論如何做好網絡信息時代的檔案管理工作

文/河北省唐山市灤縣文化廣播新聞出版局 李靜

論如何做好網絡信息時代的檔案管理工作

文/河北省唐山市灤縣文化廣播新聞出版局 李靜

如何利用網絡信息技術改善傳統檔案管理工作已成為檔案管理人員亟待解決的問題。充分發揮好新形勢新條件下檔案管理工作的作用，切實找準檔案管理工作與經濟社會發展、與網絡信息時代的切入點和契合點，必須不斷創新自身思維，轉變傳統管理理念，才能滿足新時代的發展需求，從而為社會發展提供更好的服務。本文提出做好網絡信息時代檔案管理工作的策略，以利于全面提升檔案管理水平。

信息化；創新；檔案管理

隨著時代的不斷發展，各類信息技術以及大數據技術的應用越來越普及。同時，信息量的逐年增大也讓網絡存儲方式逐漸取代了傳統信息資源存儲方式。基于以上變化，新時期檔案管理工作者在日常檔案管理工作中，唯有緊跟時代發展步伐，革新工作理念，創新管理模式，才能有效提升檔案管理工作的工作質量，從而最大限度地滿足公眾對檔案利用的需求。

一、轉變傳統觀念，提高檔案管理意識

當前，創新驅動已經成為時代的主流，融入到經濟社會發展的各個領域、各個方面和各項工作中。尤其在網絡信息時代，檔案管理人員更要不斷強化信息化管理意識，不斷創新思維方式和管理理念，積極革新檔案管理工作的方式方法，以更好地滿足信息時代的發展需求。 檔案管理職能部門，應通過多種渠道和方式，加強檔案管理信息化工作的教育培訓，有效提升檔案管理人員的管理水平，從而最大限度地發揮檔案的真正價值。與此同時，檔案管理人員在實際的管理工作過程中，應當找準管理工作中心，增強自身的主動服務意識，從而為單位乃至全社會提供更加優質的服務。

二、創新管理模式，提高檔案管理效率

隨著時代不斷發展，人才市場的競爭也日趨白熱化，在新的社會形勢下，檔案管理人員唯有采取新型的管理模式，才能有效提升檔案管理的效率：第一，針對檔案管理，首先應建立完善的目標管理機制。其次是建立科學、合理的獎勵機制，將檔案管理成效與工作人員的薪酬掛鉤，以此來激發工作人員的工作積極性。第二，積極引進現代先進技術，提升檔案管理的自動化水平。要想提升檔案管理的自動化水平，一方面需針對檔案信息進行數字化處理，充分利用掃描設備或其他網絡設備來完成，以便將原始檔案信息以文字或圖片的方式存儲于計算機或網絡中，方便后期的管理、搜索、閱覽等；另一方面，加強對檔案管理工作軟硬件的建設；例如，引進先進的標準化的檔案管理軟件，建立針對數字化檔案管理的數據庫、建立相應的數字檔案網絡等。由于傳統的檔案數據庫多用于檔案館的內部使用，因此缺乏檔案管理的整體性與規范性，最終導致出現數據庫功能單一、標準化程度低等問題，極不利于檔案信息的利用與共享。因此，檔案管理人員應加強對檔案管理數據庫數字化的建設，并嚴格按照檔案管理的相關標準與要求，結合通用性、標準性等要求，分別建設相應的多媒體數據庫、文字數據庫以及視頻、圖片數據庫等。利用現代先進的數碼設備對原始檔案文件進行錄入與管理，促進檔案管理信息數字化的全面實現。同時，針對原檔案數據庫進行合理改造，以提升原數據庫的工作容量。第三，現代社會仍在不斷發展，信息技術也在不斷更新。作為新時期的檔案管理工作人員，必須與時俱進加強學習，不斷探究能滿足時代發展的管理新方法，以便全面提升自身的業務能力、綜合素質和檔案管理水平。

三、做好信息安全工作，有效規避資源安全風險

檔案管理工作的重點在于保證檔案信息的安全。互聯網技術的普及應用，極大地提升了檔案信息資源的數字化程度，有效提高了檔案管理工作的服務效能。然而值得注意的是，目前由于我國大多數從業者并未能完全掌握新信息技術的使用，加之在技術應用層面存在明顯的短板，致使當前的數字化檔案管理工作存在著一系列的安全隱患，其主要表現在以下幾個方面：首先，由于缺乏相應的保護系統，致使數字化電子檔案容易被外界由后臺侵入，并隨意篡改其中內容。其次，互聯網黑客與網絡病毒活動的日益猖獗，也對數字化檔案的安全性造成了一定影響。最后，檔案管理相關的從業人員，其本身的職業素養不高，缺乏一定的網絡安全意識，從而極易造成各類數字化媒體載體出現丟失、損毀等現象。對此，相關部門應針對上述問題提出相應的改進策略：如，通過對檔案管理人員的培訓提升其安全防范意識；加強對計算機網絡的日常維護工作，及時更新病毒查殺軟件；做好檔案信息資源的備份工作，從而最大限度地規避資源安全風險。

四、建立檔案管理制度，保障檔案資料的完整性

檔案信息資源的管理自然也包括具體檔案的搜集。因此，針對具體檔案的搜集工作，也應建立相應的管理制度，確保信息資源收集齊全。此外，作為檔案管理人員，應加強與各部門之間的溝通交流，以避免遺漏現象發生。同時，通過多種渠道增強全體人員的檔案管理意識，使其能積極配合檔案管理人員的資源搜集工作，從而保證檔案管理工作的順利開展。

總之，檔案管理工作的改革與創新，是一項漫長且系統的長期工程。要充分發揮好檔案管理工作的綜合效用，就要緊密結合信息網絡帶來的優勢，自覺主動地把創新驅動引入工作中，不斷創新思維理念、方式方法和管理模式，不斷提升檔案管理人員的工作水平，全面提升檔案工作管理水平，充分發揮好信息化條件下檔案和檔案工作的社會價值。

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