信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化

文/寶清縣農村社會保險管理局 魏一偉

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信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化

文/寶清縣農村社會保險管理局 魏一偉

【摘要】目前，很多行政事業單位對檔案管理不重視，沒有認識到檔案管理的重要性。在當前信息化的大背景下，如何提高檔案管理水平，實現檔案管理的科學化已經成為行政事業單位關注的焦點。本文作者結合工作實踐，對當前信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化的問題進行了有益的探討。

【關鍵詞】信息化；行政事業單位；檔案管理；科學化

行政事業單位的檔案記錄了與國家政治、經濟建設相關的關鍵信息，對國家發展有著至關重要的影響。隨著社會的快速發展，信息技術也得到迅猛發展，人們開始進入信息時代，信息技術也廣泛應用于行政事業單位檔案管理中，不僅可以實現檔案管理的科學化，還可以提高檔案管理工作效率，保證檔案信息的完整性和安全性。

一、信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化的意義分析

目前，行政事業單位已經認識到檔案管理信息化的重要性，改變了傳統的檔案管理理念和模式，實現了檔案管理的科學化。行政事業單位要結合內部實際情況合理制定信息化檔案管理方案，適應國家發展，保證檔案管理工作的有序開展。但是，從行政事業單位信息化檔案管理現狀可以看出，行政事業單位信息化檔案管理中還存在很多問題，需要管理人員詳細分析問題存在的原因，并針對存在的問題及時采取調整對策。行政事業單位的檔案管理是一項十分復雜的工作，需要涉及的內容非常多。檔案管理工作具有以下特點：一是管理性，二是服務性，三是政治性。如今，行政事業單位正在快速發展，如何提高檔案管理水平，實現檔案管理的科學化已經成為行政事業單位關注的焦點。信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化的意義體現在以下幾點：一是檔案管理科學化是國家發展的必然要求，二是檔案管理科學化是行政事業單位發展的關鍵保證，三是檔案管理科學化是行政事業單位改革的保證。

二、行政事業單位信息化檔案管理中存在的問題分析

（一）檔案管理制度不健全。如今，很多行政事業單位管理人員對檔案管理不重視，沒有認識到檔案管理的重要性，導致檔案管理制度不健全，管理體系不完善，檔案管理過于形式化，而且監管部門也沒有在檔案管理中發揮作用，監管不到位。檔案管理屬于行政事業單位的基礎性工作，無法直接提高行政事業單位的經濟效益，往往會被單位領導忽視。由于行政事業單位領導對檔案管理不予重視，導致檔案管理人員也對檔案管理工作不重視，認為檔案管理就是資料的抄寫和保管，工作積極性和熱情較低。

（二）管理資金較少。很多行政事業單位管理人員認為不需要在檔案管理上投入過多的資金，會增加單位運營的成本，是對資金的浪費，導致檔案管理設備過于陳舊，根本無法滿足檔案管理工作需求，而且很多行政事業單位還在采用手寫檔案管理方式，紙張在保存和整理上都存在一定的難度，很容易導致檔案的丟失和破損，給行政事業單位造成巨大的損失，阻礙了行政事業單位的快速發展。

（三）檔案管理人員專業水平較低。行政事業單位檔案管理信息化對檔案管理人員提出了更高的要求，如果行政事業單位不配備專業的檔案管理人員，根本無法滿足檔案管理需求。但是，我國行政事業單位缺乏專業的檔案管理人員，現有人員專業水平和綜合素質較低，而且隨著行政事業單位的不斷改革，人員的流動性非常大，人員的工作積極性和熱情比較低。很多檔案管理人員無法熟練操作信息化設備，接受新事物的能力較差。除此之外，在檔案管理人員上崗之前行政事業單位并未對人員進行專業化培訓，管理人員的專業化水平有待提高。

（四）信息化水平低。如今，國家要求行政事業單位檔案管理實現科學化，但是很多行政事業單位還未建立內部檔案管理平臺和網絡系統，也未設置專門的檔案管理部門和管理人員，檔案管理信息化水平比較低。

三、信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化對策

（一）健全檔案管理制度。要想實現檔案管理的科學化，相關部門必須健全檔案管理制度，為檔案管理工作提供支持。行政事業單位還要加大檔案管理工作的宣傳力度，讓單位員工認識到檔案管理工作的重要性。單位還要明確檔案管理職責，把檔案管理工作落實到實處。

（二）完善管理環境。要想實現檔案管理的科學化，行政事業單位還必須加大檔案管理方面的資金投入，定期更換檔案管理設施，為員工提供優質的工作環境，提供檔案管理人員的工作積極性和熱情。

（三）加強人員培訓。要想實現檔案管理的科學化，行政事業單位需要定期派遣人員外出學習專業知識和信息化知識，提高員工接受新知識和新事物的能力，進而實現檔案管理的科學化。

四、結語

如今，很多行政事業單位管理人員對檔案管理不重視，沒有認識到檔案管理的重要性。行政事業單位正在快速發展，如何提高檔案管理水平，實現檔案管理的科學化已經成為行政事業單位關注的焦點。檔案管理屬于行政事業單位的基層性工作，無法直接提高行政事業單位的經濟效益，往往會被單位領導忽視。行政事業單位還在采用手寫檔案管理方式，紙張在保存和整理上都存在一定的難度，甚至會阻礙了行政事業單位的快速發展。要想實現檔案管理的科學化，相關部門必須健全檔案管理制度，加大檔案管理方面的資金投入。

【參考文獻】

［1］談亞芳.信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化的思考［J］. 檔案與建設，2015（03）：88-89.

［2］徐金梅.信息化背景下加強事業單位財務檔案管理研究［J］. 中國管理信息化，2015（12）：200.