現代檔案管理體系發展趨勢分析

李冬梅

(鶴崗市人民醫院 黑龍江 鶴崗 154100)

現代檔案管理體系發展趨勢分析

李冬梅

(鶴崗市人民醫院 黑龍江 鶴崗 154100)

傳統的檔案管理模式以人工為主，不僅工作效率較低且極易存在失誤現象，已經無法滿足時代的發展需求，基于信息化以及自動化建設的發展形勢，檔案管理模式創新具有必然性。現階段，我國現代檔案管理已逐漸形成了數字化管理平臺，本文以客觀層面為切入點，對現代檔案管理體系在未來的發展進行論述。

1 現代檔案管理體系概述

1.1 特點。現代檔案管理體系主要提煉于傳統檔案管理的發展歷程，主要內容是對檔案管理相關工作進行信息化處理，例如，檔案資料查閱、管理、鑒別以及收集等。相對比傳統檔案管理而言，現代檔案管理結合了先進的信息化技術，可以將傳統的紙質文件轉換為信息數據，例如，電子文檔等，利用計算機可以對其進行有效的儲存、管理以及查閱，促使檔案信息實現了資源共享。應用現代檔案管理體系，需要數字化平臺作為支撐，通過數字化平臺，可以為受眾提供檔案管理服務，不僅為受眾的檔案查閱提供了較大的便捷性，還有效提高了檔案信息利用率。

1.2 優勢。傳統的檔案管理模式，在記錄、保存信息資料時往往只能選取紙質文件，不僅不利于受眾及時查閱相關信息，占據大量的儲存空間，還不利于檔案管理者進行管理，導致檔案出現缺失等現象。基于數字管理平臺的支持，擇取現代管理模式儲存檔案信息，不僅可以提高受眾的信息查閱速度，還可以節約檔案儲存成本與空間，除此之外，利用計算機管理檔案信息，可以有效提高檔案存儲的安全性，避免檔案遭受人為破壞、自然災害，例如，人為損毀、火災、水災等。擇取現代管理模式，可以有效提高檔案管理的信息化水平，提高檔案管理的有序性、規范性。

1.3 完善措施。要想有效完善現代檔案管理體系，必須優化軟件使用以及軟件配置管理。首先，要確保軟件實現全面配置，確保其擁有良好的性能，不存在功能缺失的問題。在現代檔案管理體系的應用過程中，軟件與硬件的配置十分重要，只有軟硬件實現最優配置，才能確保在檔案管理過程中，管理軟件可以成功地對紙質檔案進行數據轉換，并將其完整地保存在數據庫中。其次，保存完檔案信息數據后，還要對其實施整合管理措施，為檔案信息檢索工作奠定良好的基礎條件。

2 現代檔案管理體系在未來的發展

2.1 先進的管理手段。基于信息化以及數字化的發展形勢，檔案管理工作必將不斷創新與發展。全新型且更貼合社會發展需求的檔案管理模式必將全面取代現今檔案管理模式，新型檔案管理模式不論是管理方法，還是管理理念均會有大突破，而且隨著新型檔案管理模式的應用及推廣，相關管理內容也將得以全面革新與深化。基于檔案管理體系的未來發展趨勢，檔案管理工作畢竟更具快捷性與簡便性，檔案管理人員在工作過程中，要保證具有良好的管理質量與效率。因此，新型檔案管理體系必將對檔案管理的各個環節進行合理有效的優化與完善，例如，檔案調研、檔案檢索、檔案統計、檔案編制以及檔案采集等，從而推動檔案管理工作全面實現自動化，致使多項業務之間可以實現無縫銜接。除此之外，新型檔案管理工作還會具有云端推送服務功能，促使網絡資源共享覆蓋面更廣，這種創新與發展，將會促使檔案管理工作進一步實現信息化與數字化建設。

2.2 管理方法多樣化。現階段，數字化觀念已經深入人心，并受到了很多行業領域的廣泛應用及大力推廣，隨著社會的發展，檔案管理領域必將出現大量的新潮思想與管理理論，除此之外，科學技術的不斷創新，也將推動檔案管理軟件實現全面創新，促使其類型更具多樣化，數量規模更加龐大，基于這種發展形勢，檔案管理方法的發展趨勢必將是多樣化建設。檔案管理的這種發展趨勢可以為相關人員提供一個討論平臺，結合實際與理論相連的方式，可以提高人們對新型檔案管理模式的認知程度，進而對其進行有效的革新與完善，促使其成為具有科學性、合理性、有效性以及可行性的新型管理方法，這種發展趨勢必將推動我國檔案管理工作實現進一步完善。

2.3 完善的管理制度。建立檔案管理體系屬于系統性工作，它需要整合多項檔案管理任務，例如，確立檔案管理制度、設立檔案、設置檔案管理組織機構以及建設檔案基礎設施等，檔案管理工作為了適應未來社會的發展需求，必將會對檔案管理制度提出更加規范性的要求，建立健全檔案管理制度將成為檔案管理工作的主要任務。建立具有良好的完善性以及規范性的檔案管理制度，可以有效提升檔案管理工作的業務水平。未來社會的檔案管理工作必將對檔案管理的業務進行全新規范，例如，資源共享、技術鑒定、數據交換以及文檔保存等。

2.4 管理專網實現開放建設。未來社會，網絡覆蓋范圍將越來越大，發展水平越來越高，檔案管理工作為了將優質的服務提供給更多的受眾，必將對管理專網進行開放性建設。隨著檔案管理專網訪問人數的不斷增加，檔案管理工作會積極引進大量的先進設備以及專業人才，從而確保檔案信息具有良好的利用率。

TP391

A

1672-5832(2016)02-0280-01