婦幼保健院工會檔案管理工作的缺失缺位及應對策略

文/棗莊市婦幼保健院 杜鵬菲

婦幼保健院工會檔案管理工作的缺失缺位及應對策略

文/棗莊市婦幼保健院 杜鵬菲

在婦幼文化建設過程中，工會正在不斷對自身所具有的特性和職能進行認識和利用。在眾多職能中，收集、整理檔案文件，做好檔案立卷工作則是工會工作的根本，本文針對工會在檔案管理工作中的缺失缺位現象提出了一些可行性的應對政策。

婦幼保健院；檔案管理；缺失缺位；應對政策

目前，人類社會發展取得了巨大的成就，在生活水平上也得到了很大程度的提高，人們在精神方面的需求也不斷上升，其中在醫療保健方面，婦幼文化也在飛快地發展著，并且與人類之間存在著密不可分的關聯，進而發展為一種新型的社會理論學科，在人類、自然與社會三方面的關系上發揮著重要的作用，在此基礎上，婦幼意識形態建設慢慢得以發展。在婦幼文化建設過程中，婦幼保健院工會應運而生，并對自身的特性和職能進行了明確的定位和分工，其中收集、整理檔案文件，做好檔案立卷工作是其眾多職能的根本。在新時期下，婦幼保健院檔案工作在婦幼改革發展中越來越重要，從而給婦幼工會檔案管理人員提出更高的要求。

一、目前婦幼保健院工會檔案管理工作中存在的問題

現階段婦幼檔案管理工作還存在很多問題和不足，不僅降低了查找、閱讀、管理檔案的效率，也在一定程度上影響了婦幼保健院全局的工作。主要體現在以下幾個方面：

（一）專業人員少，流動性大。目前從事檔案管理人員專職檔案員很少，具有檔案專業技術資格的專職檔案管理人員則更是屈指可數。大多數檔案管理人員是由婦幼保健院人事部門的工作人員兼任，人員變動頻繁，往往工作還未來得及熟悉又重新調換工作崗位。

（二）專業素質弱。檔案管理人員年齡結構偏大，未接受正規的檔案專業教育培訓，檔案管理專業知識匾乏，檔案管理隊伍的整體素質不過硬。

（三）思想覺悟不高，事業心不強。多數管理人員對婦幼檔案管理工作認識不足，包括一些領導都認為工會婦幼檔案工作的好壞對本單位的發展影響不大，因而沒有從思想上真正認識到工會婦幼檔案管理及其工作的重要性。

（四）管理方式落后。對計算機的應用只停留在初步階段，現代化管理手段落后。

二、如何進一步做好工會婦幼檔案管理工作

（一）健全規章制度，確保檔案管理規范高效。為實現檔案管理的規范化、制度化，根據工會婦幼檔案目標管理要求，從婦幼工作實際出發，應根據檔案管理主管部門的專業要求，結合單位工會實際情況建立適合于本單位的檔案管理制度與實施辦法。例如，應建立《檔案資料歸檔制度》《保管制度》《保密制度》《查閱制度》以及《歸檔具體辦法》《工會活動記錄紀要》等，并通過《崗位責任書》等方式來明確檔案管理專職兼職人員的基本職責。由于婦幼保健單位工作的特殊性，醫護人員相對較多，也要從工會的角度考慮人文關愛，建立工會慰問事項的檔案資料以及創先爭優促進工作的相關資料收集，以備圍繞中心工作開展相關的活動，促進中心工作的開展。

此外，制度的制定離不開落實，要將各項管理制度落到實處，要與單位的檔案管理工作結合起來，做到工會單獨組卷，活動分別組卷，與單位檔案管理既有區別又有側重，達到相互配合、相互參考、補充完善的基本效果。當然，對于檔案的移交、轉移、鑒定銷毀，這些相對常規的工作可以借鑒一般檔案管理的思路，按《檔案法》和單位檔案管理的相關制度執行，確保不泄密，不外傳，確保檔案管理工作的嚴肅性。

（二）加大投入力度，完善婦幼保健單位工會檔案管理基礎建設與日常管理。基礎扎實是工作取得成績的根本保證，檔案管理工作也不例外。工會工作是我國企事業單位群團組織的重要工作，其專項資金一般來自于工會經費與上級撥款。對于婦幼單位工會檔案的相關工作，也需要主管單位的重視，上級工會組織的支持。在基礎建設方面，需要婦幼單位提供場地、硬件方面的支持，譬如專門的辦公室，安放合適的檔案柜、保險柜并落實專兼職人員等。一方面，要及時開展檔案的整理、歸檔等常規工作。由工會專門人員結合單位中心工作，如婦幼保健、母乳喂養、先進婦女工作者等評優活動，積極收集相關資料，做好保管與宣傳。另一方面，要結合檔案管理信息化的發展趨勢，通過電子計算機、聲、光、電磁技術，及時記錄重要檔案。譬如，通過VR的方式記錄婦幼單位工會開展的寶貴片斷，通過掃描的方式將傳統的文件、圖片保存到計算機或者刻錄成光盤，便于長期保存。此外，要按檔案管理的要求配置基本的如空調、溫濕度計、滅火器、DPC型防磁安全柜、檔案文件電子消毒柜等，使庫房達到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠“八防”要求，優化綜合檔案室的環境，使婦幼保健院綜合檔案室硬件設施達到一流的水平。

三、結語

婦幼工會檔案是婦幼保健院工作獲取信息的重要載體，是制定婦幼保健計劃的主要信息來源。準確完整的婦幼保健檔案是婦幼保健工作的重要工具，只有以與時俱進、開拓創新的精神管好用好婦幼檔案，全面掌握繁雜情況，開發有用資源，積累可靠信息，才能為婦幼保健院的現代化建設作出更大的貢獻。通過提高婦幼保健院工會檔案管理人員的綜合素質，加強檔案規范化管理，使婦幼保健檔案管理慢慢走上規范化、科學化的軌道。總之，婦幼保健院工會檔案管理工作者素質培養是一項任重而道遠的任務，我們要不懈努力為培養和造就一批高素質的婦幼工會檔案工作人員隊伍而奮斗，使婦幼檔案工作發展適應未來信息社會發展的需要。

[1]李孔春.關于工會在婦幼保健院文化建設中的作用[J].魅力中國,2014(22):377-377.

[2]張惠琴,陳春紅.新時期下如何做好醫院人事檔案管理工作[J].當代醫學,2012（06）：279.