論信息時代學校檔案管理工作

孫玲玲（煙臺信息工程學校，山東萊州 261400）

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論信息時代學校檔案管理工作

孫玲玲
（煙臺信息工程學校，山東萊州 261400）

【摘要】隨著我國科技技術不斷的深入發展，我國進入了知識信息的新時代。國家重視中職學校的發展，而學校的檔案管理工作是我國中職學校一個重要的工作內容。是評估中職學校管理水平的一項內容。重視中職學校檔案管理工作，信息時代飛速發展，檔案管理工作也順應時代發展的趨勢，重視中職學校檔案管理工作，能夠更好的適應新形勢發展需求與國際接軌的需求。能夠使我國躋身國際先進教育水平。

【關鍵詞】信息時代 中職學校 檔案管理

互聯網技術的應用的，帶動了整個社會信息化的全面發展。達到普遍認同的是檔案信息資源具巨大的信息量，信息時代已經到來。檔案管理工作在高科技高信息的帶動發展是任重道遠的。信息化發展也為檔案管理工作提供了堅實的后盾。開發和利用檔案信息資源和提高職業學校檔案管理水平，在現階段新趨勢下是職業學校快速發展的需要，中職業技術教育的發展，為學校管理工作帶來了新的挑戰、新機遇。各種檔案實行的高度信息化，資源信息共分享和自身資源信息化共同發展，促進檔案管理工作的信息化管理，中職檔案管理工作有了更加廣泛的發展前景。

1 信息時代中職學校檔案管理的現況

1.1 中職學校檔案管理的存在的弊端

目前，在傳統教育管理方式和教育思想的影響下，傳統中職學校檔案管理的方法需要適應發展而進行改革、改進與提高。多數中職學校檔案管理理念中，檔案管理就是放在檔案架子上看管保管，計算機信息化管理就是一個的輔助管理工具，對中職學校的檔案管理的一個補充，認為它是微不足道 。這種想法是落后的思想，肯定與當前的科學管理理念是相悖的，已經無法達到新形勢下高速、高效、高質量、高信息化、高科學的管理層次的需要， 無形中嚴重阻礙了學校檔案管理工作開展；傳統的管理理念和實際的現代化工作是不符合信息化時代的發展特點，從而也影響中職學校檔案管理的發展，影響中職學校在新形勢下競爭力。

1.2 中職學校檔案管理的工作人員對信息化發展缺乏認可度

中職學校檔案管理人員對信息技術的掌握熟練程度決定了學校檔案管理的水平和工作效率。當前檔案管理人員應該對檔案管理的信息化網絡系統有深入的了解，利用信息化現代管理技術提高工作效果，熟練掌握信息的輸出、整合、查詢、審核、并用等先進科學技術。這樣能夠發揮信息化的檔案管理的廣泛應用。

2 信息化下中職學校檔案管理的重要作用

信息化下中職學校檔案管理是以信息為支撐的。 需要及時更新了檔案管理的新概念， 改變傳統中職學校檔案管理的過程，信息化下中職檔案管理關注檔案管理在知識性、信息性、科學性、現代化性，價值性等多層次的發展。檔案管理人員在工作中時刻關注到信息化技術的發展變化，自如運用到中職學校檔案管理實踐中。信息化的檔案管理培養在實踐工作中獨立思考的能力。職業學校檔案管理要求管理工作要求全體師生注重的是全面發展和綜合能力的提高。在檔案管理工作實踐過程中不斷提高計算機的信息化能力，形成科學發展觀。信息化檔案管理管理理念培養中職業學校檔案管理人員的創新意識。信息化檔案管理以學校信息資源管理為中心，檔案管理人員在運用信息化技術時，作為新的實踐方式推廣應用。

3 實施信息化中職學校檔案管理措施

3.1 轉變信息化下中職學校檔案管理理念

當務之急要打破傳統的檔案管理的模式，檔案管理就是為看管而保管的、更新檔案保管陳舊的思想。學校也要順應時代發展需要，根據學校當前的發展狀況，在現有檔案設施的基礎上，淘汰更新。檔案管理利用信息積極主動地為學校發展提供便利條件，高品質的信息服務。管理檔案的工作人員樹立信息層次的目標意識，開發檔案信息資源，增進檔案的服務意識。

3.2 注重中職學校檔案信息化管理水平

信息化的檔案管理廣泛應用，要求檔案管理人員能夠日新月異，改變檔案管理傳統思維模式，創建以電子檔案為基礎的新型思維模式，符合檔案管理現代化的發展趨勢。既要精通檔案管理業務，還需要熟練掌握計算機技術，同時擁有檔案管理的知識和技術。有效與相關部門進行交流，積極主動地保護好檔案。做好接收、移交等工作并妥善保管好。當前信息技術高速發展，已形成了網絡化格局、數據化的時代。檔案工作者必須提高現代化管理理念，運用網絡環境下的檔案管理。熟練運用現代化的技術，推動中職學校的發展，普及信息化的管理知識與技能。

3.3 加強中職學校檔案信息化的規章制度

檔案管理工作是中職學校重要的工作內容之一。也是學校管理水平的重要標志。也是參與評估的一項內容之一。建立檔案管理的工作網絡，完善檔案的分級管理，制定嚴格的責任負責制度，將責任方案落實到個人。規定一套行之有效的管理政策，講政策深入到每位職工的心理。對檔案工作進行科學規范的管理。將檔案工作制定在學校的工作計劃和規劃中，并入管理制度。

3.4 處理信息化檔案管理的安全隱患問題

信息化檔案管理下，檔案的信息都存儲在計算機的磁盤中。要永久的，長期的存儲需要檔案管理人員認真審核，核實做到準確無誤，不能有半點遺漏。確保使用軟件的安全性、長效性、穩定性、避免病毒入侵和感染。保證計算機正常使用并定期維護和檢修。檔案帶有大量的信息，要求檔案管理人員要在維護好軟件應用的同時保護檔案的個人隱私，避免泄露。這項管理是重要的內容之一，不容忽視。增強檔案人員的安全隱患意識。

3.5 做好信息化檔案管理人才的儲備工作

中職學校要有計劃的培養具有一定的檔案意識和檔案管理人員。定期學習和研究檔案的科學管理。通過學習交流、教育、培訓、研究等方式來提高檔案管理人員的整體素質，增加檔案管理人員的責任觀和使命感提高檔案管理的技術培訓，掌握信息化檔案管理的新動態變化，緊跟隨時代的腳步，培養技術性、專業性、科學性、信息性等全面型的儲備人才。

3.6 完善信息化檔案管理工作條件

在信息技術改革的進程中，我們不僅要重視檔案管理人員的運作能力、取長補短，還要積極重視了檔案管理人員工作方法，培養檔案管理人員多樣化信息計算機管理，淘汰陳舊的工作設備，更新新時代信息化要求的新設施。設立檔案管理部門，對檔案實施分類管理，改變傳統枯燥、乏味、繁瑣的工作模式 ，營造一個輕松、便捷、富有人文、科學、信息的檔案管理的文化氛圍，發揚與國際接軌的人文精神。

3.7 細化信息化的檔案管理的整合工作

在信息化的今天，檔案管理已經成為中職學校管理的一門科學課程。學校的檔案管理工作也要求具有科學性、整合性、需要精工細作。信息的收集、整理、分類、建檔、立卷及歸檔等工作需要堅持計算機的信息化、科學化、人文化、服務化的現代科學管理理念。根據不同單位、不同領域、不同類型、不同年度等進行分類，綜合管理。

3.8 擴展信息化檔案管理的服務領域

在高度信息化下的檔案管理形成巨大的網絡系統，檔案管理一方面發揮好信息檔案儲藏管理優勢，發展新形勢下檔案管理特色、地域特色、時代特色的數據化管理，還要擴展檔案管理文化服務優勢。積極穩妥的開發檔案管理的信息資源，利用檔案管理信息的網絡為各個工作領域提供便捷信息交流與服務。例如，及時通知服務、及時的信息資料庫更新服務、及時的信息咨詢服務等，擴大多樣化的服務于公眾。

3.9 拓寬信息化檔案管理的信息閱讀空間

在信息化下的檔案管理進程中，拓寬公眾的閱讀空間為廣大公眾所欣然接受。定期更新相關文獻資源、匯總各方面的知識信息、報道各領域的時事新聞、推薦有意義的文章賞析等等。提供廣闊的閱讀空間的同時保障閱讀者的權益。

3.10 打造信息化檔案管理的全面的網絡系統

在信息化推動下，各個的高校檔案管理工作通過網絡系統與社會團體進行交流與合作，網絡系統成為建立與開展，各個高校檔案管理工作的基礎模式，檔案管理來源于學校的文化資源，宣揚學校的文化傳統，培養人文精神需要緊緊跟隨網絡技術的發展，服務于社會的文化需要。定期開展檔案管理舉辦相關信息資源的展示活動，利用網絡資源共享平臺向公眾發布相關信息，讓更多公眾團體在信息化網絡系統中提供可再生的資源。擴展活動范圍，創造更廣泛的學習平臺。建造高信息、高質量的檔案管理網絡系統是時代發展的新要求。

4 中職學校檔案管理的重要意義

大力發展中職學校的信息化的檔案管理成為現在的學校檔案管理主要模式。有利于提高工作質量與效率。有利于創新檔案管理工作，有利于學校檔案管理信息的利用率，有利于提高檔案管理工作的透明度，有利于檔案信息資源發揮最大化的效益，有利于資源信息的合理分配，有利于信息化可再生的資源的發展，有利于社會的進步。

5 結語

中職學校的檔案管理在學校管理工作中占有重要的地位。用科學的理念意識把中職學校的檔案管理工作做到最好，有價值的檔案資料發揮其重要的作用，檔案信息化是信息化時代對檔案管理工作的一種挑戰。檔案管理和學校乃至社會帶來巨大的發展空間，我們要發揮信息化管理最大化的益處，加大檔案信息化管理的投入，迎合現代化的發展潮流，讓信息化檔案管理貢獻與廣大人民，貢獻與社會。

參考文獻：

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作者簡介：孫玲玲（1974—），女，山東萊州人，大專，畢業于山東師范大學，助理館員，研究方向：檔案管理。