教學(xué)秘書工作中存在的問題及對策

孫燕波

?

教學(xué)秘書工作中存在的問題及對策

孫燕波

【摘 要】高校教學(xué)管理的重點工作是教務(wù)管理，而院系級教務(wù)管理是學(xué)校教學(xué)管理的基層管理，直接服務(wù)于教學(xué)一線，作為教學(xué)秘書的管理水平將直接關(guān)系到教學(xué)工作的開展，關(guān)乎著教學(xué)質(zhì)量的優(yōu)劣，直接影響到學(xué)校的生存與發(fā)展。本文結(jié)合多年教務(wù)工作實踐，針對教學(xué)秘書工作中存在的問題給出了幾點建議。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)秘書工作 問題 對策

一、教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)及工作能力

（一）服務(wù)意識和吃苦耐勞精神

教學(xué)秘書的工作是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生，具有很強(qiáng)的服務(wù)性。教學(xué)管理工作瑣碎、繁雜，因此要求教學(xué)秘書必須具備吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神。教學(xué)秘書平時忙忙碌碌，事情干了一籮筐，但真正能看得到、提得起的業(yè)績并不多，這就要求教學(xué)秘書以大局出發(fā)，著眼全局，當(dāng)好參謀，發(fā)揮好助手作用，以一顆坦然、平靜、不求名利的心態(tài)對待自己所從事的工作。

（二）良好的溝通、組織協(xié)調(diào)能力

教務(wù)管理工作是學(xué)校、老師、學(xué)生之間的溝通橋梁，教學(xué)秘書的工作具有承上啟下的作用。因而溝通、協(xié)調(diào)就成為了學(xué)校教學(xué)管理活動正常運轉(zhuǎn)的重要紐帶，教學(xué)秘書所需的溝通協(xié)調(diào)能力分為內(nèi)部協(xié)調(diào)和外圍協(xié)調(diào)。所謂內(nèi)部協(xié)調(diào)就是各個院系的教學(xué)秘書對自己院系內(nèi)部的事物，所在院系的師生的教與學(xué)的協(xié)調(diào)情況。外圍協(xié)調(diào)就是對其他院系的教與學(xué)的情況也應(yīng)有所了解。同時，要做好管理工作的承上啟下、信息傳遞到位，教學(xué)秘書還需要對教學(xué)過程的人力、物力、財力進(jìn)行科學(xué)的統(tǒng)籌安排，充分發(fā)揮個人主觀能動的積極性，做到各種資源的合理配置。

（三）良好的綜合能力素質(zhì)

作為協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理教學(xué)工作的教學(xué)秘書，除應(yīng)具備業(yè)務(wù)知識外，同時還要具備較強(qiáng)的綜合能力素質(zhì)。如：表達(dá)能力、溝通協(xié)調(diào)能力、團(tuán)結(jié)協(xié)作能力、交往應(yīng)變能力、研究創(chuàng)新等能力。教學(xué)秘書經(jīng)常要組織一些教學(xué)輔助活動，如召開教學(xué)檢查師生座談會，組織教師進(jìn)行教學(xué)活動討論會等活動。在什么背景下、什么時間內(nèi)、組織什么樣的活動，要達(dá)到什么樣的活動效果，這些都要求教學(xué)秘書要善于把握時機(jī)，調(diào)動人員組織搞好形式、內(nèi)容豐富的教育教學(xué)活動。良好的書面和口頭表達(dá)能力，又為開展各項活動奠定堅實的基礎(chǔ)。如起草清晰、簡明的書面文件，整理材料寫出概括、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膱蟾妫换顒舆^程中，口頭表達(dá)要求語言流暢、口齒清晰、條理清楚、重點突出、做到有的放矢。

（四）高效率工作能力

院系對教學(xué)管理的執(zhí)行工作大部分由教學(xué)秘書完成，而繁雜的教學(xué)管理工作需要教學(xué)秘書有高效率工作的能力。經(jīng)過多年的工作經(jīng)歷，對很多教務(wù)工作或多或少的掌握了一些規(guī)律。我們可以對重復(fù)的事情進(jìn)行分析歸納，分析出事情的輕重緩急，安排好工作進(jìn)程，縮短工作時間。

（五）過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)

懂得教學(xué)管理的專業(yè)知識對于教學(xué)秘書來說，是必須具備的。除此，還要熟悉管理學(xué)、心理學(xué)、檔案管理等知識，這樣才便于教學(xué)事務(wù)的科學(xué)管理，檔案保存有序性、規(guī)范性、完整性、系統(tǒng)性，以備在使用時方便快捷的查詢。隨著教學(xué)管理工作的網(wǎng)絡(luò)化，提高計算機(jī)應(yīng)用水平，熟練掌握常用的辦公軟件、網(wǎng)絡(luò)信息、數(shù)據(jù)庫操作、文字處理等技術(shù)，也就成了教學(xué)秘書義不容辭的學(xué)習(xí)任務(wù)，時刻不忘跟緊時代步伐，不斷地學(xué)習(xí)和充實提高。只有做到精通軟件的運用性能和使用技巧，才能更為熟練地運用教學(xué)管理軟件，以確保教務(wù)管理工作按時保質(zhì)的完成、促進(jìn)教學(xué)管理資料整理的規(guī)范化、完整性。

二、院系教學(xué)秘書工作中存在的問題

（一）缺乏有效的獎懲措施，重視度不夠

某些高校缺乏有效的獎懲措施，對于教學(xué)秘書的繼續(xù)深造問題關(guān)心不夠，使得教學(xué)秘書相對于任課教師來說，學(xué)習(xí)的機(jī)會較少，平常忙于常規(guī)的教學(xué)管理實務(wù)，很少有外出深造或調(diào)研的機(jī)會。在個別領(lǐng)導(dǎo)心中，教學(xué)秘書是一項工作的具體執(zhí)行者、服從者，那么對工作就不能有個人的主見。在一些老師心中，教學(xué)秘書是“打雜工”。導(dǎo)致教學(xué)秘書覺得自己的工作不是很受重視，容易使教學(xué)秘書心理失衡，甚至滋生了不良心態(tài)。

（二）自我要求不高，積極性不足

一些教學(xué)秘書對本職工作的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為院系的教學(xué)秘書只是輸入考試成績、編排課表、傳達(dá)教務(wù)管理部門的文件等簡單工作，忽略了教學(xué)秘書在院系教學(xué)工作中的其他作用。一些教學(xué)秘書覺得自己的工作只要按部就班地完成，工作只要不出錯就行，往往以較低的標(biāo)準(zhǔn)來要求自己，缺乏工作的積極性和對工作的熱情。

三、解決問題的建議

首先，要加強(qiáng)教學(xué)秘書的教務(wù)職業(yè)技能培訓(xùn)。學(xué)校要為教學(xué)秘書繼續(xù)深造、外出調(diào)研創(chuàng)造條件。也可以對教學(xué)秘書進(jìn)行定期的崗位培訓(xùn)，使教學(xué)秘書對教務(wù)管理的知識技能方法更加熟練地掌握。其次，應(yīng)充分認(rèn)識到教學(xué)秘書的重要性和在教學(xué)管理工作中所發(fā)揮的作用，提高教學(xué)秘書的地位和待遇，改變教務(wù)“低地位”的現(xiàn)狀。再次，要創(chuàng)造有利于教學(xué)秘書自身發(fā)展的環(huán)境，建立教學(xué)秘書職務(wù)晉升機(jī)制，調(diào)動教學(xué)秘書的積極性。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱再春.高校教學(xué)秘書隊伍中存在的問題及其對策探析[J].中國教師,2010(S1).

[2]劉喜峰韓菊.淺析高校教學(xué)秘書存在的問題及對策[J].品牌月刊,2014(08).

（作者單位：西安培華學(xué)院國際教育學(xué)院）

作者簡介：孫燕波（1979-），女，漢族，本科，助教，研究方向：教學(xué)管理工作及相關(guān)研究。