教學秘書工作中存在的問題及對策

孫燕波

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教學秘書工作中存在的問題及對策

孫燕波

【摘 要】高校教學管理的重點工作是教務管理，而院系級教務管理是學校教學管理的基層管理，直接服務于教學一線，作為教學秘書的管理水平將直接關系到教學工作的開展，關乎著教學質量的優劣，直接影響到學校的生存與發展。本文結合多年教務工作實踐，針對教學秘書工作中存在的問題給出了幾點建議。

【關鍵詞】教學秘書工作 問題 對策

一、教學秘書應具備的素質及工作能力

（一）服務意識和吃苦耐勞精神

教學秘書的工作是服務于領導、教師和學生，具有很強的服務性。教學管理工作瑣碎、繁雜，因此要求教學秘書必須具備吃苦耐勞、甘于奉獻的敬業精神。教學秘書平時忙忙碌碌，事情干了一籮筐，但真正能看得到、提得起的業績并不多，這就要求教學秘書以大局出發，著眼全局，當好參謀，發揮好助手作用，以一顆坦然、平靜、不求名利的心態對待自己所從事的工作。

（二）良好的溝通、組織協調能力

教務管理工作是學校、老師、學生之間的溝通橋梁，教學秘書的工作具有承上啟下的作用。因而溝通、協調就成為了學校教學管理活動正常運轉的重要紐帶，教學秘書所需的溝通協調能力分為內部協調和外圍協調。所謂內部協調就是各個院系的教學秘書對自己院系內部的事物，所在院系的師生的教與學的協調情況。外圍協調就是對其他院系的教與學的情況也應有所了解。同時，要做好管理工作的承上啟下、信息傳遞到位，教學秘書還需要對教學過程的人力、物力、財力進行科學的統籌安排，充分發揮個人主觀能動的積極性，做到各種資源的合理配置。

（三）良好的綜合能力素質

作為協助領導管理教學工作的教學秘書，除應具備業務知識外，同時還要具備較強的綜合能力素質。如：表達能力、溝通協調能力、團結協作能力、交往應變能力、研究創新等能力。教學秘書經常要組織一些教學輔助活動，如召開教學檢查師生座談會，組織教師進行教學活動討論會等活動。在什么背景下、什么時間內、組織什么樣的活動，要達到什么樣的活動效果，這些都要求教學秘書要善于把握時機，調動人員組織搞好形式、內容豐富的教育教學活動。良好的書面和口頭表達能力，又為開展各項活動奠定堅實的基礎。如起草清晰、簡明的書面文件，整理材料寫出概括、嚴謹的報告；活動過程中，口頭表達要求語言流暢、口齒清晰、條理清楚、重點突出、做到有的放矢。

（四）高效率工作能力

院系對教學管理的執行工作大部分由教學秘書完成，而繁雜的教學管理工作需要教學秘書有高效率工作的能力。經過多年的工作經歷，對很多教務工作或多或少的掌握了一些規律。我們可以對重復的事情進行分析歸納，分析出事情的輕重緩急，安排好工作進程，縮短工作時間。

（五）過硬的業務素質

懂得教學管理的專業知識對于教學秘書來說，是必須具備的。除此，還要熟悉管理學、心理學、檔案管理等知識，這樣才便于教學事務的科學管理，檔案保存有序性、規范性、完整性、系統性，以備在使用時方便快捷的查詢。隨著教學管理工作的網絡化，提高計算機應用水平，熟練掌握常用的辦公軟件、網絡信息、數據庫操作、文字處理等技術，也就成了教學秘書義不容辭的學習任務，時刻不忘跟緊時代步伐，不斷地學習和充實提高。只有做到精通軟件的運用性能和使用技巧，才能更為熟練地運用教學管理軟件，以確保教務管理工作按時保質的完成、促進教學管理資料整理的規范化、完整性。

二、院系教學秘書工作中存在的問題

（一）缺乏有效的獎懲措施，重視度不夠

某些高校缺乏有效的獎懲措施，對于教學秘書的繼續深造問題關心不夠，使得教學秘書相對于任課教師來說，學習的機會較少，平常忙于常規的教學管理實務，很少有外出深造或調研的機會。在個別領導心中，教學秘書是一項工作的具體執行者、服從者，那么對工作就不能有個人的主見。在一些老師心中，教學秘書是“打雜工”。導致教學秘書覺得自己的工作不是很受重視，容易使教學秘書心理失衡，甚至滋生了不良心態。

（二）自我要求不高，積極性不足

一些教學秘書對本職工作的重要性認識不足，認為院系的教學秘書只是輸入考試成績、編排課表、傳達教務管理部門的文件等簡單工作，忽略了教學秘書在院系教學工作中的其他作用。一些教學秘書覺得自己的工作只要按部就班地完成，工作只要不出錯就行，往往以較低的標準來要求自己，缺乏工作的積極性和對工作的熱情。

三、解決問題的建議

首先，要加強教學秘書的教務職業技能培訓。學校要為教學秘書繼續深造、外出調研創造條件。也可以對教學秘書進行定期的崗位培訓，使教學秘書對教務管理的知識技能方法更加熟練地掌握。其次，應充分認識到教學秘書的重要性和在教學管理工作中所發揮的作用，提高教學秘書的地位和待遇，改變教務“低地位”的現狀。再次，要創造有利于教學秘書自身發展的環境，建立教學秘書職務晉升機制，調動教學秘書的積極性。

參考文獻：

[1]朱再春.高校教學秘書隊伍中存在的問題及其對策探析[J].中國教師,2010(S1).

[2]劉喜峰韓菊.淺析高校教學秘書存在的問題及對策[J].品牌月刊,2014(08).

（作者單位：西安培華學院國際教育學院）

作者簡介：孫燕波（1979-），女，漢族，本科，助教，研究方向：教學管理工作及相關研究。