加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的相關(guān)建議

文/江蘇省南菁高級(jí)中學(xué)實(shí)驗(yàn)學(xué)校 華慧

加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的相關(guān)建議

文/江蘇省南菁高級(jí)中學(xué)實(shí)驗(yàn)學(xué)校 華慧

本文就事業(yè)單位人事檔案管理工作進(jìn)行分析，并在結(jié)合上述問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出相關(guān)建議。

事業(yè)單位；人事檔案管理；問(wèn)題；建議

一、當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理中主要存在的問(wèn)題

（一）機(jī)構(gòu)及人員缺乏較強(qiáng)的人事檔案意識(shí)，未充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性。一直以來(lái)，存在不少機(jī)構(gòu)及人員缺乏對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，對(duì)人事檔案的了解比較片面，將其認(rèn)為是裁剪、裝訂以及保管等工作，缺乏對(duì)工作要求的認(rèn)識(shí)，也對(duì)工作實(shí)施持以一種應(yīng)付了事的心態(tài)。所以，人事檔案管理工作往往被忽略，主要就是因?yàn)橄嚓P(guān)人員缺乏足夠的了解和重視。

（二）缺乏完善的人事檔案管理制度，且未得到有效落實(shí)。部分單位為使管理人員的崗位職責(zé)得到明確，制定的規(guī)章制度也缺乏全面與完善；有的單位僅僅制定了檔案的借閱制度，或者有的單位即使制定了制度，卻受限于有限的管理水平，導(dǎo)致制度并未得到有效實(shí)施，對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化及制度化發(fā)展造成阻礙。

（三）人事檔案管理缺乏充足的人員配備，管理隊(duì)伍水平較差。檔案管理是一項(xiàng)比較重要的工作，卻未得到應(yīng)有的重視，導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案管理時(shí)往往設(shè)置專門的檔案管理人員，而且部分人事檔案管理人員由于缺乏系統(tǒng)的知識(shí)技能培訓(xùn)，其管理工作能力較差。而兼職人員在人事檔案管理工作中投入的時(shí)間和精力有限，以上因素均導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案未能得到快速建設(shè)與發(fā)展，檔案管理的水平也較低，為事業(yè)單位人事檔案管理工作水平的提高帶來(lái)不利影響。

（四）人事檔案保管不具備與檔案安全保管要求相符的硬件條件。目前檔案庫(kù)房大多比較簡(jiǎn)陋，將普通辦公用房作為檔案庫(kù)房的比較常見(jiàn)，也有單位將檔案庫(kù)房安置在地下室、底層或者辦公樓頂，檔案長(zhǎng)時(shí)間在高溫及潮濕作用下極易受損。庫(kù)房的門窗也比較普通，缺乏較好的封閉效果，也不具備理想的防盜、防光、溫度及濕度控制的作用，未進(jìn)行完善檔案安全保管設(shè)施的配置，與檔案安全保管的要求存在較為明顯的差距。

（五）人事檔案缺乏較高的現(xiàn)代化及信息化水平。當(dāng)前不少事業(yè)單位的人事檔案管理工作仍然是紙質(zhì)檔案的建立和保管，仍然將實(shí)體管理作為管理的重心，未隨著科技的進(jìn)步而加強(qiáng)人事檔案的電子化建設(shè)。而部分人事檔案室只是將計(jì)算機(jī)作為檔案目錄打印的工具，未實(shí)現(xiàn)人事信息的查詢及檢索功能，也不能進(jìn)行人事信息的有效處理，信息化水平有待提高，這使得統(tǒng)計(jì)只能依賴人工，嚴(yán)重浪費(fèi)了人力資源。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的相關(guān)建議

（一）強(qiáng)化宣教，提高事業(yè)單位職工的人事檔案意識(shí)。人事檔案管理部門應(yīng)加大宣傳，首先應(yīng)該從思想層面上提高職工對(duì)人事檔案工作的重視。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要給予足夠的重視，充分發(fā)揮自身領(lǐng)導(dǎo)作用，加強(qiáng)對(duì)檔案工作現(xiàn)狀及問(wèn)題的了解；并且，給予人事檔案管理制度上、組織上足夠的支持，提供充足的各方面資源，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的順利實(shí)施。人事檔案管理人員應(yīng)強(qiáng)化自身服務(wù)意識(shí)，提高人事信息開(kāi)發(fā)及利用的積極性，為事業(yè)單位各項(xiàng)重大決策，例如人才選拔、人事制度改革等提供有價(jià)值的人事檔案信息，并且確保檔案信息的可靠性與前瞻性，從而使人事檔案部門轉(zhuǎn)變成人事檔案信息中心，同時(shí)實(shí)現(xiàn)綜合服務(wù)職能的提升。

（二）促進(jìn)人事檔案管理制度的完善與實(shí)施。通過(guò)制度的建立與完善，使人事檔案管理在制度上有所依據(jù)，有利于人事檔案管理的合理與規(guī)范。在當(dāng)今社會(huì)中，需要切實(shí)按照《干部檔案工作條例》的要求，聯(lián)系事業(yè)單位人事檔案管理的實(shí)際狀況，促進(jìn)各項(xiàng)制度的完善，明確規(guī)定人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，例如接收、傳遞、保管以及查閱等。檔案人員也必須嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度，確保人事檔案管理規(guī)范實(shí)施。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理人員配備，積極提高職工的專業(yè)素質(zhì)。事業(yè)單位應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)人事檔案部門的管理，根據(jù)檔案冊(cè)數(shù)的具體情況配備充足的專兼職檔案管理人員，要求檔案人員具有充足的時(shí)間和精力開(kāi)展人事檔案的各項(xiàng)工作，包括建檔、歸檔以及檔案的開(kāi)發(fā)利用等。并且，針對(duì)人事檔案工作技術(shù)含量高、專業(yè)性強(qiáng)、政策性嚴(yán)的特點(diǎn)，要求檔案人員必須嚴(yán)于律己，切實(shí)做好自身思想政治建設(shè)，提高自身各方面的素質(zhì)修養(yǎng)，豐富知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員的政策水平以及業(yè)務(wù)技能。此外，也需要憑借先進(jìn)科技的應(yīng)用促使人事檔案管理工作更加合理與規(guī)范。

（四）加強(qiáng)檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供充足的物質(zhì)基礎(chǔ)。事業(yè)單位應(yīng)采取有效措施，加強(qiáng)人事檔案保管的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，設(shè)立獨(dú)立的檔案室，并且根據(jù)檔案安全保管的要求進(jìn)行檔案柜以及必需防護(hù)設(shè)備的配備，保證人事檔案保管的安全。

（五）加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極聽(tīng)取人事檔案工作一線人員的意見(jiàn)，選擇適用于單位的人事檔案管理軟件，促使人事檔案信息化得以實(shí)現(xiàn)。并進(jìn)行人事檔案信息查詢系統(tǒng)的建立，對(duì)個(gè)人及部門設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行了解，并進(jìn)行合理公開(kāi)，從而為人事工作提供更好的服務(wù)。

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