關于照片檔案規范化管理的思考

俞 燕

關于照片檔案規范化管理的思考

俞 燕

照片檔案起著記載傳承歷史和發展的作用，具有真實、客觀和形象等特點，是現代檔案的重要組成部分。隨著時代的發展和檔案管理工作的不斷規范，照片檔案的規范化管理也逐漸受到重視。本文主要就照片檔案的規范化管理措施進行探討。

照片檔案 規范化管理 措施

照片檔案是組織或個人在各類活動中利用相機、手機等數碼電子產品拍攝下來具有保存價值的數字影像。由于照片檔案具有生動、真實、客觀和便于傳輸、便于復制等優點，因此成為一種非常重要的檔案存儲形式和手段。那么如何進行照片的收集、篩選、整理、分類和保存等復雜的工作呢？規范化管理成為照片檔案存儲的必然舉措。下面，結合筆者多年的照片檔案管理經驗，談一談照片檔案的規范化管理措施。

一、完善規章制度，增強歸檔意識

檔案管理部門應當專門針對照片檔案制定一套完善的規章制度，包括照片的收集、鑒定、歸檔、保存和開發利用等內容。同時，要加大照片檔案規范化管理宣傳力度，增強全體檔案人員的規范化管理意識，提高照片檔案的地位，并開發設計相關檔案管理軟件，輔助完成照片檔案的歸檔工作［1］。針對經常產生照片檔案的部門，檔案管理人員應當做好指導和跟蹤檢查工作，做好照片檔案的收集和移交工作。

二、做好照片檔案的收集工作

照片檔案的收集是照片檔案規范化管理的基礎，也是一件需要持之以恒和高度重視的工作。檔案管理部門應當主動與各部門加強聯系，打破部門間的陳規，檔案管理人員要深入各部門，主動收集、整理和鑒定照片檔案。由于照片檔案具有一定的特殊性，所以在照片的收集整理過程中，也要進行特殊處理，如每一份照片檔案都應當包括照片、底片和說明這三要素，文字說明應當交代清楚拍照的時間、地點、緣由、內容和拍攝者等基本情況。實踐證明，三要素齊全的照片檔案在提高檔案開發利用率方面具有明顯的積極作用。

三、嚴格審核，做好檔案鑒定工作

照片的質量、內容以及真實性等，直接決定了檔案的價值高低，所以應當重視照片檔案的篩選鑒定工作。在篩選鑒定過程中，應盡量選擇畫面清晰完整、具有代表性、未經修飾剪裁的照片進行歸檔保存，內容和拍攝角度一致的照片只選擇一張。所有的照片都必須具備前文提及的三要素，這是確保照片檔案真實性、完整性和可靠性的重要保證，也是照片檔案后續開發利用的基礎。照片檔案的審核鑒定工作是確保其真實性和原始性的關鍵。當前，各種圖像處理日趨成熟，工作人員僅憑肉眼難以鑒別真偽，這給照片檔案的鑒定工作帶來了很大挑戰。檔案管理人員應當深入學習照片鑒定技巧，對照片的挖補、合成等造假手段有所了解，提高照片鑒定技能，確保照片檔案的真實有效。重要的數碼照片還要同時沖洗紙質照片，形成部門應將移交后的數碼照片至少再保存一年，還可以采取移交時電子簽名、雙重加密等一系列措施。

四、科學分類、合理組卷，做好整理工作

首先，要對數碼照片進行整理，數碼照片拍攝者在將數碼文件卸載轉存到計算機后應及時對照片進行科學的分類，合理排列分組。在照片的分類上，拍攝者要嚴格按時間和內容將照片在全宗內按照保管期限進行分類。為了便于照片查找，應根據單位實際情況，將各個類別中的照片再按照專題內容分類，同時將同一專題內的數碼照片，按照流水號001、002、003……進行編號，最后將數碼照片按“全宗號-門類代碼-保管期限-年度-照片組號-張號六段式”進行組卷。

另外，在組卷的基礎上還要在照片上標注攝影者、時間、地點、人物、事由、背景六大因素的文字說明，照片上若有人物涉及的，還要特別指明其所處的位置。文字說明不宜太長，一般不超過200字，保持簡潔通順。在對數碼照片文件進行電子整理歸檔時，還需將重要的照片沖洗成紙質照片形式進行整理歸檔。在整理方法上，紙質數碼照片可按照國家《照片檔案管理規范》要求編為數碼照片類，將傳統照片檔案與之合并分類管理，注意要在文字說明中注明它們之間的關系，并注明計算機中數碼照片檔案的檔號［2］。

五、加大投入、完善設備，提高存儲條件

照片檔案是一種較為特殊的載體形式，對其保管要求存儲條件也較高。因此，各級單位領導需要加強重視，建立完善照片檔案的專用資料庫，滿足照片檔案的生存環境及技術設備條件等多方面的要求。在照片檔案的保管中，裝具、檔案庫房、設備等共同構成了一個保護鏈，它們一環扣一環，缺一不可，只有確保以上這些物質條件配置的齊全性，才能避免照片檔案受到侵害，真正實現照片檔案保管的完整性和安全性。

六、結語

綜上所述，照片作為歷史的沉淀，它記載著歷史的發展，是難以再生的寶貴資源。同時，照片檔案管理也是檔案管理的重要組成部分，進一步完善和加強照片檔案的規范化管理，是推動照片檔案管理工作順利發展的必要之舉，更是各單位需要長期堅持的一項系統過程。展望將來，照片檔案管理勢必發揮其日益凸顯的作用，對推進單位的綜合發展具有現實而深遠的意義。

［1］韓偉.數碼新聞照片檔案管理中存在的問題及對策分析［J］.北京檔案，2014（01）：30～32.

［2］黃欣.關聯數據在照片檔案管理中的應用研究［D］.上海：華東師范大學，2012.

（作者單位：濟南市農業機械推廣站）