淺談如何做好國(guó)有企業(yè)的文書檔案工作

程 坤

(鹽城市交通投資有限公司 江蘇 鹽城 224002)

淺談如何做好國(guó)有企業(yè)的文書檔案工作

程 坤

(鹽城市交通投資有限公司 江蘇 鹽城 224002)

國(guó)有企業(yè)的文書檔案記載著企業(yè)發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀地反映單位的問(wèn)題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面的過(guò)程和成果。本論文從工作實(shí)踐出發(fā)，就國(guó)有企業(yè)做好文書檔案工作提出三點(diǎn)想法，以期提高檔案人員的工作能力。

領(lǐng)導(dǎo)重視；利用現(xiàn)代技術(shù)；多學(xué)科學(xué)習(xí)

文書檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。本文結(jié)合國(guó)有企業(yè)的實(shí)際情況就如何做好文書檔案工作進(jìn)行探討。

1 爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好國(guó)有企業(yè)文檔管理工作的前提

1.1 愛(ài)崗敬業(yè)，影響領(lǐng)導(dǎo)的重視意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對(duì)文檔人員工作的滿意度。因此，要想使企業(yè)的文書檔案工作有起色，文檔工作人員要注重完善自我，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，干出業(yè)績(jī)，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

1.2 加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為文書檔案工作不是主要的工作，不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，可有可無(wú)。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作的重要性。首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作開展情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā)；其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上級(jí)政府機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書檔案工作的重要性。

2 利用計(jì)算機(jī)技術(shù)是加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)文檔管理工作的關(guān)鍵

隨著改革的深入發(fā)展，國(guó)有企業(yè)文檔管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，諸如文件和檔案數(shù)量越來(lái)越多，給保管和提供利用帶來(lái)困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地解決問(wèn)題。

2.1 掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向，所以文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2.2 利用現(xiàn)代化應(yīng)用技術(shù)，科學(xué)管理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大，而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解不同，對(duì)同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的情況，從而影響案卷的質(zhì)量，給后續(xù)的利用工作帶來(lái)不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，只需要以件為單位按保管期限歸檔，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率，真正達(dá)到了簡(jiǎn)化整理、深化檢索的目的。

3 提高業(yè)務(wù)素質(zhì)是加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)文檔管理工作的根本

國(guó)有企業(yè)文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性和主動(dòng)性，努力提高文檔管理人員的知識(shí)水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對(duì)文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來(lái)那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。

3.1 進(jìn)一步提高文檔管理人員對(duì)文檔工作的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)管理意識(shí)。

文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，開闊的專業(yè)視野、完整的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能做好新時(shí)期的文檔管理工作。一是通過(guò)學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》和國(guó)家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)；二是加強(qiáng)對(duì)文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用等環(huán)節(jié)的管理，建立一個(gè)文檔管理的考核體系，加強(qiáng)對(duì)文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

3.2 進(jìn)一步加強(qiáng)文檔管理制度的建設(shè)，建立長(zhǎng)效機(jī)制。

首先，要建立健全在職教育的長(zhǎng)效管理制度，如省檔案局及市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班；其次，要建立在職教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以使文檔管理工作人員產(chǎn)生一定的緊迫感和危機(jī)感，積極主動(dòng)地參加在職教育，努力更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。

3.3 進(jìn)一步明確文檔管理在職培訓(xùn)的原則，優(yōu)化課程內(nèi)容。

相對(duì)于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實(shí)性和時(shí)效性。在職教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長(zhǎng)的原則。第一，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)的新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)一次性教育的不足；第二，學(xué)習(xí)相關(guān)學(xué)科知識(shí)。文書和檔案工作融會(huì)了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，在職教育應(yīng)注重對(duì)相關(guān)學(xué)科知識(shí)的補(bǔ)充和更新；第三，學(xué)習(xí)現(xiàn)代科技知識(shí)。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是當(dāng)前文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標(biāo)志之一，國(guó)有企業(yè)文檔工作者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。

當(dāng)前，國(guó)有企業(yè)面臨著向“深水區(qū)”改革的重任，隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷完善，文檔管理無(wú)論從內(nèi)容和形式，還是從管理和服務(wù)，都需要不斷改革創(chuàng)新，只要領(lǐng)導(dǎo)重視，注重利用科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)多學(xué)科學(xué)習(xí)，國(guó)有企業(yè)的文檔管理工作一定會(huì)適應(yīng)新形勢(shì)，結(jié)出新成果。

程坤(1970.08-)，女，漢族，江蘇鹽城人，檔案助理館員，中央黨校函授本科學(xué)歷，單位：江蘇省鹽城市交通投資有限公司，研究方向：檔案管理。

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