如何做好殘疾兒童檔案管理基礎工作

胡桂萍

黑龍江省殘疾人康復中心 黑龍江哈爾濱 150036

如何做好殘疾兒童檔案管理基礎工作

胡桂萍

黑龍江省殘疾人康復中心 黑龍江哈爾濱 150036

檔案種類較多，而且涉及的領域較廣，內容十分繁瑣，因此需要做好檔案管理基礎工作，并充分認識到檔案管理基本工作對現代檔案管理工作的重要性。殘疾兒童作為弱勢群體，為了能夠更好的開展殘疾兒童救助工作，需要做好殘疾兒童檔案管理基礎工作，通過對殘疾兒童檔案進行規范化管理，進一步對殘疾兒童的基本生活保障和福利服務進行完善，使其成為殘疾兒童合法權益得以保障的重要依據。

殘疾兒童；檔案管理基礎工作；現狀；措施

為了能夠更好的規范殘疾兒童檔案管理工作，需要從基本工作抓起，檔案管理人員要從日常基礎工作入手，及時對工作中存在的不足之處進行補充，強化檔案管理基礎工作，以此來有效的提高殘疾兒童檔案工作的質量和效率，為殘疾兒童檔案工作的可持續發展奠定良好的基礎，使其成為保障殘疾兒童合法權益的重要依據。

一、高度重視，加強組織管理

殘疾兒童檔案工作需要給予充分的重視，并將其納入到重要的工作日程上來，進一步做好殘疾兒童檔案管理基礎工作，從思想認識、到人員及組織等各個方面都要到位，做好檔案收集工作，對檔案歸檔范圍和保管期限進行明確。歸檔范圍包括殘疾兒童的出生年月、性別、體驗表、父母相關的信息，同時殘疾兒童康復過程中所產生的各種資料也應納到歸檔范圍。

二、殘疾兒童檔案管理的規范化

首先，需要做好殘疾兒童檔案收集工作，利用統一規格的檔案袋來對采集到的檔案信息進行包裝和密封，而且在對相關檔案資料進行調集時，要有相關的憑證作為依據，檔案要具有統一的格式，收集的檔案要確保操作步驟的規范化。

其次，殘疾兒童檔案整理和歸類工作需要由專門的檔案管理人員進行，可以采用編碼形式來對檔案信息進行整理和歸類，以此來提高檔案管理的有序化，為檔案查找效率的提高奠定良好的基礎。

最后，在對殘疾兒童檔案進行保管過程中，需要保證檔案室環境的適宜性，不僅要具備良好的通風，而且進行除灰處理，控制好檔案室內空氣的溫度和濕度，保證檔案信息資源的安全。

三、加強對殘疾兒童檔案形成過程的指導、監督和檢查

殘疾兒童檔案文件形成時，在嚴格對殘疾兒童申請、入戶調查等過程中形成的文件材料進行審核，確保所收集到的檔案資料的真實性和齊全性。檔案管理人員要定期和不定期對檔案文件形成的過程進行監督、指導和檢查，控制好檔案形成過程中的質量。不僅在確保檔案文件資料的齊全性和完整性，同時還要確保文件材料的規范標準，確保案卷質量的全面提高，這對檔案后期的整理、加工和利用會帶來積極的促進作用。目前在相關部門和單位中，文字資料形成過程中和檔案管理工作存在相互脫節的問題，兩者各自為政，彼此分割，這對檔案管理工作帶來了不利影響。文件資料形成過程中和檔案管理工作相互關聯，具有不可分割性，檔案管理人員需要參與到殘疾兒童相關文件資料形成的整個過程，同時檔案人員還要積極參與到單位各項行政及業務活動中，對工作的內涵進行了解和掌握，并在工作中做好指導工作，使相關人員在書寫文件資料時要嚴格按照規范的要求進行，為檔案編輯加工工作提供更多的便利條件。對于各科室形成的文件資料要積極主動收集，確保歸檔材料的齊全性和完整性，為檔案后期的加工利用打下堅實的基礎。

四、完善檔案管理設施

檔案管理工作效率會受到檔案管理設備的直接影響，殘疾兒童檔案的管理也是一樣的。目前，檔案管理逐漸朝著數字化信息管理的模式前進，這不僅能提高檔案的安全性，同時也避免紙質檔案的過渡消耗，并且相比傳統的管理模式，更加的高效、便捷。在檔案管理工作開展時，應緊緊貼近時代潮流，引入最新的管理方法與設備，配備檔案現代化管理所需要的各種設施，加大檔案管理設施的投入力度，培養檔案管理人員努力提高自身的操作能力，并使其能夠熟練的對檔案管理系統進行應用，使檔案管理人員能夠將所學到的理論知識與實際工作有效的聯系起來，從而進一步提高殘疾兒童檔案管理基礎工作的效率。

五、建立檔案管理計算機信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案

殘疾兒童檔案要實現信息化管理，就必須建立檔案管理計算機信息系統，因此，在實際工作中，需要進一步改進和規范計算機條件下檔案管理工作流程，使之適應檔案信息化管理的需要。依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計。在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。

在電子檔案使用過程中，應注意到電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。同時還要重視電子檔案的真實性。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規范化和程序化管理；相當數量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。另外，電子檔案的法律效力問題也不容忽視，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

六、結束語

殘疾兒童作為弱勢群體，受到全社會的普遍關注，因此需要做好殘疾兒童檔案管理基本工作，特雖是在當前科學技術快速發展的新形勢下，更需要根據殘疾兒童檔案自身的特點，進一步對殘疾兒童檔案管理工作進行規范，充分的利用各種先進的技術來加快推動殘疾兒童檔案信息化建設，更好的實現殘疾兒童檔案的重要價值，有效的保障殘疾兒童的合法權益，使全社會能夠更關心弱勢群體，促進和諧社會的建設。

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［2］馮潔嫣兒童福利院孤殘兒童檔案的規范化管理［J］.上海檔案，2010-10-15.

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