檔案信息化安全管理策略探析

劉 軍

云南省昭通市檔案館 657000

檔案信息化安全管理策略探析

劉 軍

云南省昭通市檔案館 657000

現今，信息化已深入到社會生活多個領域中，檔案管理也逐漸朝信息化、網絡化與數字化管理模式轉變，電子文檔已取代紙質文檔。隨著電子文檔的應用證明，檔案信息化管理有無法比擬的時間、空間、資源等優勢，不過檔案安全保密問題也日益凸顯，變成檔案信息化管理備受關注的熱點問題。本文通過分析檔案信息化管理的優勢，闡述了檔案信息化安全管理策略。

檔案信息化；安全管理；策略

伴隨社會經濟的發展與網絡的普及使用，信息技術在生活中的地位越來越高，在檔案管理方面發揮的作用也越來越大，這對檔案信息化安全管理提出了更高要求。在信息化時代，強化檔案安全管理工作相當重要。因而，需確保檔案安全管理制度、科學與規范化，推動檔案管理工作的有序開展。

一、檔案信息化管理的優勢

（一）提高檢索速度，增強檢索準確性。傳統檔案管理需管理人員根據案卷與目錄實施手動查找，效率低，更易出錯。實施檔案信息化管理后，提高了檔案信息的查找速度，降低了差錯出現的可能性。同時，通過檔案信息化管理，還可實現相對復雜的模糊查詢。

（二）便于檔案信息資源的遠程傳輸。傳統檔案管理方法，在檔案信息使用上主要采取兩種方法：其一為直接到相應檔案管理部門完成查找；其二即發傳真或郵寄，均為使用者帶來諸多不便。而通過檔案信息化管理，利用現代網絡信息技術，可突破時間與空間限制，實現檔案信息資源的遠程傳輸，使用者就算是在距離較遠的網絡環境里，也能使用檔案信息，此種獨特便利性從某方面來講節省了人力、物力與財力。

（三）提高檔案管理工作效率。檔案信息化管理，從生成電子檔案后，信息檢驗、收集、歸檔、入庫等環節工作的開展均可在信息化自動平臺上實現，與傳統檔案管理方式相比，檔案管理與檔案使用上均產生了翻天覆地的改變，檔案管理工作效率得到極大提升。

二、檔案信息化安全管理策略

（一）及時生成電子檔案文件

對產生的檔案資料，應及時生成電子檔案文件，以免因管理松散使得信息被改動，針對在辦公期間形成的有公文性質的文件，一旦生成則不能隨意改動，若有改動的必要，還應通過嚴格審批，于文件收集生成期間作出的所有改動均應進行準確記錄，并對生成文件進行備份，一份封存，一份使用。

（二）維護并檢測檔案載體

通常情況下，電子檔案以脫機模式被保存在磁與光介質里，但截面材料各有差異，其化學穩定程度也有差異，因此檔案管理時需結合相應特征進行分類保存，增強檔案資料的安全性。同時，還應為電子檔案提供適宜磁、光介質保存的最佳環境，遠離強磁場與有害氣體。另外，針對所保存的電子檔案載體，應定期給予檢查校正，以防受人為因素影響而導致資料錯亂，引發不可挽回的損失。

（二）通過技術實現檔案信息化安全管理

1、加密技術。加密技術主要包括兩類，即對稱式與非對稱式。而對稱式加密實質為加密與解密密鑰一致，現今該加密技術應用范圍寬廣，典型的即對稱式加密（如美國政府用到的DES加密標準）。而非對稱式加密則稱之為雙密鑰碼加密，即網絡里每個加密通信者均具備兩個密鑰，其中一個密鑰能夠公開，而另一個則需保密。信息發送者在發文時用對方的公開密鑰，但接受者在密文解密時僅可依靠保密密鑰方可實現。如此，所有人均可依靠接收方的公開密鑰完成文件傳送，不過也只有知曉保密密鑰方可順利對密文實施解密，最終知曉文件內容。

2、權限控制。通常在權限控制方面使用頻率較高的方法即為各個合法用戶發放通行證，所發放的通行證主要由字母、數字或專門的符號共同組成，對用戶來講，若要訪問檔案數據庫，還應輸入所設置的正確的通行證，如此則能預防懷有惡意的人隨意進入系統的情況。

3、監控技術。我們常說的監控技術，即訪問控制技術的一種，在檔案館的內網與外網間增設障礙，即防火墻，開對進出兩個方向的數據系統通信展開監控與鑒別。同時，還可杜絕他人非法訪問檔案信息資源。

4、仿寫措施。仿寫措施，即通過特定軟件，讓電子文件始終保持在只讀狀態。如此，用戶也只能讀取到相應的文件信息，無法隨意改動信息。信息使用者通過計算機外存儲器只讀光盤只能讀取信息，不能刪減或改動信息。使用者通過一次性寫入式光盤能夠完成一次寫入、多次讀出，雖能夠實現信息追加，不過始終不能擦除原本信息。通過該不可逆記錄介質，能夠有效預防用戶隨意改動電子檔案，讓其保持在最初狀態，保障信息真實性。

（三）制定并完善檔案信息安全規章制度

做好檔案信息化管理工作的重要一環即不斷完善《保密法》《檔案法》《電子文件歸檔與管理規范》等相關法律法規制度，根據工作實際，檔案館也應制定可推動工作順利開展的電子歸檔與管理規章制度，將電子文件收集、整理與歸納等多環節工作納入相關人員崗位責職，使檔案管理員能有章可循、有法可依，做好自己的本質工作，不越軌，不違紀。

（四）提升檔案工作人員信息安全素質

一方面需強化檔案管理人員對待工作的責任感與敏銳感。盡可能展現檔案獨特功能，檔案管理人員應對工作負責，對組織負責，對自身負責，不斷改進服務態度，提高服務質量；另一方面需強化檔案管理專業理論知識的學習，檔案管理對工作人員的專業性操作能力要求高，檔案管理人員應緊跟社會發展腳步，分析自己不足認真參與培訓，本著終身學習理念，調整自身知識結構，方可將新時期的檔案管理工作落到實處。

總之，在信息技術飛速發展的今天，信息技術在人類社會多方面均展現出了其獨特魅力與無法比擬的優勢，國家建設與發展檔案事業的關鍵任務即實現檔案管理信息化。檔案信息化可保障檔案信息安全，為使用者提供準確數據信息，提高檔案管理與服務質量。對檔案管理人員來講，應認識與了解實現檔案信息化管理的優勢，除了做好電子信息保密工作外，還應結合工作實際分析信息化管理中可能存在的安全隱患，結合安全隱患找出可行解決之策，使檔案信息化建設工作得以順利推進，

[1]張玉瑛,英寶云.加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理[J].辦公室業務,2013(23):146-151.