如何做好醫院檔案的收集和歸檔工作

于向紅哈爾濱市第一專科醫院　黑龍江哈爾濱　150056

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如何做好醫院檔案的收集和歸檔工作

于向紅
哈爾濱市第一專科醫院黑龍江哈爾濱150056

【摘要】醫院檔案是在醫療、教學、科研及管理活動過程中形成的各種具有保存價值的歷史記錄，醫院檔案的形成，離不開醫院檔案收集和歸檔工作，這是醫院檔案得以形成的基礎。醫院在各種活動開展過程中會有大量的信息材料產生，這些材料具有較強的分散性和零散性，需要對這些材料進行系統收集和整理，這不僅有利于檔案的集中管理，而且能夠有效的保證檔案的安全，為檔案的利用奠定良好的基礎。

【關鍵詞】醫院檔案；收集；歸檔；問題；措施

醫院檔案收集和歸檔是檔案最基礎的管理工作。但是醫院檔案管理工作中，普遍存在著收集和歸檔意識不強的問題，歸檔案卷質量也不高，這不僅會影響檔案的完整性，而且不利于檔案的安全，因此需要針對當前醫院檔案收集和歸檔過程中存在的各種問題，采取切實可行的措施來有效的提高檔案收集和歸檔的水平，為檔案后期的利用奠定良好的基礎。

一、醫院檔案收集與歸檔工作中一些常見問題

（一）檔案收集和歸檔意識淡薄。在檔案法中對于必然立卷歸檔案的材料有明確的規定，需要定期向檔案部門及檔案工作人員進行移交，實現檔案資料的集中管理。但在實際工作中，由于部分人員對檔案管理工作缺乏重視，檔案收集和歸檔意識淡薄，從而導致在日常工作中對檔案材料的保存和積累工作較為忽視，一些有價值的文件資料隨處放置、隨意處理，部分部門為了自身使用便利，往往不對檔案材料進行移交，將其保存在自己部門內，隨用隨取，導致檔案材料無法及時歸檔，給檔案集中管理帶來較大的難度。

（二）歸檔材料不齊全。在醫院檔案管理工作中，由于沒有按照具體的規定來及時對檔案材料進行歸檔，從而導致一些重要材料缺失，特別是一些重要醫療專業會議資料、專家講學資料、醫療糾紛中的訴訟文書、一些有領導批示的來訪材料及處理報告等，一旦材料沒有及時收集和歸檔，則會導致材料不齊全，對以后的利用帶來較大的影響。另外，在部分醫院歸檔材料中，往往對紙質載體的材料更為重視，而對電子、聲像及實物等載體的材料歸檔率較低。

（三）歸檔案卷質量不高。有些檔案材料填寫不規范，有些成套的歸檔材料中缺少某一部分，有些檔案記載的內容與事實不符，造成部分檔案質量下降，直接影響了檔案的價值。國家相關法規明確規定文件材料由形成部門立卷，即要求最后移交到檔案室的是經過整理、按文件材料的聯系和一定的規律立好卷的材料，不能將未經整理和立卷的材料移交到檔案室。部分科室嫌立卷工作繁瑣，沒有經過必要的立卷程序，直接將分散的文件材料送交醫院檔案室，既增加了檔案室的工作量，也不利于文件材料的整理和利用。

二、提升醫院檔案收集與歸檔工作水平的措施

（一）提高認識，增強檔案意識。醫院檔案作為醫院重要的財富，需要醫院領導和廣大員工對檔案的重要性有一個深入的認識，努力提高自身的檔案意識，這樣才能在檔案收集與歸檔工作中積極配合和支持，從而盡到保管好檔案的義務。而且在工作中也能夠形成定期立卷歸檔的習慣，定期將相關材料向檔案室進行移交，使檔案收集渠道變得更為暢通。

（二）健全檔案管理網絡和相關制度。醫院的檔案資料大多來源于醫院領導、管理科室、臨床醫療科室、醫技科室及部分醫護人員的手中，材料的形成比較分散、多樣，這往往會影響檔案的收集。要想收集齊全完整，就需要有一個完善的檔案管理網絡，在集中統一管理的原則下分級管理，通過各科室兼職檔案工作人員把好檔案的收集源頭，來實現檔案材料歸檔的齊全完整。醫院檔案資源的收集歸檔是一項經常性、長期性的工作，為了確保這項工作正常、規范開展，醫院應根據相關法規，制定出符合醫院實際的檔案收集歸檔制度。制度中應明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、移交手續等，使有關工作人員有章可依、按章辦事，改變工作中的隨意性，并將收集歸檔工作落實到個人，列入崗位考核內容，以強化相關人員的職責。

（三）加強業務指導與檢查督促。醫院各職能部門作為醫院檔案資源產生的主體，承擔著文件材料收集歸檔等具體工作，但由于檔案工作不是其主要工作，檔案工作人員大都是兼職，不可能對檔案工作的要求十分了解，因此，檔案部門的專職管理人員要根據檔案工作的相關規章制度，采取定期培訓、個別講解等方法，深入到科室，使醫院文書部門和業務部門的兼職人員了解和掌握文件材料收集歸檔的具體要求和做法。同時，要加強檢查督促，督促各職能部門依法、按制度開展檔案工作。

（四）提高歸檔案卷的質量。隨著醫療改革的不斷深入，檔案工作更重視服務質量的提高，采用積極主動的服務方式有效的提高了檔案工作的效用。在檔案收集和歸檔工作中，需要加快觀念的轉變，嚴格按照時間先后順序進行立卷，案卷質量達到合格要求時才能簽字裝訂案卷。對于立卷歸檔需要進行分類整理，在組卷時需要確保檔案卷內材料的完整性和系統性。在檔案歸檔工作中，需要以醫院各項活動中產生的文件材料作為歸檔的重點，而且在有效的保持文件材料的本來面貌，檔案管理人員需要合理對檔案整理工作進行安排，避免對檔案材料造成操作性破壞。具有保存價值的檔案需要單獨立案歸檔，做好檔案借閱時的登記工作，合理對借閱者的歸還時間進行安排。各科室的負責人需要對檔案材料歸檔范圍及立卷歸檔程序進行掌握，并在具體工作中嚴格執行，有效的提高檔案歸檔的質量，充分的發揮出檔案的價值和作用。

三、結束語

醫院在各項活動中所產生的材料較多，這就使檔案收集工作量較大，而且歸檔難度增加，因此需要努力強化醫院檔案收集和歸檔案的質量，進一步對檔案管理制度進行完善，科學規范檔案材料的管理工作，確保檔案立卷質量的提高，使檔案能夠更好的服務于新時期醫院的發展，充分的發揮出檔案的最大效用。

參考文獻

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