淺析如何做好事業(yè)單位人事檔案管理工作

文/荊州市四湖工程管理局 陳莉

淺析如何做好事業(yè)單位人事檔案管理工作

文/荊州市四湖工程管理局 陳莉

隨著我國社會經濟的不斷發(fā)展，事業(yè)單位發(fā)揮的重要作用日益凸顯出來，而當前事業(yè)單位存在人事變動大、員工數量大等特點，只有加強人事檔案管理工作，才能提高事業(yè)單位的人力資源管理工作效率，推進事業(yè)單位發(fā)展變革。現階段如何做好事業(yè)單位人事檔案管理工作、提高檔案管理水平是亟須解決的問題，本文主要針對此問題進行探討，提出具體的改善措施以供參考。

事業(yè)單位；人事檔案管理工作；改善措施

人事檔案管理工作水平的高低關乎著事業(yè)單位進行人事管理工作的效率，做好人事檔案管理工作，才能推進事業(yè)單位穩(wěn)定健康發(fā)展。

一、現階段事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

（一）管理層忽視人事檔案管理工作的重要性。一直以來，管理層對人事檔案管理工作的認識是人事檔案管理工作作為一項輔助性工作，只需注重檔案收集工作，而不必做好檔案保管工作和檔案利用工作，再加上事業(yè)單位對人事檔案管理工作要求不高，工作人員容易產生懈怠，人事檔案管理工作缺乏積極主動性，導致檔案工作人員長期處與被動狀態(tài)，人事檔案管理水平不高。

（二）人事檔案的保管工作不完善，檔案資料的真實度與完整度受到威脅。當前從事事業(yè)單位人事檔案管理的人員很多是兼職人員，人員流動變動大，檔案管理專業(yè)性知識不足，員工在剛上崗時不熟悉人事檔案管理工作，易造成檔案資料的缺失和損壞。在實際的人事檔案管理工作中，由于檔案管理部門的現代化設備不齊全，檔案室空間狹窄，人事檔案資料擺放不合理等問題，致使紙質的人事檔案資料泛黃褪色、保存不完整。現階段我國事業(yè)單位人事檔案管理的工作人員在審查資料時未能嚴格把控，導致檔案資料真實度受到破壞，檔案資料質量不高，利用率低。

（三）人事檔案管理信息化程度不高。人事檔案的數字化、信息化管理與傳統(tǒng)的紙張保管方式相比，具有簡便、快捷、費用成本低的優(yōu)點。目前少數事業(yè)單位已經將數字化、信息化的管理方式運用到人事檔案管理工作中，但是多數事業(yè)單位仍采用紙質歸檔手段，即使運用現代化的管理方式和設備，也往往由于專業(yè)技術知識的不足，人事檔案管理工作停留于簡單地將檔案類目和編號錄入系統(tǒng)中，檔案資料得不到高效、智能管理。

二、改善事業(yè)單位人事檔案管理工作的策略研究

（一）增強對人事檔案管理工作的認識。事業(yè)單位的管理層應端正態(tài)度，用發(fā)展的眼光看待人事檔案管理工作，將人事檔案管理工作放到與其他干部隊伍建設同等重要的地位，給予充足的人力物力財力支持。管理部門要時時刻刻重視人事檔案管理工作，加強認知并落實到工作實處，施行統(tǒng)一動態(tài)管理檔案工作措施，定期對人事檔案管理工作進行考核、指導，促進事業(yè)單位人事檔案管理工作走向程序化、規(guī)范化、科學化。

（二）完善人事檔案管理制度，引進現代化檔案管理技術與設備。事業(yè)單位人事檔案管理工作內容繁雜而多，檔案管理人員的管理難度相當大，因此，相關部門要不吝惜投入經費，引進現代化管理技術與設備，改善檔案管理工作室的整體環(huán)境。一個完整而又成熟的計算機人事檔案管理系統(tǒng)不僅能夠提高檔案管理信息化水平，還能有效減少人事檔案資料的缺失或損壞。其次，還要完善人事檔案管理工作制度，按制度規(guī)范對檔案資料進行信息收集、日常保管、借閱分享和開發(fā)利用等操作，為其他部門的各項工作提供參考依據。

（三）加強人事檔案信息化管理，提高管理工作效率。做好人事檔案管理工作的關鍵是加強檔案信息化建設。第一，建立人才信息數據庫，利用計算機的優(yōu)勢將文字、圖片、音像等內容轉化為數據信息進行保管，為人事檔案的信息化管理提供依據。第二，利用現代化的管理設備創(chuàng)新人事檔案管理模式，以提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率和質量。第三，對人事檔案工作者進行系統(tǒng)性的專業(yè)知識培訓，以適應檔案管理工作信息化的要求。

（四）打造一支高素質的人事檔案管理隊伍。在選拔人事檔案管理工作人員時，要選用檔案專業(yè)知識強、文學素養(yǎng)高、政治覺悟高、能熟練操作計算機檔案管理系統(tǒng)的人才。事業(yè)單位應定期對檔案管理隊伍進行講座培訓，使其具備較高的業(yè)務能力和專業(yè)素養(yǎng)。此外，一支高素質的人事檔案管理隊伍應遵紀守法，依法開展檔案管理工作，因此，事業(yè)單位還要完善檔案保密制度，對檔案工作人員進行法制教育，提高其法律意識，保證檔案資料不外傳、泄露。

三、結語

綜上所述，為順應現階段事業(yè)單位發(fā)展的步伐，相關部門必須做出相應措施來改進傳統(tǒng)的人事檔案管理工作：增強事業(yè)單位領導層對檔案管理工作的重視，將人事檔案管理納入日常議事范疇，引進先進的信息化、數字化設備，加強對檔案工作人員的管理培訓，選用高素質檔案管理人才以提高檔案資料的真實度與完整度，從而促進事業(yè)單位人事檔案管理事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

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