企業人事檔案的現狀與對策

文/大唐陜西發電有限公司延安熱電廠　白芝梅

企業人事檔案的現狀與對策

文/大唐陜西發電有限公司延安熱電廠白芝梅

隨著“以人為本”的人力資源要義深入企業經營理念，人事制度不斷優化完善，人事檔案管理制度在企業發展中的重要性日益凸顯。然而，當前企業人事檔案管理狀況不容樂觀，本文基于企業人事檔案管理現狀的分析，探析人事檔案管理面臨的問題，并提出針對性的改進措施。

企業人事檔案；現狀；措施

企業人事檔案是關于企業員工個人信息的記載，是個人學歷、資歷、經歷等方面的證據，為企業決策者開發和管理人力資源、作出人事決策提供科學依據，企業人事檔案管理工作的開展情況會對企業的經營管理狀況產生一定的影響。就目前企業人事檔案管理現狀而言，仍有許多棘手的問題亟待解決。

一、人事檔案管理的現狀

（一）基礎性管理工作的問題。當前企業人事檔案的基礎性管理工作呈現出一些漏洞和弊端，主要體現在以下幾個方面：

1.認識誤區，重視不足。一方面，企業管理者對人力資源的認知，決定了人事檔案管理工作的開展力度，如果企業管理者只是著眼于企業與員工的雇傭關系，而不貫徹以人為本的用人理念、開發和利用人力資源，就會導致對人事檔案管理工作流于形式，而非投入實際的支持。長此以往，人事檔案管理工作處于被忽視、被動應付的狀態，造成人事檔案管理制度不健全，難以發揮為人力資源管理工作服務的效能。另一方面，經濟效益是衡量企業經營狀況的重要價值尺度，一些企業目光短淺，只著眼于短期的經濟效益，忽視長遠發展，認為人事檔案對企業的貢獻小，因此不予重視，導致檔案散亂、丟失、篡改等違規現象的出現。

2.缺乏監督機制。定期的檢查、監督對人事檔案管理工作的順利開展大有裨益，否則就會造成人事檔案管理環節產生不必要的漏洞，如檔案資料收集不齊全、缺乏連續性，甚至造成遺失檔案等嚴重后果。而在人事檔案管理實踐中，由于缺乏相應的監督機制，導致企業人事檔案的混亂、無人問責，給后續工作的開展設置了不必要的麻煩，人事檔案的價值未能得到充分利用。

3.檔案管理人員素質、能力有限。一方面，受客觀因素的影響，如崗位變動、崗位輪換，一些人事檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識、尚未積累足夠的工作經驗、也未經歷系統的培訓學習，不明確檔案管理工作的基本要求，沒有達到檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等基礎性業務能力。檔案管理人員是具體檔案管理工作的實施者，其專業能力的高低直接影響日常檔案管理工作的進展狀況；另一方面，檔案管理人員的素質，包含敬業態度、責任感、人格品質等，一些檔案管理人員對工作的重視度不夠、投入精力不足、態度不端正、缺乏責任感，只是在被動應付差事，檔案管理人員的素質制約了檔案管理水平的提升。

（二）企業人事檔案質量差，參考價值低。企業人事檔案在質量方面存在不足之處，主要體現在：

1.收集歸檔工作制度不健全，收集的內容不翔實，執行力度不足，收集歸檔工作被動、不及時；

2.人事檔案資料缺乏真實性、準確性、完整性；

3.企業檔案管理人員在進行具體操作時，工作態度不夠嚴謹，隨意性大，甚至出現修改檔案內容的現象。

人事檔案是人力資源管理過程中用于選人、用人、開發人力資源的重要依據，關系到員工的晉升、薪酬以及職業發展，如果企業人事檔案本身在質量上出現問題，就會降低其參考價值，影響企業在人力資源方面的決策效率。

（三）人事檔案管理方式陳舊。傳統的企業人事檔案管理采用手工編輯、檢索等方式，這種管理方式耗時、費力、效率低、準確度低。人事檔案管理的陳舊方式，難免出現紕漏，給一些人以可乘之機，偽造檔案資料，弄虛作假、隱瞞實情等，致使人事檔案權威性大打折扣。隨著檔案管理技術手段的革新，人事檔案管理軟件在技術上已經比較成熟，并得到一定范圍的應用。計算機在日常生活中的普及程度已相當高，但尚未在人事檔案管理中得到廣泛運用，相關的技術手段還沒得到全面挖掘和充分利用，制約了人事檔案管理朝著科學化、信息化的方向發展。

二、人事檔案管理措施

上述企業人事檔案管理現狀所呈現出的問題不容忽視，必須采取相應的措施，提高人事檔案管理效率，使其發揮最大效能，人事檔案管理措施需從以下幾個方面加強：

（一）加強對人事檔案管理工作的認識。提高人事檔案管理工作的認識，根據主體不同，分為四個方面：1.人事檔案管理工作人員，做到人盡其責、加強工作的責任感，嚴守規章制度、轉變思想認識，重視人事檔案管理工作，明確其重要性，踏實認真地服務于本職工作。2.其他相關部門，積極配合人事檔案管理工作，提供切實的幫助，明確人事檔案管理工作與本部門工作之間的聯系與影響，相互協調、優化業務往來。3.企業員工，人事檔案與企業員工的利益息息相關，員工應該作為檔案監督系統中的一個環節，建立檔案保護意識，及時向有關部門和人員反映情況，監督人事檔案的真實性、客觀性、有效性。4.企業管理者，明確人事檔案管理工作影響企業戰略目標的實現，不應忽視人事檔案管理工作的重要性，建立并逐步完善人事檔案監督機制，定期對人事檔案管理工作開展檢查、指導、督促，并及時解決問題。

（二）提高檔案管理人員的素質與能力。企業的發展、科技的進步，對人事檔案管理人員提出了新的要求：1.企業需為檔案管理人員制定針對性的培訓方案，通過系統的專業技能培訓，檔案管理人員需掌握過硬的專業知識、實踐操作技能，提升綜合文化素養。2.培育和引導檔案管理人員的素質，如敬業奉獻、忠誠協作、踏實務實、好學精進等。良好的個人素質與過硬的專業能力形成合力，才能塑造出優秀的檔案管理人員。3.引入考核機制，定期對檔案管理人員的素質和能力進行考核與評估，及時發現問題，并采取切實有效的措施予以改進。

（三）規范人事檔案管理制度。每個企業的經營狀況、發展戰略都有所不同，企業應依據自身的實際情況來開展人事檔案管理工作，同時要以檔案管理領域內的科學理論與方法為指引，規范人事檔案管理制度，如檔案保管制度、企業人事檔案管理條例、檔案管理部門職責等，人事檔案管理制度是開展人事檔案管理工作的規范性說明、操作依據，完備且科學的人事檔案管理制度，規范了人事檔案管理的收集、整理、歸檔、查閱等工作環節，有利于實現人事檔案的真實性、準確性、權威性，促使人事檔案在人力資源管理與企業發展中實現效用最大化。

（四）人事檔案管理現代化與信息化。1.傳統的人事檔案管理手段已不能適應當下的實際需求，借助計算與現代通信設備等現代化的辦公設施，提高檔案信息傳遞的速率，減少工作人員處理信息的時間和工作負荷，提升工作效率和服務質量。2.引入計算機網絡系統、人事檔案信息系統等現代化的網絡資源，構建動態的、完備的、準確的人事檔案管理體系，實現人事資料及相關數據的高效整合，確保人事檔案資源的合理配置和高效利用。

三、結語

企業人事檔案管理現狀呈現出諸多問題，應當及時、有效地予以解決，從思想認識、管理人員素質、監督體系、制度規范性、管理方式現代化等方面循序漸進地實現企業人事檔案管理工作的優化升級。從而使企業人事檔案更具適應性、科學性和靈活性，更好地服務于企業管理、人力資源管理以及整體發展戰略。

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