人事檔案管理人員勝任力探究

文/大唐陜西發電有限公司延安熱電廠 白芝梅

人事檔案管理人員勝任力探究

文/大唐陜西發電有限公司延安熱電廠 白芝梅

在我國越來越注重人才培養的今天，企事業單位應當注重培養優秀的人才，使之在各自的崗位上充分發揮作用，為促進企事業單位更好發展作出貢獻。就以人事檔案管理人員來說，了解人事檔案管理工作需要根據管理人員的實際情況，有意識地強化管理人員的勝任力，可以使其在落實各項管理工作的過程中有良好的表現，使各項管理工作高質高效地完成，提高人事檔案的利用價值，為企事業單位更好地制定戰略決策或工作方針提供依據。由此看來，不斷強化人事檔案管理人員的勝任力是非常必要的。以下本文將通過分析勝任力的概念，進而探究如何強化人事檔案管理人員的勝任力。

人事檔案；管理人員；勝任力

人事檔案管理人員是負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的工作人員，在提高人事檔案管理水平方面發揮著重要作用。基于此，可以保證人事檔案管理人員水平的提高，可以使人事檔案管理各項工作有效且合理地落實，充分發揮作用，提高人事檔案的利用價值，為企事業單位更好地制定戰略決策或工作方針提供重要依據。但是，通過對我國企事業單位的了解，確定人事檔案管理人員的勝任力不強，難以切實有效地執行各項人事檔案管理工作，導致管理作用難以充分發揮。對此，應當加強人事檔案管理人員勝任力的調查研究，進而提出有針對性的措施來強化人事檔案管理人員，提高人事檔案管理人員的整體水平。

一、勝任力及勝任力模型分析

有關權威專家以績效標準為參照，認為勝任力是形成個人績效的深層原因，并且不排斥個人的潛在特性或行為，將勝任力作為特質和行為的不同面的組合。但并不是所有的行為都是勝任力的表現，穩定的、可描述的、能預測高績效的那部分行為被視為勝任力。基于此，學術界將“勝任力”定義為：在實際情景中能預測并能成功解決問題的因素和特質，即個體所具備的、能夠以之在某個或者某些具體職位上取得最優績效表現的內在穩定特征或特點。這充分說明了人們應當具備勝任力，只有具備了勝任力，才能勝任崗位工作，并且高質高效地完成崗位工作，這對于自身未來的發展有很大幫助。

二、人事檔案管理人員勝任力的調查研究

（一）研究對象。出于深入了解人事檔案管理人員勝任力情況，筆者以某地區國有企業人事檔案管理人員為對象，展開相關資料的調查研究工作。

（二）研究工具。通過筆者所掌握的某地區國有企業人事檔案管理人員相關研究資料，采用的研究工具有兩種，即一般資料和測評工具。一般資料包括人事檔案管理人員姓名、性別、年齡、職稱、學歷、工作年限等方面的信息；而測評工具是指通過大量資料回顧，進行類比分析、綜合對照，提出勝任力測評標準，公平公正、合情合理地進行分析研究工作。

（三）研究范圍。考慮到研究材料是否合理將直接影響后續人事檔案管理人員勝任力，在進行人事檔案管理人員調查研究設計中，結合人事檔案管理工作實際情況及管理人員的日常表現，確定對人事檔案管理人員進行專業知識儲備能力、檔案價值鑒定能力、檔案收集能力、檔案整理能力、統計分析能力、檔案保管與維護能力、信息檢索能力、應對突發事件能力、信息化管理能力等方面進行考察。

（四）調查結果與分析。經過以上調查研究的執行，最終顯示的調查結果是人事檔案管理人員的勝任力與年齡、職稱、工作年限有很大關系，與學歷的關聯甚少。

基于調查研究結果顯示，確定人事檔案管理人員勝任力調查研究之中，對專業知識、信息檢索、應對突發事件、信息化管理等方面進行了考察，最終確定人事檔案管理人員的年齡、職稱及工作年限對其勝任力影響較大，這充分說明了人事檔案管理人員隨著年齡的不斷增長、工作年限的不斷增長、崗位工作的不斷了解，能夠使管理人員的工作經驗更加豐富、知識儲備更多、工作技能更強，進而提升了檔案管理人員的勝任力。當然，調查結果也說明了學歷對人事檔案管理人員勝任力影響不大，這側面說明了我國高等人事檔案管理教育不佳，尤其是本科教育，缺乏統一的人事檔案管理教育標準及課程體系，導致人事檔案管理人員在學習期間未能得到有效的教育和培養，促使其人事檔案管理知識掌握不扎實，管理技能不強。

三、人事檔案管理人員勝任力研究

通過對我國企事業單位人事檔案管理人員勝任力表現情況來看，確定人事檔案管理人員的勝任力有待提高。又因上文調查之中，確定人事檔案管理人員勝任力與年齡、職稱及工作年限等方面有很大關系，所以要想真正意義上提高人事檔案管理人員的勝任力，筆者建議采取以下措施：

（一）強化領導的現代化管理意識。人事檔案管理要做到與時俱進，如此才能使其真正發揮作用，規范、監督、控制人事檔案的各個方面，提高人事檔案的利用價值。當然，要想實現人事檔案管理與時俱進，需要改變企事業單位領導及管理人員的意識，也就是強化領導及管理者的現代化管理意識，使其能夠充分認識到現代化人事檔案管理實施的重要性，如此才能加大人事檔案信息化建設力度，提高人事檔案管理信息化水平，以便更加合理、有效、科學地實施各項管理工作，加強人事檔案收集、整理、分析等方面的監管，提高人事檔案的利用價值。

（二）構建規范人事檔案管理人員勝任力模型。在我國進行新一輪改革的今天，為了使企事業單位能夠適應這種新形勢，并且在市場環境之中良好發展，應當注意強化人事檔案管理人員的勝任力，使之可以在各種崗位上作出貢獻，以便在制定戰略決策或工作計劃時能夠充分利用人事檔案，為企事業單位找出路、謀發展。對于人事檔案管理人員勝任力的強化，應當構建規范化的人事檔案管理人員勝任力模型，分析影響管理人員勝任力的因素，以此為依據制定針對性的培訓或教育活動，使管理人員在這一過程中能夠完善知識結構、強化管理技能、提升綜合素質等，以便其更好地勝任崗位工作。在此需要說明的是，勝任力模型有兩種，即冰山模型和洋蔥模型，兩者模型之間存在一定的區別，所以在構建勝任力模型時，需要了解人事檔案管理實際情況及管理人員的實際情況，選擇適合的模型，那么后續人事檔案管理人員勝任力影響因素的分析才準確。

四、結束語

通過對企事業單位人事檔案管理人員勝任力表現情況的了解，確定人事檔案管理人員勝任力的高低，直接決定人事檔案管理質量的高低。而目前諸多企事業單位人事檔案管理人員勝任力不強，難以有效地處理崗位工作，致使人事檔案管理作用大打折扣。針對此種情況，筆者建議實施強化企事業單位領導的現代化管理意識、規范人事檔案管理人員勝任力模型等措施，如此可以提高人事檔案管理人員的勝任力，使之更好地勝任人事檔案管理工作，做好一系列的管理工作，提高人事檔案的利用價值。所以，強化人事檔案管理人員的勝任力，利于將其培養成優秀管理人才，為企事業單位作出貢獻。

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