降本增效：郵政工時管理系統的應用和思考

莊磊

降本增效：郵政工時管理系統的應用和思考

莊磊

工時管理在現代企業管理中具有不可忽視的作用。建立合理化、標準化的工時管理系統，可以有效提高企業的經營管理水平和生產管理水平。郵政企業經過多年的信息化建設，已經具備采集和統計營業、內部處理和投遞等生產系統數據信息的能力，基本具備了工時精細化管理的條件。文章以中國郵政集團公司人力資源部提出的工時管理系統的開發建設為背景，從工時科學管理的原理出發，為郵政企業優化生產流程、作業組織、提升工時利用率提供可參考的解決方案。

工時管理；原理；信息系統；應用效果

一、前言

（一）背景介紹

隨著人工成本在郵政企業總成本中的占比逐年增長，其對企業經營效益的影響越來越大。因此，對人工成本的管控必須給予高度的重視。自2009年以來，郵政企業開始學習借鑒國外郵政企業的先進經驗，進一步加強郵政企業的工時管理。強調精細化工時管理，是企業降本增效的重要措施之一，是人工成本控制中非常重要的一環，也是推動用人制度改革的重要組成部分。中國郵政集團公司組織專家制定的對應郵政營業崗、內部處理崗、投遞崗的定額定員標準（簡稱“雙定標準”）也為工時的精細化管理奠定了理論基礎。

（二）工時管理前提

并不是每個企業，任何一個階段都能進行有效的工時管理。科學的工時管理需要符合3個前提條件，即工作任務項目化、項目工時定額化、業務量采集自動化。

工作任務項目化：工作項目任務化是實現工時管理的基礎。不管是營業網點、生產車間還是投遞部門，不管是手工還是通過機械設備操作都要求將具體的工作崗位分成若干個工作項目，再根據項目屬性細分到每個工序，每個動作。只有這樣所分析的工時才會更加的精細、科學。

項目工時定額化：在員工日常工作項目比較固定成型的基礎上，企業人力資源部門、生產部門等多個部門配合，對員工日常工作項目所使用的工時，經過綜合評價和科學測算后進行定額，制定詳細的工時定額標準。

業務量采集自動化：業務量的精準統計和分析是工時有效計算的前提。業務量的統計和分析也往往是整個工時管理的難點，依靠郵政已有信息系統，通過計算機程序自動采集營業、內部處理和投遞等環節的業務量，在此基礎上進行忙閑規律分析，才能讓工時管理變得真正可行。

二、工時管理原理

（一）生產線平衡原理

在實際生產活動中若一個人進行很多的工作，就要把需要的所有零件、材料、工具等生產資料集中在一起，按操作順序在作業現場移動工作。而且要使一個人做各種不同的工作就需花費大量的時間培訓或實踐才能成為一名優秀的操作者。隨著管理水平的進步，由一個人擔當許多不同工作的做法顯然不合適了。因此，把一項工作劃分成若干份，讓數名不同的人員分擔，這樣操作者只需在短時間、確定的場所反復進行同一作業。所謂生產線平衡就是指規定每一位操作者的工作量的分配方法。例如，20位操作者進行一個大中心局的火車轉運工作，需要進行一系列的作業工序，如站臺裝卸、庫房裝卸、總包處理、發驗單、裝卸盤駁車、總包交運、信息處理等，如果只是簡單分配每個人的作業量，這條生產線肯定不會暢通，因為工作量沒有依據標準工時進行分配，就會出現有做得快而待工的也有拼命做也追不上的狀況。在平衡生產線時，應當以一定的定額標準科學合理的給每一個人分配工作，作業者就會更有效率地工作。同時由于工作量相對平等作業者也不會有不滿。生產線平衡的原理就是在研究各個作業工序和操作分析之前，綜合地研究全作業流程的效率。如圖一所示：最高柱形的作業工序需要時間決定了整個生產線的速度，而低柱形的作業工序就會產生很多等待時間。

圖1　改善生產線平衡

通過設計更合理的工序，每個工序配置更合理的人員，使得作業總工時的波形圖更加平滑，使生產效率得到提升。

由于郵政企業崗位眾多的特點，各種崗位應用生產線平衡原理也有所變化。下面分別從營業崗、內部處理崗、投遞崗的角度，闡述生產線平衡原理在這些崗位中的應用。

（二）營業崗工時管理原理

營業崗主要是針對郵政營業網點的相關崗位。實際生產中往往遇到這樣的問題：網點從開門營業到關門，在有些時段業務量很大，而在有些時段業務量很小，在業務量集中的時段，作業人員顯得不夠，而業務量小的時段，又有人等待作業。這就引起了工時的浪費，如圖2所示：

圖2　營業崗工時管理原理

由圖可知，在上午的10點到11點以及下午的2點到3點這兩個時段的業務量相對集中，所以應該配備更多的作業人員；而在上午8點到10點以及下午3點到5點業務量相對平穩并較小，所以應該配備相對少的人員。生產管理人員通過這種根據業務量波動進行“梯形排班”的方式，可以大大提高工時利用效率，優化人員配置。

（三）內部處理崗工時管理原理

內部處理崗位的工時管理原理可以參照本章第一節中生產線平衡中的說明，郵政企業可以利用交叉作業法或通過優化作業流程，使全作業流程所需的總工時降低，從而提高工時利用效率。

（四）投遞崗工時管理原理

投遞崗主要是針對郵政投遞部門的相關崗位，實際生產中投遞崗是以段道為單位組織作業人員的，如圖3所示：

圖3　投遞崗工時管理原理

一般投遞部都是一個段道安排一個作業人員負責，如果未進行合理的業務量統計，那么很容易出現有的段道業務量很大，一個人員超工時作業也無法完成，而有的段道業務量小而浪費了作業人員的有效工時。通過統計業務量的分布，如果某個段道的業務量少可以通過合并段道的方式，減少有效工時的浪費，但如果某段道業務量很大，則可以通過拆分成兩個或更多個段道的方式降低員工的作業強度，從而實現員工的合理配備。

三、工時管理系統介紹

工時管理系統的開發是為了充分利用信息化的手段，利用郵政企業已有的信息網絡資源，真正實踐工時管理的探索與嘗試。在多次組織業務骨干討論業務需求的基礎上，投入充分人力保證系統按時開發上線。

系統軟件體系結構如下圖所示：

圖4　系統軟件結構圖

應用軟件從層次結構上劃分為以下四層：

表現層：負責與用戶的交互，具體表現為系統提供的多種類型的客戶端。當前主要提供兩種類型的客戶端：基于瀏覽器的客戶端、基于字符終端的生產作業設備。瀏覽器客戶端的交互控制邏輯由Web Server來完成，字符端的交互控制邏輯由客戶端程序完成。

應用層：負責完成特定的業務邏輯，來實現業務功能，包括系統管理、排班管理、考勤管理、業務量忙閑分布、工時統計等功能。

數據訪問層：負責為數據的接收、存儲、與分析。通過封裝的數據庫組件屏蔽底層業務數據，實現數據存取和業務處理分離，以便適應以后可能的數據模式和數據訪問機制的改變。

數據層：包括工時管理系統數據庫以及與本系統相關聯的其他數據庫系統。

四層的架構使得系統的軟件系統構成更靈活、應用的可維護性更高、系統的安全管理更嚴密，有利于變更和維護應用系統，為模塊化提供基礎。

四、預期應用效果

（一）工時管理對于員工的影響

一是調動員工工作的主動性。通過工時管理可以清楚地看出每名員工每日工作負荷的飽滿程度，并可作為職工崗位設定的參考，這就使員工產生了每日做滿工時的內在動力，使員工主動尋找本職崗位中應當完成的工作，從而形成了由部門負責人安排任務變為職工主動要任務、找任務的局面，極大地調動了職工工作的積極性和主動性。

二是提高員工的工作效率。從粗放式的管理到精細的工時管理之后可以明顯地提高工作效率。此外，在標準工時的范圍內，員工可以通過提高工作效率來多完成工作項目，從而多得工時，并按相應的管理辦法獲得獎勵，這就增強了員工提高工作效率的積極性，使員工的聰明才智在提高工作效率上得到充分發揮。

三是有利于員工掌握工作規律。日常工作表面上看起來繁瑣而雜亂，然而其卻有著自身內在的規律。員工通過每日在工時管理系統中記錄排班考勤情況，通過系統的匯總分析之后，就很容易發現和抓住日常工作的頭緒，從而找到工作的規律和特點，從而全面地統籌布置工作崗位。

四是激勵員工提高個人能力。工時制是一個衡量標尺，職工的工作能力在工時制的評定下，很容易進行量化評比而分出高下，它既給了優秀人才通過工時計算脫穎而出的機會，也給了能力相對較差的職工看到差距、找到榜樣、抓緊學習的機會，這對每一名員工都是一種激勵。

（二）工時管理對于企業的影響

一是為部門、崗位設置提供參考。工時制管理辦法可以為管理人員設置部門、崗位提供一定的參考。一個部門、崗位設置得合理與否，很容易從工時上反映出來。在標準工時定額下，一個部門或崗位每天工時都安排得滿滿的，超工時的情況經常出現，從一定程度上就可說明這個部門或崗位設置不太合理；而一個部門額定工作工時經常安排不滿，則也在一定程度上說明這個部門或崗位需要進行調整。

二是為企業完善用工制度提供參考。對超工時的員工需要安排補休或支付加班工資；長期達不到制度工時的如果是技能或業務能力差的，應要求相關人員提高技能或者作人員調整；針對工時不足的，需安排人員工作補足工時，或者提高相關人員的工時利用效率。

五、結論

隨著企業管理要求的提高，工時管理必將越來越受到重視，工時管理系統的開發建設體現了郵政信息化對管理創新發揮的作用，將大大加強企業工時的精細化管理，進一步優化生產流程和作業組織。

莊磊，男，江蘇南京人，東南大學MBA在讀研究生，現供職于中國郵政集團公司江蘇省分公司。

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1008-4428（2016）02-19-03