高校檔案管理服務(wù)職能及如何有效發(fā)揮其作用

魏 紅

高校檔案管理服務(wù)職能及如何有效發(fā)揮其作用

魏 紅

檔案館是高校機(jī)構(gòu)的一個(gè)重要組成部分，它存在的根本意義就在于將高校的各種檔案永久保存下來(lái)，與其他機(jī)構(gòu)單位相比，表現(xiàn)出很強(qiáng)的穩(wěn)定性和獨(dú)立型。正是基于這種特殊屬性，要求著高校在管理工作層面，必須具備一套完善化的管理體系。此外，高校檔案也是國(guó)家檔案事業(yè)的組成部分，隨著社會(huì)的發(fā)展、經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的日新月異，高等教育事業(yè)建設(shè)也得到了深化，對(duì)于高校檔案的研究也愈發(fā)深入。為了更好地輔助教育事業(yè)的建設(shè)、服務(wù)于現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展，對(duì)于高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案館管理工作人員來(lái)說(shuō)，必須重新審視高校檔案館存在的價(jià)值，基于當(dāng)前高速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代背景下，探究高校方案管理服務(wù)職能的轉(zhuǎn)變，以及創(chuàng)新發(fā)展路徑。

高校檔案 服務(wù)職能 拓展

所謂“檔案”，簡(jiǎn)單一點(diǎn)講就是將某領(lǐng)域各類信息資源保存下來(lái)，它最大的特點(diǎn)就是原發(fā)性、記錄性、權(quán)威性。以高校檔案來(lái)說(shuō)，它真實(shí)記載了學(xué)校全方位、全領(lǐng)域的信息資源，包括從學(xué)校創(chuàng)立、發(fā)展等全過(guò)程。可以說(shuō)，高校檔案就是高校歷史發(fā)展的積淀，是高校文化的記錄者，對(duì)于推動(dòng)高校教育教學(xué)工作的整體性發(fā)展，具有重要意義。本次課題研究，運(yùn)用文獻(xiàn)追蹤法、列舉歸納法、研究分析等方法，借助于最新研究理論，結(jié)合著我校實(shí)際，對(duì)新時(shí)期我國(guó)高校檔案服務(wù)功能以及拓展，基于現(xiàn)狀、發(fā)掘問(wèn)題、探尋規(guī)律，進(jìn)而提出完善高校檔案管理服務(wù)職能拓展與實(shí)現(xiàn)路徑。

一、高校檔案管理工作

（一）高校檔案的特點(diǎn)

根據(jù)現(xiàn)行的（2008年8月頒布實(shí)施）《高等學(xué)校檔案管理辦法》條例中，針對(duì)高校檔案做了明確的定義。大致意思如下，高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)，在整個(gè)實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程當(dāng)中，能夠直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各類信息資源，以文字、圖表、聲像等不同載體形式被記錄、保存下來(lái)。

關(guān)于高校檔案的特點(diǎn)，可以歸納為三個(gè)方面。首先，高校檔案并不是簡(jiǎn)單純粹的管理工作，而是一種相對(duì)較為復(fù)雜的綜合性工作，最大的職能就是“服務(wù)”。總體來(lái)看，高校檔案集教育、科研、管理于一體，因此，其注重的是綜合性發(fā)展。其次，高校檔案各信息資源數(shù)據(jù)來(lái)源廣泛，涉及面比較廣，內(nèi)容豐富，涵蓋了文化、各專業(yè)學(xué)科、社會(huì)實(shí)踐、科研、校園生活、思政工作等。第三，在高校檔案管理工作中，核心內(nèi)容是科研檔案，比如，各專業(yè)院系的教學(xué)檔案、高校教師和學(xué)生的學(xué)術(shù)性論文、科研成果等，這些對(duì)于教學(xué)工作的開展，都是必不可少的珍貴資料。

（二）加強(qiáng)高校檔案管理的必要性

關(guān)于這一問(wèn)題，需要從高校教育本身來(lái)切入，從發(fā)展的視角來(lái)看待。

第一，高校檔案是高校發(fā)展的重要信息資源，對(duì)于學(xué)校的教學(xué)工作、科研工作具有不可替代的功能，同時(shí)還具備社會(huì)服務(wù)輔助性功能。這一點(diǎn)可以依據(jù)著高校檔案的實(shí)際內(nèi)涵來(lái)了解。高校檔案形成于高校各個(gè)時(shí)期、各個(gè)方面，它可以讓我們更加清晰的了解到學(xué)校歷史面貌，以及發(fā)展軌跡，從中可以幫助我們探尋發(fā)展規(guī)律，獲取到更加有價(jià)值的信息資源。大量的實(shí)踐研究一再表明，高校檔案對(duì)于推動(dòng)教育改革、教育質(zhì)量改善、教學(xué)效率提升、學(xué)校及師生權(quán)益的維護(hù)，具有重要的作用。

第二，高校方案管理是高等教育一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)工作得以順利開展與實(shí)現(xiàn)的不可缺少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。此外，一所高等院校檔案館管理工作的好壞，可以用來(lái)衡量學(xué)校管理水平的高低，換言之，它直接影響著校園整體風(fēng)貌的建設(shè)，包括思想政治、文化學(xué)風(fēng)等。從更深層的角度來(lái)看，它與學(xué)校各項(xiàng)管理制度關(guān)聯(lián)密切。

二、新時(shí)期信息時(shí)代下的高校檔案管理服務(wù)職能

關(guān)于高校檔案管理服務(wù)職能的一些基本內(nèi)涵，前文中也已經(jīng)進(jìn)行了介紹，從傳統(tǒng)意義上來(lái)看，大眾認(rèn)識(shí)中的高校檔案館，它的主要服務(wù)職能在于對(duì)高校檔案信息的積累、保存，并在此基礎(chǔ)上加以適當(dāng)延伸，盡可能地拓展其職能。在這種過(guò)程中，高校檔案的價(jià)值充分顯現(xiàn)。比如，信息服務(wù)功能逐步面向高校師生，因?yàn)樗暮诵膬?nèi)容是教學(xué)、科研，檔案館可以為師生的“教”“學(xué)”工作創(chuàng)設(shè)更加有利的環(huán)境、氛圍、條件。當(dāng)然，這些信息服務(wù)功能并不僅僅局限于校園內(nèi)，即便面向廣大的社會(huì)公眾，它也可以為人們提供相應(yīng)的服務(wù)。例如，它可以提供各種檔案信息的二次加工成果，簡(jiǎn)單一點(diǎn)講，就是指，充分挖掘出高校檔案“貯藏”、“利用”這兩大基本職能。但是，在新時(shí)期，隨著高等教育不斷變革發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期高校教學(xué)工作，在這種情況下，其服務(wù)職能的發(fā)揮也就受到了諸多限制。因?yàn)樵趥鹘y(tǒng)管理模式下，高校檔案館的收集對(duì)象主要以紙質(zhì)檔案為主，包括收集、整體、保存、管理等，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，并且失誤率不斷攀升。

在新時(shí)期信息技術(shù)不斷發(fā)展的環(huán)境下，現(xiàn)代信息技術(shù)廣泛地應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域中來(lái)，以各種形式將檔案載體更好地保存下來(lái)，包括電子文件、磁盤、縮微膠片等。不斷推動(dòng)著高校檔案管理服務(wù)方式發(fā)生著翻天覆地的變化，而相應(yīng)的其職能也得到了拓展。關(guān)于這一時(shí)期高校檔案管理服務(wù)職能的轉(zhuǎn)變、拓展，表現(xiàn)如下：

第一，高校檔案服務(wù)職能社會(huì)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)滲透到教育每一個(gè)環(huán)節(jié)。以本地的幾所高校來(lái)說(shuō)，為了適應(yīng)教育教學(xué)工作，陸續(xù)建立起校園網(wǎng)。具體表現(xiàn)為，在紙質(zhì)文件形成的同事，產(chǎn)生了大量的電子類文件，使得檔案管理工作朝著信息化方向去發(fā)展、去轉(zhuǎn)變。在這種局面下，逐漸打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案利用的局限性。此外，檔案信息資源通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等手段來(lái)滿足不同利用者的需要，直接促使著高校檔案管理從單一的保管職能，開始向全方位的服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。第二，宣傳交易職能更加深入。通常情況下，高校檔案是高校發(fā)展歷史的一個(gè)整體性記載，其中涵蓋了不同階段、不同環(huán)境下的各類原始信息。其中大部分資料都是學(xué)校老一代知識(shí)分子做出的貢獻(xiàn)，同時(shí)也是最好的見證，尤其是在科學(xué)文化領(lǐng)域，許多寶貴的資料都可以用來(lái)高校思政教育工作。

三、高校檔案管理服務(wù)職能創(chuàng)新發(fā)展路徑

通過(guò)相關(guān)的分析了解后，可以得知，在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代，高校檔案管理工作表現(xiàn)最突出、最活躍的功能是服務(wù)層面，包括校園文化建設(shè)、社會(huì)發(fā)展服務(wù)等。因此，在這里重點(diǎn)結(jié)合著我校實(shí)際，基于科學(xué)文化建設(shè)的視角，探尋高校檔案管理服務(wù)職能在這一時(shí)期的發(fā)展道路、方向。

何為“高校文化”？高校校園文化是指高等院校以大學(xué)生特有的思想觀念、價(jià)值取向等作為理論核心，通過(guò)實(shí)踐來(lái)錘煉并強(qiáng)化校園人際關(guān)系、生活規(guī)范與行為方式。以我校為例，在該領(lǐng)域發(fā)展建設(shè)層面上，由我校學(xué)生參與創(chuàng)辦的報(bào)刊、學(xué)生社團(tuán)及其他文化設(shè)施為表征的文化氛圍、精神環(huán)境等。

（一）目前主要存在的問(wèn)題

第一，對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)程度還是不夠，包括校領(lǐng)導(dǎo)、檔案館工作人員，檔案意識(shí)過(guò)于薄弱。這一點(diǎn)主要體現(xiàn)在日常的教學(xué)管理工作當(dāng)中，比如在機(jī)構(gòu)設(shè)置上、人員配置上、經(jīng)費(fèi)投入上、硬件設(shè)施建設(shè)上，無(wú)法更好地滿足學(xué)校檔案管理工作的實(shí)際發(fā)展，在這種情況下，勢(shì)必限制著我校檔案管理工作水平，以及各領(lǐng)域的研究項(xiàng)目。當(dāng)然，這與當(dāng)下的教育形勢(shì)關(guān)聯(lián)較大，近幾年，隨著我校大范圍擴(kuò)招，使得原本就經(jīng)費(fèi)緊張的情況，變得更加困難。不僅是我校，包括周邊的幾所院校，大多都是從自身?xiàng)l件以及辦學(xué)效益出發(fā)，將資金著力用在與辦學(xué)直接相關(guān)的項(xiàng)目上。比如，擴(kuò)建校園規(guī)模、組建培訓(xùn)師資隊(duì)伍等，以及將經(jīng)費(fèi)投入到與教學(xué)科研關(guān)系比較密切的項(xiàng)目上。在這種局面下，大家都存在一種錯(cuò)誤的思想，即檔案管理屬于長(zhǎng)期建設(shè)工作，在短期內(nèi)擱淺一下“無(wú)關(guān)緊要”。最終造成高校檔案管理信息化建設(shè)明顯不足，無(wú)法將服務(wù)職能充分的發(fā)揮出來(lái)。

第二，檔案管理不規(guī)范、依法管理觀念較差、工作人員素質(zhì)參差不齊。不少高校檔案管理工作人員，對(duì)相關(guān)的檔案管理制度了解不夠透徹，對(duì)相關(guān)的法律法規(guī)條例缺少學(xué)習(xí)，比如《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等。人員服務(wù)意識(shí)淡薄，大多都是坐等其他部門人員來(lái)上門交檔案，自己很少去主動(dòng)關(guān)注、主動(dòng)學(xué)習(xí)、主動(dòng)去宣傳檔案知識(shí)。此外，部分管理員對(duì)于檔案管理的真正內(nèi)涵理解錯(cuò)誤，錯(cuò)誤的以為檔案工作只不過(guò)是“材料的看管員”。

（二）高校檔案服務(wù)職能拓展與創(chuàng)新路徑

首先，從國(guó)家戰(zhàn)略發(fā)展層面來(lái)看，必須清楚地認(rèn)識(shí)到，高校檔案管理服務(wù)具有方向性、指導(dǎo)性、促進(jìn)性的作用，因此，可以從管理體制、法律法規(guī)等層面來(lái)完善并實(shí)現(xiàn)。

實(shí)行檔案機(jī)構(gòu)獨(dú)立建制的模式，并加強(qiáng)資源整合力度。前國(guó)家主席胡錦濤曾在黨的十七大會(huì)議報(bào)告中明確指出，在檔案事業(yè)建設(shè)上，需要加大機(jī)構(gòu)整合力度。此后，國(guó)家檔案局館長(zhǎng)，楊冬權(quán)堅(jiān)決貫徹這一會(huì)議精神，在全國(guó)的檔案局會(huì)議上，首次提出了“大檔案”的思想。簡(jiǎn)單一點(diǎn)講，就是指要以館際合并、館際合作、設(shè)立分館、集中備份、館室合作、信息整合、網(wǎng)絡(luò)共享等多形式來(lái)建設(shè)，將各類分散的檔案信息資源變得更加集中，并將各零星的檔案信息借助于互聯(lián)網(wǎng)信息平臺(tái)加以系統(tǒng)融合，從而更好的服務(wù)于社會(huì)。在法律法規(guī)完善層面，現(xiàn)行的“中華人民共和國(guó)檔案法”，與現(xiàn)代實(shí)際出現(xiàn)一些偏差，包括服務(wù)方向、內(nèi)容、行為規(guī)范、經(jīng)費(fèi)、法律責(zé)任等，這些都需要進(jìn)一步完善。比如，規(guī)定文獻(xiàn)資源建設(shè)與布局、規(guī)定高校檔案館的發(fā)展和布局，此外像一些業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、崗位人員編制等，都需要以法律的形式確立下來(lái)。

其次，從高校自身科學(xué)文化建設(shè)的層面來(lái)看，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況來(lái)制定出具有策略性的方案。

第一，校/院領(lǐng)導(dǎo)要重視，從思想觀念上轉(zhuǎn)變。人的問(wèn)題始終是第一位的，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)干部還是基層管理人員，思想落后、意識(shí)淡薄，是高校檔案管理服務(wù)水平低下的主要原因。對(duì)于高校檔案管理人員來(lái)說(shuō)，在信息化時(shí)代環(huán)境下，他們的職責(zé)隨著技術(shù)的進(jìn)步、理念的轉(zhuǎn)變，也發(fā)生著深刻的變化，已經(jīng)由過(guò)去純粹的檔案資料保管員，變成了如今的檔案信息資源的開發(fā)者、知識(shí)的提供者，并且要求其掌握具備相關(guān)的信息技術(shù)。總之，貫徹落實(shí)人本管理理念，是服務(wù)職能拓寬的基礎(chǔ)條件，依據(jù)著《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合著本校實(shí)際，將“以人為本”的管理思想融入到整個(gè)教學(xué)工作、校園科學(xué)文化建設(shè)之中。

第二，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，強(qiáng)化技術(shù)設(shè)備的更新。在人員配置、機(jī)構(gòu)設(shè)置上，改善高校檔案館結(jié)構(gòu)。新時(shí)期，檔案管理服務(wù)職能要想得以充分的展現(xiàn)發(fā)揮，就必須充分借助于信息化技術(shù)，需要加大人、財(cái)、物的投入、使用。因此，這需要校領(lǐng)導(dǎo)盡可能地爭(zhēng)取一些資金，購(gòu)置一些先進(jìn)的復(fù)印機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等。在機(jī)構(gòu)設(shè)置上，重塑檔案館的適應(yīng)性結(jié)構(gòu)。館藏檔案信息資源是高校檔案館賴以生存的物質(zhì)基礎(chǔ)，當(dāng)然，這也是對(duì)其資源整合、開發(fā)、利用的前提。因此，借助于信息技術(shù)，將各類、各領(lǐng)域、各階段的信息資源分類總結(jié)，比如，學(xué)校歷史上發(fā)生過(guò)怎樣的大事件？取得的成果、知名人物等，均賦予其歷史意義和文化意義。具體可設(shè)立專門的檔案資料庫(kù)，在分類、整合的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步擴(kuò)寬檔案資源收集范圍，比如，黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)等檔案資源，通過(guò)形式化的改造，更好地服務(wù)于校園科研文化建設(shè)。

四、結(jié)語(yǔ)

本文關(guān)于高校檔案管理服務(wù)職能的研究，首先闡明了此次選題研究的目的和意義；然后簡(jiǎn)單介紹了高校檔案管理服務(wù)職能，包括具體表現(xiàn)、特性等；第三，就當(dāng)下國(guó)內(nèi)高校檔案管理服務(wù)職能拓展的現(xiàn)狀，并結(jié)合著我校實(shí)際情況，以及所取得的一些成就，簡(jiǎn)要分析，并系統(tǒng)的概述了相關(guān)的問(wèn)題因素；最后，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、弊端，提出了一些創(chuàng)新發(fā)展的路徑，表述了個(gè)人見解。總之，高校檔案管理服務(wù)職能，在新時(shí)期，必須把握住大方向，各項(xiàng)功能的拓展，需要與整個(gè)社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)，包括在教育層面、社會(huì)服務(wù)層面，都應(yīng)當(dāng)本著“服務(wù)人民”這一核心宗旨，這也是高校檔案管理工作的實(shí)際發(fā)展內(nèi)涵，更是整個(gè)高等教育的本質(zhì)。

［1］劉招蘭.新時(shí)期背景下高校檔案館公共服務(wù)發(fā)展與傳承方向［J］.蘭臺(tái)世界旬刊，2014（8）：105～106.

［2］李君.從重藏輕用到藏用皆重——當(dāng)前信息化時(shí)代高校檔案館職能的轉(zhuǎn)變［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2012（1）：81～81.

［3］趙憲珍，趙明.高校檔案館文化教育功能探析［J］.蘭臺(tái)世界，2013（23）：53～54.

（作者單位：湖南廣播電視大學(xué)）

魏紅（1971-），女，長(zhǎng)沙，本科，湖南廣播電視大學(xué)，助理研究員，研究方向：高校檔案研究。