淺談檔案信息資源開發利用工作

張 威

綏芬河市少年兒童業余體育運動學校

淺談檔案信息資源開發利用工作

張 威

綏芬河市少年兒童業余體育運動學校

檔案信息資源的開發利用，既是檔案學界時刻要面臨的實踐問題，也是學術界長期關注的理論課題。我國檔案界一直都很關注檔案信息資源開發利用這方面的工作，并且在這方面也得到了長足的發展。

一、科學的檢索, 是檔案信息資源開發利用的必要保證

（1）建立檢索工具體系。由于檔案館館藏量大, 如果沒有一套科學的檢索工具體系, 是難以實現對檔案的有效開發。針對這一情況, 檔案館可根據開發檔案信息的實際需要, 編制多種樣式的檔案檢索工具。如案卷目錄、案卷文件目錄、專題目錄等; 對科技檔案可編制分類目錄、底圖目錄等基本檢索工具和一些參考檢索工具, 從而達到快捷、準確的目的。（2）建立目錄中心。鑒于檔案館專業種類繁多, 且成立時間長短不一,接收檔案范圍不同, 館藏量相差懸殊等情況, 因而對那些館藏量較少的檔案館, 要盡可能把基層檔案室的全部檔案接收進館, 爾后以檔案館為主建立目錄中心, 為充分開發檔案信息資源創造條件。（3）建立開放檔案目錄。這是《檔案法》規定的檔案館工作任務之一,建立開放檔案目錄, 按規定及時開發檔案, 既體現了依法辦事, 又充分發揮檔案的作用。（4）編制、印發專題目錄。依據不同的專題編制各種專題目錄, 如編制一個單位、一個系統、一個年代的專題目錄, 或重要文件、專題文件的專題目錄等。（5）建立計算機檢索系統和縮微檢索系統。這些系統的建立既保護檔案原件, 又能快速檢索輸出打印, 還能搶救褪色蛻變檔案, 是現代化管理檔案的手段之一, 可謂一舉多得。

二、增加情報信息, 是檔案信息資源開發利用的又一特色

情報信息是檔案館獨具特色的信息服務方式, 它是指為特殊需要, 如教學科研、決策參考等提供高水平、高層次的信息化服務方式, 是檔案實現從“物的傳遞”向“知的傳遞”的轉化。它主要是將文獻和其他知識載體中有用的信息和知識開發出來, 形成二、三次的信息產品, 提供給檔案利用者。這是檔案工作學術性和情報職能的體現, 是檔案現代信息服務的重要方式。情報信息主要有以下幾種∶ 一是根據利用者的需要, 選擇重點的課題, 進行深入的調查研究, 對研究的課題所需要的文獻資料定期檢索, 然后定期將檢索結果提供給所需要的利用者; 二是對文獻資料進行代譯服務, 主動翻譯, 進行譯文檢索翻譯指導等; 三是對有些專題進行分類剪輯, 把剪輯好的有關信息資料提供給利用者等。

三、深入開展增值服務，是實行檔案信息資源開發的大膽嘗試

一是分散管理利用不便。二是單位檔案室本身業務繁忙，既沒有時間，也沒有面向社會提供利用的義務和條件。建立檔案文件服務中心，將各單位面向社會公布實施的有關文件，提前復制集中起來，面向社會統一提供利用。對未收集到中心的公開文件，負責提供代為查詢服務，不失為檔案部門提供社會化信息服務的一個好方法。此外，在服務層面上，還可借鑒圖書館、博物館的做法，利用館藏資料，開設陳列室，積極主動為社會服務。手段，提高服務效率。

四、完善檔案管理機制，是檔案信息資源開發利用的前提

要提高檔案工作的“快速反應能力”，必須提倡前端控制的做法。在檔案收集方面，要從源頭抓起，接收時間提前，對一些重要材料，尤其科技、政策性檔案信息要及時歸檔并提前收集進館，實行集中統一管理，使其及時發揮更大的作用。同時可以擴大接收、征收的范圍，加強與經濟、法律等聯系密切部門的專門檔案的收集，使館藏檔案更貼近大眾的需要。

五、完善編研方式，是檔案信息資源開發利用的手段

《中華人民共和國檔案法》規定“∶ 國家檔案館保管的檔案,一般應當在形成之日起滿 30 年向社會開放。”運用網絡技術, 通過實現檔案原件全文數字化、建設檔案信息數據庫、建立檔案信息網站三種方式, 可以使用戶及時地利用那些已經開放的檔案。紙制檔案原件全文數字化是使檔案信息數據上網運行的前提條件, 又是網絡環境下開發檔案信息資源的基礎, 在此基礎上才能對檔案信息進行分類, 建立檔案數據庫和檔案查詢系統。檔案的全文數字化就是將各種形式的檔案信息, 如文字、圖像、聲音、動畫等, 以數字記錄的方式全部存儲在光盤或磁帶等磁性載體上或計算機硬盤上, 并通過計算機網絡再現這些信息的過程。目前,各級各類檔案館開發和提供上網利用的檔案信息僅僅是二次信息, 即目錄、索引和文摘等, 而對作為一次信息的檔案全文信息及圖形圖像信息卻開發的很少, 用戶在網上只能看到檔案的索引、目錄, 卻看不到檔案全文, 網絡的優勢仍然無法顯示出來。所以, 當務之急就是實現檔案的全文數字化。在檔案信息數字化的基礎上, 各級各類檔案館( 室) 根據自己的館藏特色, 建立檔案數據庫。檔案數據庫不應該是簡單的檔案信息存儲系統, 它應該是對數字化的檔案信息進行深入加工和組合之后形成的專題性的、高層次的檔案信息的科學分類組合。它以按照檔案保管單位形成全宗數據, 可以按照社會領域形成政治、經濟、法律、教育、文化等各個領域的專業數據, 按照地域形成地域特色數據, 按照檢索的層次可以分為目錄數據、索引數據、文獻數據或全文數據等等。這樣,可以方便查詢檔案, 提高查全率和查準率, 提高信息的有序性、完整性、可理解性。另外, 檔案部門通過建立網站, 改變傳統的檔案信息開發利用方式, 以適應網絡環境。檔案網站建立在公共信息服務網絡上, 以主頁方式檔案館(室) 檔案的相關信息和相關服務,集服務窗口、宣傳窗口、對話窗口、中介窗口、交流窗口五項功能于一身。提供館室職能信息、庫藏資源信息、檔案利用服務信息、檔案工作信息以及相關資源信息。利用網絡技術, 發揮其時效性來開發檔案信息, 可以使檔案信息的傳遞速度提高幾十倍, 甚至上百倍, 在時間上可以最大限度地拉近開放后的檔案信息與用戶之間的距離, 并在一定程度上解決檔案信息傳遞滯后的問題。