老年大學的文書檔案管理工作探討

趙明輝

山東青州市老年大學 262500

老年大學的文書檔案管理工作探討

趙明輝

山東青州市老年大學 262500

隨著我國經濟的快速發展，人們生活質量的不斷提高。因此人們對文書檔案管理的要求也越來越高。在老年大學中，文書檔案管理工作的質量和效率對老年大學的辦學效益有著重要的影響。本文對我國當前老年大學中文書檔案管理工作存在的問題進行了探討，并針對存在的問題提出相應的措施，希望對提高我國老年大學文書檔案管理工作具有借鑒意義。

老年大學；文書檔案管理；問題；策略

在學校各種類檔案中，文書檔案是最為重要的檔案。因此，做好文書檔案管理工作能夠有效的發揮檔案利用價值，為檔案使用者帶來方便，為其檔案檢索帶來巨大幫助。特別是老年大學，其文書檔案的管理工作非常值得重視。本文對老年大學文書檔案管理工作進行探究。

一、我國老年大學文書檔案管理工作中存在的問題

第一，我國老年大學文書檔案管理制度還不夠完善。目前，很多企事業單位都沒有對文書檔案管理工作引起高度重視，沒有制定健全和完善的文書檔案管理制度。即使制定了相關制度，也不具有創新特點，與我國的市場經濟、信息化時代的國情不符合。主要是因為我國部分檔案管理人員沒有對文書檔案管理工作不夠重視，其所采取的工作模式還是立足于傳統的檔案管理墨水，這種模式在一定程度上有著強烈的機關檔案管理色彩。這種現象對我國檔案管理的制度化、規劃化以及科學化建設非常不利，因此必須要做好對老年大學文書檔案管理制度的創新。

第二，我國老年大學文書檔案管理工作人員積極性不高。經過調查顯示，我國很多文書檔案管理工作人員積極性不高，在具體工作中責任性不高，缺乏對檔案管理的意識。另外，文書檔案管理需要較強的專業知識，部分工作人員并非出自檔案管理相關專業，只是臨時調用而來。部分領導認為文書檔案管理工作非常簡單，只要初中學歷即可勝任，導致了在文書立卷的過程中出現了太多的不規范情況，在工作方法和工作質量上都難以達到相關要求。在立卷的過程中，部分檔案管理人員對于全宗檔案沒有收集齊全，在對案卷保管期限上的劃分太過混亂。另外，部分檔案管理人員沒有基本的檔案意識，在工作過程中將已經完成工作的資料順手扔掉，不仔細保存。除此之外，部分檔案工作人員認為檔案收集是檔案室的工作，與自己沒關系，因此忽略對其的重視。

第三，我國老年大學文書檔案管理工作沒有較強的水平。在信息化時代下，將電子信息技術進行應用，從而促進文書檔案管理工作的高效率、高質量。然而在實際應用過程中，部分工作人員在應用計算機管理軟件系統中沒有統一的標準，在具體檔案管理實踐中，通用性不夠，其標準化和規范化水平不足。一些檔案管理軟件只是立足于檔案專業流程加以研究，卻沒有考慮到文件和檔案之間的聯系。特別是我國辦公自動化方式廣泛應用之后，檔案管理軟件和OA系統不能有效銜接，從而造成了在歸檔過程中，存在著大量電子文件歸檔處理不準確、不及時的情況。

二、加強老年大學文書檔案管理水平的策略

第一，要提高老年大學文書檔案管理制度建設的進程，強化檔案管理能力。老年大學應該針對原來的規章制度，立足于此，從而對原有制度有效的梳理和完善。一方面保證遵循了相關法律規定，另一方面，要落實到文書管理的實際上來，從而制定好完善健全的規章制度。針對檔案管理、歸檔統計、檔案借閱、檔案鑒定以及文件處理等內容都需要加強規范，保證在操作程序中要求統一、標準統一、使用統一。將過去的規章制度中不適宜的規則進行廢除，對相關制度中不完善的內容加以修繕，保證制定出的文書檔案管理制度能夠充分符合實際。老年人因為晚年孤獨或者需要接觸新領域，想在晚年培養興趣、陶冶情操，希望通過學籍檔案來記錄自己晚年充實的生活，教師也希望通過老年人的檔案來發掘其年輕時的經歷，從而有針對性制定培養計劃。因此制定好文書檔案管理制度，保證對文書檔案有效管理避免檔案丟失和記錄錯誤的情況發生，為老年人的晚年生活帶來慰藉，也為教師發揮老人的優勢和長處帶來幫助。

第二，要提高文書檔案管理人員的專業素質以及工作積極性。首先，學校要對檔案管理工作的重要性加以重視，對文書檔案管理工作加強檢查和監督，并對文書檔案管理加強宣傳，從而提高文書檔案管理工作人員的工作思想和意識，從而努力收集和管理文件檔案。其次，學校應該提高檔案管理工作人員的工作責任感，在員工的調入和變動上嚴格把關，落實好考核工作。通過績效調整和崗位升遷制度完善的方式來調動檔案管理人員的工作積極性。再次，學校應該培養員工的工作熱情，告訴他們文書檔案管理的質量對于老人的重要性，從而讓檔案管理人員從情感上落實工作態度和作風。最后，企業應該對檔案管理人員的素質嚴格把關，保證檔案管理人員的基本素質，定期進行業務技能培訓。目前信息化時代下，各項技術和理念都在快速更新，一旦跟不上時代潮流，將會面臨淘汰風險。因此，要向檔案管理人員培訓新技術，加強考核，從而提高文書檔案管理人員的專業素養。

第三，采用先進手段提高文書檔案管理的現代化水平。隨著人們對辦公自動化技術的普遍應用。通過OA系統能夠自動完成收文和發文工作，如果采用過去的管理模式，難以做好文書檔案的管理工作，因此要對傳統的管理模式進行改變。首先，要采用適宜的文書檔案管理軟件，應用計算機技術，提升檔案立卷、整理、編號、存儲、檢索及查閱等工序的效率。應用OA系統軟件和檔案管理軟件接口，保證OA系統和檔案系統實現無縫連接，把OA系統中的電子文件并入檔案系統。另外，要增加檔案檢索效率，建立多層次、多角度的檔案檢索體系，保證檔案材料的管理和利用能夠系統化、準確化、迅速化和全面化，從而保證檔案管理的工作效率。為老年人查閱檔案帶來方便。

三、總結

老年大學要想落實好科學化、制度化和規范化管理，就必須要對文檔管理制度進行完善，提高文書檔案管理工作人員的專業素質和工作積極性，采用信息化檔案管理技術，才能極可能提高文書檔案管理水平，為老年人檔案查閱提供便利，并保證老年人檔案安全。

［1］蔡賢岳.淺談老年大學示范校檔案管理［J］.老年教育（老年大學），2015，（9）：18-19.

［2］馬春娟.老年大學檔案工作探討［J］.決策與信息（下旬刊），2015，（12）：287.

［3］郭瀟霄.淺談如何做好老年大學的文書檔案管理工作［J］.辦公室業務，2014，（7）：221.