新時期提升檔案管理信息化的有效途徑研究

單茹

[摘要]隨著信息時代的發展，信息化已經被廣泛應用于各種領域。現代的信息化不是單純意義上完成信息的獲取、加工和傳遞，而是一種綜合各種信息并且實現信息的分析檢索和隔空傳遞的高新技術。檔案管理本身具有相當繁重的工作量，對人員的需求、時間的損耗以及精力的投入都是相當大的，因此加強檔案管理的信息化建設具有重要意義。

[關鍵詞]檔案管理；信息化；人才隊伍

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.41.191

檔案管理的信息化建設意在將人力勞動轉化為計算機勞動，從內容上分析則是為了實現“數據多跑腿，人們少跑腿”的目標而進行的勞動形式和勞動對象雙重變革。通過對檔案的信息化建設，可以使得大量的檔案信息進行科學有序的排列，便于人們管理，同時也能快速地適應人們的需求，實現信息與信息之間的高效傳遞。因此，本文將針對加強檔案管理信息化提出自己的幾點思考。

1 加強檔案管理信息化中的基礎設施建設

基礎設施的建設是檔案管理信息化建設中的基礎，同時也是保障檔案管理信息化順利進行的重要條件。信息化的完成離不開網絡的使用，網絡的傳遞離不開計算機的執行，因而構成計算機的各種軟件和硬件便是執行命令的主體。

眾所周知，根據不同的行業特點會生產出不同的軟件，對于建筑業有CAD軟件，對于廣告業有Photoshop軟件，對于影視業則有AI、AE等軟件。這些軟件的開發可以輔助員工完成工作內容，提高工作效率。對于檔案管理而言，開發出適合其特點的專業化軟件是必要的，目前應用的是比較龐大的宏觀系統即電子檔案管理系統，在使用過程中十分便利，實現了對檔案資源的一體化管理。

電子檔案管理系統的特點是一體化、綜合化以及多樣化。在一定程度上實現了“數據多跑腿，人們少跑腿”的愿景。這樣的一個系統中，可以找到任意一個單位或者任意一個人的檔案信息，其方便、快捷的功能不言而喻。[1]

這樣龐大的系統是否可以滿足現代社會發展的要求呢？答案依然是“否”。隨著技術的進步，網絡黑客洶涌而至，系統若不具備強大的安全維護體系，很容易被攻擊進而導致信息的外泄。這就要求在檔案管理信息化建設中完善基礎設施建設，將檔案信息徹底數字化，若是采用編碼的形式將其存儲，把各種信息通過一定的編程語言進行描述，使得不同人的信息都有不同的代碼，這樣即使有黑客入侵，也不會導致信息的快速外泄，給系統管理員充分的時間進行系統的修復。因此完善管理系統信息的全面數字化是必要的，同時要加強系統的安全維護建設。

2 加強檔案管理信息資源建設

信息資源的建設內容主要包含兩個部分，首先是將信息資源數字化，其次是收集各種文件進而歸成統一。此處所指的信息資源數字化區別于對于電子信息的二次數字化，信息資源數字化就是指將檔案信息錄入并存檔，形成一種電子檔案。而電子信息的二次數字化則是在電子檔案的基礎上對其進行編程控制，使其具有福爾摩斯編碼的性質。

目前我國的檔案管理信息建設實施過程依然比較煩瑣，對于人員需求和時間的消耗均是較大的，信息準確性的匹配度依然要通過人工，而無法使其脫人工作，實現自動化。[2]

目前檔案管理均分為紙質版和電子版，對于電子版檔案的信息管理體系仍然存在較大的發展空間。在檔案的調轉過程中，紙質檔案要進行秘密郵寄，檔案屬于國家機密，不可以經過個人，只能發生在傳遞部門和接受部門之間，因此檔案信息的準確性對個人而言至關重要，因此在建立電子檔案時應該采取指紋識別或者與個人更加相關的特征進行建立，而不是通過簡單的密碼鎖。

3 加強檔案管理信息化中應用體系建設

檔案管理信息化中的應用體系建設包括檔案信息的收集、管理、利用和安全等方面。其建設的效果直接關系到檔案管理信息化的整體質量和水平。尤其是在管理和安全上尤為突出。

在檔案的信息管理過程中，安全是主要的課題，它關系到管理的核心問題——質量。檔案的安全維護包括檔案的修復、去塵、除酸等一系列可能形成的破損。因此加強安全維護工作要從兩個方面進行，一方面是從解決問題的技術上進行突破，另一方面則是通過加強工作者的專業素質和綜合素質建設，兩者缺一不可。[3]

檔案資源的不可替代性以及一次性決定了其在個人發展和生活中的作用和價值，也決定了檔案管理信息化建設中安全維護的重要地位。因此，結合目前時代流行的技術名詞包括新材料、智能化等進行應用體系的更新、安全維護技術的改善以及檔案管理信息化中應用體系的全面建設是十分必要的。

4 加強檔案管理信息化中標準規范建設

標準規范是進行檔案管理信息化建設的基本準則，涉及電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源的標識、描述、存儲以及查詢交換等方面的綜合管理。標準規范建設的意義在于一方面給予了建設過程中的限制，另一方面也給出了建設路徑的行動指南。

“規范”一詞是貫穿于一個人發展過程中的重要名詞，它是一個最低標準，也是一個基本指南，就像是高速公路上的交通準則，因此其價值是不言而喻的。如果一個人的原則本身就是錯誤的或者是不利于自己和他人的，這樣的原則所引發出的一系列動作就均是無效的，甚至是有危害的，檔案管理信息化中的標準規范建設也是一樣的。

目前，檔案管理標準規范主要是占有主導地位的制度上的規范。中國是個制度大國，任何隸屬于國家的工作項目都會形成一定的制度約束，這也是指導工作實踐的基本綱領。其具體內容包括檔案人員崗位責任制、檔案保管制度、檔案復制制度、檔案查借閱制度、檔案庫房管理制度、檔案立卷歸檔制度、檔案史料編研制度等。

作為檔案管理信息化的建設者，應該將國家下達的相關政策和制度嚴格地落實到工作中，同時還要積極開展各項標準規范的教育宣傳活動，使得所屬員工均可以明確在建設過程中的基本底線。同時在一些描述、存儲等方面的規范建設中要與國家引導的方向一致，并且充分結合時代背景，發展多元化實用性的信息化標準體制。

5 加強檔案管理信息化中人才隊伍建設

人才隊伍的建設是檔案管理信息化建設中的核心力量建設。任何行業的主角都離不開人，即使智能化的機器人已經慢慢被帶入人的視野中、平時的工作中，但是終究擺脫不了機器人的創造者還是人的事實。因此，人才才是信息化建設路上的關鍵。

檔案管理信息化建設涉及的人才共分為三大類：檔案專業人才、管理人才和計算機人才，這三類人才的有效結合就是行業需求的核心力量，因此加強檔案管理信息化中的人才隊伍建設是必要的。然而如何強化隊伍，就需要從多個角度進行思考。

首先，是人才的吸引，隨著時代的發展，信息化人才絕對不罕見，但是如何將其吸引到檔案管理信息化建設的隊伍中是一個難題。不僅要加強其建設內容的重要性宣傳，吸引社會的關注，同時還要以特別的聘用體制進行公開招聘，雖然崗位大部分屬于國家的事業單位性質，但是一些技術性人才也可以通過公開招聘的方式進行廣泛選取。

其次，培養復合型人才是實現人才高效利用的重要途徑，要通過全新科學的培訓機制，對技術型人才實施專業培訓。對專業人才進行技術培訓，對全體人員進行綜合素質培訓，這種多重全面的培訓體制是目前國內培訓事業上所欠缺的。

6 結 論

綜上所述，從檔案管理信息化建設的五大方面著手，淺談了對各方面建設的一些想法。檔案信息管理的信息化發展是時代發展的必然趨勢，因此毋庸置疑其價值與意義，因此加強其中的任一環節的建設都對整體建設具有促進作用。

參考文獻：

[1]冉朝霞.關于檔案管理信息化與檔案信息倫理化建設的幾點思考[J].檔案管理，2006（6）：48-49.

[2]王淑敏，尉遲荔.關于加強檔案信息化建設的幾點思考[J].檔案天地，2002（5）：7-8.

[3]孟悅，孫寶輝.關于成人教育檔案管理信息化的幾點思考[J].黑龍江史志，2013（17）：105.