高校數碼照片檔案管理與應用研究

文/嘉應學院檔案館 李建平

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高校數碼照片檔案管理與應用研究

文/嘉應學院檔案館 李建平

【摘要】本文在介紹高校數碼照片檔案的基礎之上，提出相應的解決對策，以便更好地提高學校數碼照片檔案管理工作水平。

【關鍵詞】數碼照片；照片檔案；檔案管理；應用

照片檔案作為高校檔案的重要構成部分，是僅次于紙質載體之后的第二大檔案記錄載體，是見證學校歷史發展過程的重要原始記錄。伴隨著各種類型的數碼相機的不斷普及以及手機攝影技術的不斷提高，傳統的膠片照片已經逐步被數碼相片所取代。數碼相片以其可編輯性、可復制性以及可檢索性等優點被廣泛使用于高校教學科研工作之中，同時也不斷充實和豐富高校檔案資料庫。目前，學校已經意識到高校數碼照片檔案的重要性，然而在管理和應用過程中仍然存在許多問題，這就需要相關部門必須要正確認識和解決這些存在的問題，并且積極思考提出相應的解決對策，以便更好地提高學校數碼照片檔案管理工作水平。

一、高校數碼照片檔案概念解讀

高校數碼照片檔案主要指經過數碼設備制作而成的，利用感光電子元件將光學信號轉換為靜態數字圖像的相片資源。根據學校實際情況以及照片檔案的內在規律，一般可以將高校數碼照片檔案劃分為黨政類數碼照片檔案、人事類數碼照片檔案、科研類數碼照片檔案、教學類數碼照片檔案等。伴隨著科學技術的不斷發展，數碼照片在高校教學科研管理工作中的應用日益廣泛。首先，由于高校本身的特點使得學校數碼照片檔案管理相對于其他單位而言具有十分強的周期性，學校數碼照片檔案管理過程以學期為基本單位而形成一個管理周期循環，而且在學期周期內的各個環節都是互相結合、互相滲透，從而實現共同發展的。其次，學校數碼照片的儲存更加便捷，可以利用計算機硬盤對其實現永久性地保存，而且可以保證質量不會受到外來的影響而破損。再次，學校數碼照片可以利用網絡技術進行快速地傳遞和無限制地復制，并且可以滿足圖片信息完整性的歸檔要求。

二、學校數碼照片檔案管理存在的主要問題

（一）管理制度不夠健全。新形勢下要做好學校數碼照片檔案管理工作的話，首先必須需要建立健全的管理制度作為重要支持。然而，由于數碼照片檔案作為近些年來才出現在高校的一種新生事物，使得學校工作人員對于數碼照片檔案的收集、歸檔、儲存、開發和利用等問題的理解存在著許多較大的分歧。雖然國家檔案局已經制訂并頒布了《中華人民共和國國家標準照片檔案管理規范》等法律法規，并且相關高校也紛紛制定了本校關于數碼照片檔案管理的相關的管理制度，但在實踐中數碼照片檔案管理制度仍然不夠健全，從而使得目前學校數碼照片檔案管理存在著無法可依且無章可循的不良狀況，進而導致學校數碼照片檔案管理工作的混亂。

（二）檔案整理不夠規范。盡管國家檔案局已經于2002年制訂了《中華人民共和國國家標準照片檔案管理規范》，對照片檔案的整理標準作出相應的規范要求，并且又于2012年制訂了《數碼照片歸檔與管理規范（征求意見稿）》，對數碼照片檔案的整理提出明確的規范要求。然而，在數碼照片檔案整理實際工作中，這些規范并沒有得到很好地執行。一方面，按照相關規定，照片底片必須單獨進行整理和儲存，然而許多學校只重視正片而忽視底片，從而導致底片的丟失現象和存放混亂現象尤為嚴重，進而造成數碼照片檔案出現殘缺不全的現象。另一方面，按照相關規定，數碼照片檔案必須同時配備相應的文字說明，更加準確客觀地反映出數碼照片信息。然而由于文字標注工作量和難度較大，使得數碼照片檔案的規范整理已經發展成為日常管理中的難題之一。

（三）歸檔意識較為薄弱。數碼照片檔案作為高校學校檔案資源的重要來源之一，其直觀形象地記錄了學校發展過程中的各項活動，與文字檔案相比較而言其有著“一圖抵千字”的良好效果。然而，受限于各種原因，使得目前學校數碼相片的歸檔工作并沒有引起應有的重視，進而使得許多珍貴的數碼照片沒有得到有效保存而大量損失。目前，拍照工作已經不再僅僅是學校宣傳部門的專利，許多涉及學校教學、科研、管理工作的數碼照片大都在學院或個人手中，而學校沒有統一的歸檔要求，使得許多非常重要的數碼照片檔案長期在個人或學院內部保存，而沒有及時移交給學校檔案部門進行統一歸檔，進而造成檔案資源的損失。

（四）檔案資源利用不高。伴隨著學校的迅速發展，學校各個部門、學院對于數碼數字相片檔案資源開發利用的需要量不斷提高，在學校的招生宣傳、對外形象、校慶院慶以及各種文化藝術大型活動時，都需要利用到大量的學校數碼照片檔案資源。然而，由于許多學校并沒有開發出相應的數碼照片檢索系統，使得相關部門難以順利查找到自身所需要的數碼照片，再加上數碼照片整理的不規范以及漏歸檔問題，更加導致數碼照片檔案在現實中難以得到高效的開發利用。

（五）安全問題亟待解決。由于數碼照片檔案必須依靠計算機和相關存儲設備而存在，使得數碼照片檔案存在著較大的安全隱患。首先，學校許多部門對數碼照片檔案沒有進行相應地備份，已經成為首要的安全問題。其次，計算機軟硬件的更新換代都有可能會帶來新的安全隱患。其次，日益猖獗的計算機病毒也會導致珍貴的數碼照片檔案的破壞或丟失。除此之外 ，檔案工作人員的錯誤操作等行為也會導致記錄歷史的珍貴數碼照片檔案毀于一旦。

三、新時期提高數碼照片檔案管理水平的對策

（一）提高師生數碼照片檔案管理意識。由于學校廣大師生對于數碼照片檔案的認識仍然存在不足，進而導致學校對數碼照片檔案管理工作不夠重視。面對這一現實問題，高校主管部門應該正確認識到照片檔案管理工作的重要作用，做好學校照片檔案的整理以及歸檔工作。由于學校數碼照片檔案來源渠道較為廣泛，這就導致如果要順利實施學校數碼照片檔案管理，單純依靠檔案工作人員是不夠的。因此，就需要學校加強對廣大師生的數碼照片檔案宣傳力度，提高數碼照片檔案管理工作在學校的影響力，逐步培養廣大師生尤其是學校領導人員養成正確的師生數碼照片檔案管理意識，從而在學校校園內營造出良好的數碼照片檔案管理工作氛圍。

（二）建立健全數碼照片檔案管理制度。目前，高校數碼照片檔案管理工作之所以會出現整理不規范以及歸檔難的現象，很大的一個原因就是在于缺乏良好的管理制度，目前許多高校處于對數碼照片檔案管理工作進行摸索的發展階段，大多數尚未形成較為成熟的數碼照片檔案管理制度。因此，高校應該根據學校自身的實際情況，根據工作實際需要來建立健全符合本校發展需要的數碼照片檔案管理制度，并且從制度層面進一步明確規定相關工作人員的工作職責。另一方面，在建立健全數碼照片檔案管理制度之后，還必須配套相應的監督規范體系，并且在數碼照片檔案管理實際工作中進行全面落實，只有這樣才可以真正落實相關管理制度，提高高校數碼照片檔案管理的規范性和科學性。

（三）建立學校的數碼照片檔案資料庫。為了更好地保存數碼照片以及提高利用效率，在新形勢下我們已經不能夠再以傳統紙質照片檔案管理理念來對數碼照片檔案進行管理了，已經明顯不適應發展的現實需求，我們應該利用數碼照片檔案本身的可編輯性、可復制性以及可檢索性特征，使用更為先進的數字化管理方式開展學校數碼照片檔案管理工作，可以由學校主導建立起一個較為完善的數碼照片檔案資料庫，從而可以使數碼照片使用者不受時空限制隨時隨地的檢索和獲取自身所需要的信息資源，不斷提高學校數碼照片檔案的利用率和共享性。

（四）采取措施確保數碼照片的安全性。由于數碼照片檔案必須依靠計算機和相關存儲設備而存在，使得數碼照片檔案存在著較大的安全隱患。因此，學校檔案管理部門必須重視數碼照片檔案管理的安全問題，同時采取有力措施以確保學校數碼照片檔案的完整性和安全性。首先，學校應重視數碼照片的安全性問題。要從學校實際情況出發制定學校數碼照片檔案安全防護措施，以便更好地確保數碼照片檔案不會受到網絡病毒以及人為的破壞。其次，學校應重視數碼照片的完整性問題，比較完整的數碼照片檔案應該同時包括數碼相片以及文字說明兩大部分。

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