論無紙化辦公對公墓檔案管理工作的影響

文/吉林省洮南市逸園公墓管理處 付興

論無紙化辦公對公墓檔案管理工作的影響

文/吉林省洮南市逸園公墓管理處 付興

本文以公墓檔案管理工作為例，首先詳細闡述了無紙化辦公對檔案工作的影響，就公墓檔案管理工作如何應對無紙化辦公所帶來的沖擊這一課題進行了深入的分析與探究。

無紙化辦公；檔案工作；影響；應對措施

公墓檔案，記錄的是逝者、逝者家屬的相關信息以及墓穴的價格、位置、編號以及建筑時間等信息。從整體上來看，對公墓檔案的妥善保管不僅是處理與應對墓穴糾紛的重要舉措，更是保障與維護利益的法律依據。倘若公墓檔案管理不當（如出現檔案丟失等情況），所帶來的不僅僅是公墓管理的混亂，還很容易產生墓穴糾紛。

然而在信息時代下，信息技術的高速發展對公墓檔案管理工作提出了更高的要求。所謂無紙化辦公，簡單來說其實就是通過對現代網絡信息技術的利用在不用紙張和筆的情況下進行各種事務、業務的處理，其在辦公方式的改變以及辦公效率與質量的提升方面起到了極大的促進作用。但俗話說得好：“有利必有弊。”雖然無紙化辦公對檔案工作的開展帶來了諸多正面影響，但同樣也存在一些負面影響，對公墓檔案工作的開展帶來了諸多困難。

一、無紙化辦公為公墓檔案管理工作帶來的影響

（一）正面影響。第一，改變了檔案的媒介方式與傳遞方式。首先，從媒介方式來看，在無紙化辦公環境下，磁盤、網絡數據流、移動存儲等載體將取代傳統檔案管理模式下的紙張、膠片，這樣的轉變無疑將對檔案管理工作的所有環節帶來影響。比如說檔案的統計、保管、瀏覽以及再利用等，無紙化辦公勢必將對這些環節提供更加有利的條件。其次，從傳遞方式上來看，在無紙化辦公環境下，計算機網絡技術將取代傳統的人工傳遞，通過對現代計算機網絡技術的利用能夠跨越時間與空間的限制，實現對檔案信息的實施檢索與傳遞，將進一步推動檔案管理的自動化發展。第二，改變了檔案文件的建立方式與存儲方式。在傳統“單機版”的檔案系統下，檔案文件的建立主要是依靠鍵盤輸入，而無紙化辦公環境下的建立方式將更具多樣性，如攝像、掃描等。與此同時，存儲的方式也將由磁盤存儲備份、單機硬盤備份轉變為服務器集中存儲或云存儲的方式，這樣的存儲勢必將更具完整性、安全性，在檔案的查閱上也更加簡便、快捷。第三，促進檔案管理網絡化發展。以往，在利用計算機對檔案進行管理時，基本上都是在信息的二次利用上，而要想讓檔案二次信息的存儲與利用轉變成為一次信息的存儲與利用就必須將“單機版”的管理系統轉變成為“網絡版”。顯然，無紙化辦公即能夠實現這一點，通過對單機版信息的提取來構造網絡版系統，最終實現信息的共享。

（二）負面影響。第一，文件底稿的收集缺乏完整性。在無紙化辦公環境下，檔案資料起草的原始文稿都是在計算機上直接完成的，這就使得檔案的原始文件無法產生紙質稿。那么在收集歸檔的過程中，倘若出現了整理差錯或缺失，那么勢必就無法收集完整。第二，對檔案管理人員素質要求較高。基于公墓管理工作的特殊性，公墓檔案管理的在職人員基本上都存在文化素質不高的問題，而他們缺乏對網絡辦公自動化的正確認識，計算機應用能力也較低，這無疑嚴重影響了無紙化辦公的效率。

二、如何應對無紙化辦公所帶來的沖擊

（一）進一步提高檔案管理人員的信息素質。無紙化辦公，其實就是檔案的信息化管理。那么，既然是信息化建設就需要具有專業的人才來參與到其中。在無紙化辦公模式下，檔案管理人員需要做很多檔案的預處理工作，理應保證這些工作的系統化、標準化，并且要不斷提高計算機對檔案檢索的效率與準確性。因此，除了要學習掌握檔案管理中的目錄學、檢索學、主題著錄標引等知識之外，檔案管理人員還應該在正確認識計算機、互聯網對傳統檔案管理的影響的基礎上學習并掌握一定的計算機網絡知識。只有進一步提高檔案管理人員的信息素質，無紙化辦公的優勢才能夠得到充分發揮。

（二）探索并完善紙質檔案與電子檔案并行的管理機制。就長期保存來說，紙質文件明顯優于電子文件。但就反復的檢索與利用而言，電子文件則具備了較大的優勢。因此，為了進一步增強檔案管理工作的實效性，我們理應將紙質檔案與電子檔案這兩種載體文件在一定階段內進行并存，目前普遍采用的方法是制定并實行雙套管理機制，簡單來說就是在電子文件存入到光盤或硬盤之后，再通過打印輸出紙質文件后才完成保存處理。當然，兩種不同載體的檔案信息必須在內容上（即著錄、編碼、署名等）保持一致。這里需要注意的是，由于電子文件具有虛擬性特征，缺少了傳統管理中的驗證環節，所以我們理應做好定期定時的備份工作，預防信息丟失的問題出現。

三、結語

總之，無紙化辦公的檔案管理模式順應了當前社會發展的趨勢。它的建設不僅能夠為公墓檔案管理工作注入新的活力與生機，同時還能夠為更好地利用公墓檔案提供科學有效的途徑。不得不承認，在現代信息技術的輔助下，公墓檔案信息的重要性將得到進一步凸顯。

[1]霍玉華，鄭蘭英，孫健.淺談如何做好無紙化辦公條件下的檔案管理工作[J].才智，2013（24）：312.

[2]蔣大娟.《殯葬服務單位業務檔案管理辦法》重難點問題解析[J].中國檔案，2012（12）：36-37.