(jié)語

婦幼工會檔案是婦幼保健院工作獲取信息的重要載體，是制定婦幼保健計劃的主要信息來源。準(zhǔn)確完整的婦幼保健檔案是婦幼保健工作的重要工具，只有以與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的精神管好用好婦幼檔案，全面掌握繁雜情況，開發(fā)有用資源，積累可靠信息，才能為婦幼保健院的現(xiàn)代化建設(shè)作出更大的貢獻(xiàn)。通過提高婦幼保健院工會檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強檔案規(guī)范化管理，使婦幼保健檔案管理慢慢走上規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。總之，婦幼保健院工會檔案管理工作者素質(zhì)培養(yǎng)是一項任重而道遠(yuǎn)的任務(wù)，我們要不懈努力為培養(yǎng)和造就一批高素質(zhì)的婦幼工會檔案工作人員隊伍而奮斗，使婦幼檔案工作發(fā)展適應(yīng)未來信息社會發(fā)展的需要。

[1]李孔春.關(guān)于工會在婦幼保健院文化建設(shè)中的作用[J].魅力中國,2014(22):377-377.

[2]張惠琴,陳春紅.新時期下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作[J].當(dāng)代醫(yī)學(xué),2012（06）：279.