淺析做好檔案管理工作的有效策略

李默楠

淺析做好檔案管理工作的有效策略

李默楠

本文就檔案管理工作的方法提出有效的策略，綜合現(xiàn)代化技術(shù)和管理方法，以利于檔案管理順應(yīng)時代的發(fā)展。

檔案 管理工作 策略

一、前言

在這個信息化時代，一個單位的檔案記載著這個單位的發(fā)展歷程，有利于單位總結(jié)經(jīng)驗，促進單位更健康的發(fā)展。目前，我國許多單位企業(yè)對檔案工作的管理還是不夠重視，以至于檔案管理工作跟不上時代的發(fā)展，在管理方式以及管理的技術(shù)手段上都十分滯后，檔案的內(nèi)容也較為陳舊，真實性也有待提高。

二、檔案管理工作存在的問題

我國檔案管理方式較為單一，對于檔案的分類不夠明確，導致在進行檔案查找時程序較為復雜，導致工作效率較低。并且在對檔案管理時，對于檔案的內(nèi)容收集不夠全面，并且由于對檔案的不重視，導致對檔案內(nèi)容的真實性考察不足，使一些沒有應(yīng)用價值的檔案被儲存。檔案管理人員的專業(yè)能力不強，雖然大多數(shù)單位已經(jīng)開始采用先進的技術(shù)手段來管理檔案，但是由于很多單位對于單位的檔案不夠重視，因此對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求低，這導致了管理人員沒有有效地運用這些先進的設(shè)備，在管理方法上仍然按部就班，不會靈活創(chuàng)新。我國科技在不斷地發(fā)展，檔案管理模式也需要不斷地改進，才能適應(yīng)時代的發(fā)展。采用有效的策略來管理檔案，將能夠促進單位的飛快發(fā)展。

三、提高檔案管理人員的工作素質(zhì)

（一）端正工作態(tài)度

為了加強檔案管理，首先人們應(yīng)該對檔案更加重視，就是由于單位對檔案的不重視，才導致檔案管理在各個方面都比較落后，跟不上時代的發(fā)展。因此，單位的領(lǐng)導首先要端正自己對待檔案的態(tài)度，積極組織宣傳檔案的重要性，讓企業(yè)所有員工都對檔案加以重視，使所有員工都積極配合檔案管理人員對信息的收集與調(diào)查，領(lǐng)導人們應(yīng)該多加運用檔案來了解各部門的工作進程。當然，檔案管理人員更應(yīng)該重視檔案管理，端正自己的工作態(tài)度，努力做好自己的本職工作，提升自己的工作質(zhì)量，并多于單位領(lǐng)導人進行交流，促進檔案在領(lǐng)導人心中的地位，并與其他部門建立良好的工作關(guān)系，以便于檔案信息的收集、整理。

（二）加強工作培訓，提升職員專業(yè)技能

時代在不斷地變化，要想使檔案管理工作能夠與時俱進，檔案管理人員需要不斷地學習，豐富自己的專業(yè)知識，提升自己的認識水平。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)時代的發(fā)展，人們對檔案人員的查詢要求更好的服務(wù)質(zhì)量，因此檔案管理人員應(yīng)該努力提升自己的工作素質(zhì)，提高工作質(zhì)量。檔案管理人的專業(yè)水平各不相同，各單位應(yīng)該根據(jù)具體情況對管理員進行專業(yè)知識培養(yǎng)，為他們提供更多交流與學習的機會，開拓創(chuàng)新管理模式。時代的進步使現(xiàn)代化技術(shù)不斷地應(yīng)用到檔案管理工作中去，為了適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)，檔案管理員還要學習現(xiàn)代化科學技術(shù)，靈活地將科技運用到檔案管理上去，創(chuàng)新管理方法，提高檔案管理的工作效率。

（三）完善職工考核制度

檔案管理人員的專業(yè)知識相對單一，導致管理模式較為落后，為了促進職工們的工作積極性，單位領(lǐng)導人應(yīng)該制定合理的職工考核制度，加強對檔案管理的宣傳可以促進各部門對檔案整理的自覺性。通過建立和完善檔案收集的考核制度，對檔案整理較好的部門給予一定的獎勵，對于不配合檔案收集的部門給予一定的懲罰，可以促進各部門對檔案管理的積極性。

四、利用先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

（一）運用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案

隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也迎來了新的發(fā)展機遇，當然時代的快速發(fā)展，也導致了傳統(tǒng)的管理模式被逐漸的淘汰。隨著檔案數(shù)量的不斷增多，檔案管理也正逐步與先進的科學技術(shù)結(jié)合，以促進檔案管理向著信息化、數(shù)字化模式轉(zhuǎn)變?？萍嫉陌l(fā)展速度很快，因此，在檔案管理與現(xiàn)代化技術(shù)結(jié)合的時候，一定要及時更新工作人員的管理技術(shù)，綜合利用先進技術(shù)，靈活應(yīng)用計算機軟、硬件設(shè)施，以提高檔案管理的工作效率。

（二）提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)大量的信息管理，新時代下檔案管理需要結(jié)合科學技術(shù)走向現(xiàn)代化管理，因此檔案管理人員應(yīng)該主動提升自己的科技知識和計算機操作技能，檔案工作人員可以邊學習邊工作，及時更新自己的管理方式和計算機知識，積極的學習現(xiàn)代化的檔案管理模式，拒絕單一的工作模式，靈活創(chuàng)新思想，開創(chuàng)適應(yīng)當代發(fā)展的檔案管理模式。新時代下的人民更加講文明，重視服務(wù)質(zhì)量，因此檔案管理人員不僅要提升自己的工作能力，還要培養(yǎng)自己的職業(yè)道德，提升自己的服務(wù)質(zhì)量。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作有利于單位總結(jié)過去、展望未來，促進單位企業(yè)的健康發(fā)展。隨著時代的發(fā)展，科技的進步，傳統(tǒng)的檔案管理工作方法已經(jīng)不能適應(yīng)社會的要求。為了提高檔案管理的工作效率。單位的各個員工都要端正自己對待檔案管理的態(tài)度，領(lǐng)導人也要加大對檔案的宣傳與重視。企業(yè)員工也要加強對專業(yè)知識的學習，積極參加工作培訓。單位內(nèi)部也要完善考核制度，鼓勵員工進行再教育，也促進各單位的檔案整理的自覺性。檔案管理與現(xiàn)代化技術(shù)的結(jié)合也大大提高了檔案管理的工作效率，因此管理員應(yīng)該及時更新知識，運用現(xiàn)代化管理模式，提升服務(wù)質(zhì)量。

［1］李云華.淺析如何做好檔案管理工作［J］.勞動保障世界，2015，36：44～45.

［2］吳予平.如何有效做好綜合檔案管理工作［J］.科技與企業(yè)，2013，14：70.

（作者單位：杜爾伯特蒙古族自治縣招生考試辦公室）