淺議房管檔案的信息化建設(shè)

文/謝靖

淺議房管檔案的信息化建設(shè)

文/謝靖

房管檔案信息化，是指利用計算機、網(wǎng)絡(luò)、通信、數(shù)據(jù)、存儲等技術(shù)，把各種載體的房管檔案信息資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化聯(lián)結(jié)，并利用計算機網(wǎng)絡(luò)進行管理，形成一個有序的房管檔案信息數(shù)據(jù)資源庫，實現(xiàn)房管檔案信息資源共享。

一、房管檔案信息化建設(shè)的意義

房管檔案種類繁多，以房屋交易過程中產(chǎn)生的房地產(chǎn)檔案為例：房地產(chǎn)權(quán)籍檔案，是指在房屋產(chǎn)權(quán)登記管理、交易買賣過程中形成的文件材料。房屋的產(chǎn)權(quán)登記、交易買賣都要以房地產(chǎn)權(quán)籍檔案為憑據(jù)。房產(chǎn)登記、交易買賣與房管檔案管理部門三者在業(yè)務(wù)上有著密切的關(guān)系。一本房產(chǎn)證從受理登記、初審，到終審結(jié)束，其相關(guān)資料應(yīng)即時掃描數(shù)字化，將該房產(chǎn)信息與其他業(yè)務(wù)部門共享。這樣既減少了檔案原件的流轉(zhuǎn)，又加快了各部門的工作銜接，有利于建立快捷高效的房管信息服務(wù)體系。通過房管檔案數(shù)字化，在利用房管檔案時，房管行政部門能選定地理位置，自行定義專題，對相關(guān)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計查詢，可為政府的房屋管理決策和統(tǒng)一規(guī)劃等行為提供準確的數(shù)據(jù)支撐。同時，建立區(qū)域性的房管檔案信息數(shù)據(jù)庫，還可向產(chǎn)權(quán)人開放產(chǎn)權(quán)信息查詢，提高產(chǎn)權(quán)所有人對房產(chǎn)的自我保護意識，遏制虛假房產(chǎn)信息的發(fā)布和假房產(chǎn)證的流通。

（一）圖文結(jié)合，形象化管理房管檔案

房管檔案系統(tǒng)中，存儲著房屋檔案的相關(guān)戶型圖、房產(chǎn)信息的實景圖、全景照片等，均可通過電子輸入設(shè)備輸入房管檔案信息資源系統(tǒng)中，并可使用相關(guān)的數(shù)據(jù)采集器，將房管檔案信息進行及時更新，圖文結(jié)合，使房管檔案管理更加形象化、直觀化，實現(xiàn)以圖管房、以房管檔的數(shù)字化管理模式，有利于房產(chǎn)的交易及買賣。

（二）共享房管檔案信息

當今社會已進入信息化共享的時代，在獲得許可權(quán)限的情況下，房管檔案信息也可以通過房管檔案信息系統(tǒng)進行共享，方便房屋業(yè)主查詢相關(guān)的房屋信息。比如，在房管檔案信息系統(tǒng)中輸入業(yè)主的身份證號碼，即可全面獲悉房屋的自然狀況、所有人的相關(guān)信息、房屋的使用年限、房屋的現(xiàn)行狀況等，并可方便地查詢到房屋的變遷狀態(tài)，給業(yè)主及政府機關(guān)查詢信息提供快速、準確的服務(wù)。

（三）模糊化檢索模式，提高信息獲取率

隨著分布式管理技術(shù)的飛速發(fā)展，房管檔案信息系統(tǒng)在查詢過程中，可更方便地實現(xiàn)模糊化智能化檢索模式。當房屋業(yè)主或政府監(jiān)管部門查詢某類房管檔案信息時，如無法獲取清晰的關(guān)鍵詞，可利用模糊智能化查詢的功能對相關(guān)信息進行查詢，能有效提高房管檔案檢索的效率，提升房管檔案信息的獲取率，同時也能更好地保證房管檔案信息的準確性、完整性，確保政府快速實現(xiàn)房地產(chǎn)行業(yè)宏觀調(diào)控政策的制定和調(diào)整，實現(xiàn)房地產(chǎn)市場的健康發(fā)展。

（四）管理與利用并重

加強房管檔案的數(shù)字化建設(shè)，突破房管檔案管理市區(qū)的條線分割、部門管理的壁壘，利用計算機對房管檔案信息進行管理，具有檢索速度快、查找方便、可靠性高、保密性強、存儲量大、成本低、壽命長等優(yōu)點，這些優(yōu)點能最大程度提高房管檔案的管理效率。房管檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、標準化管理，就是為了使其更好地為國家、政府、民生服務(wù)。

二、房管檔案信息化管理的具體做法

房管檔案的信息化建設(shè)，是一個數(shù)字化信息管理、傳輸、提供和利用的整體。其中房管檔案數(shù)字化是基礎(chǔ)，數(shù)字化信息管理是手段，數(shù)字化信息傳輸是通道，數(shù)字化信息提供和利用是目的。它們之間相輔相成，相互依賴，以共同完成數(shù)字檔案信息資源高密度存儲、快速傳輸、無地域無時限共享的任務(wù)，最終以用戶為中心、以數(shù)字化信息資源服務(wù)為目的。原始的紙質(zhì)房管檔案，將作為法律憑證的原始依據(jù)，存放在庫房。而經(jīng)過數(shù)字化處理的房管檔案，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可通過內(nèi)網(wǎng)或政務(wù)外網(wǎng)在網(wǎng)上綜合使用，以發(fā)揮房管檔案信息價值的最大作用。

（一）加強房管檔案數(shù)字化標準化建設(shè)

隨著國內(nèi)外對數(shù)字檔案和電子檔案管理的重視，制定相關(guān)的房管檔案管理制度、規(guī)范、標準顯得尤為重要。房管檔案的標準化建設(shè)，就是指制定、修訂各類房管檔案管理專業(yè)標準，并將其付諸實施。這些標準規(guī)范既要遵照國家推薦的信息化標準，又要符合房管系統(tǒng)業(yè)務(wù)的特點和自身的需要，并能在實踐中不斷調(diào)整、完善。在實施信息化建設(shè)前，要依據(jù)法律、法規(guī)及《電子文檔歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)文件，結(jié)合房管檔案的實際情況，制定房管電子檔案的管理標準實施細則，使信息化建設(shè)制度既符合國家的標準，又具實際操作性。

要實現(xiàn)增量檔案的電子化。在做好檔案實體歸檔的同時，還要將電子文件及時規(guī)范歸檔。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子檔案移交與接收辦法》就是這項工作的指導(dǎo)性文件。

要加強存量檔案的數(shù)字化，繼續(xù)按數(shù)字化的要求，對現(xiàn)有檔案進行標準統(tǒng)一的數(shù)字化掃描。要積極推進庫藏的永久、長期房管檔案的數(shù)字化工作，盡快實現(xiàn)向檔案館移交檔案實體和檔案數(shù)字化副本的工作目標。按照《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》、《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，結(jié)合實際情況，堅持房管檔案數(shù)字的科學(xué)化，要以科學(xué)標準和規(guī)范為準繩，制定符合科學(xué)發(fā)展規(guī)律的工作流程和要求。推進文檔一體化，制定完善文件材料歸檔范圍、保管期限表和開放查閱鑒定的標準，并在文件管理部門和信息技術(shù)部門的共同努力下，實現(xiàn)公文的電子化運轉(zhuǎn)流程。同時要加強對涉密與非涉密檔案、實體檔案與電子檔案管理的規(guī)范區(qū)分，在歸檔、進館、保存、管理、利用、鑒定等環(huán)節(jié)上以不同的標準進行管理。

圖1　房管檔案檔案數(shù)字化流程圖

（二）加強房管檔案信息系統(tǒng)安全保障建設(shè)

實施房管檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理的首要任務(wù)是保證檔案信息的安全。房管檔案信息化管理進一步規(guī)范了工作流程，實現(xiàn)了工作方式的現(xiàn)代化，提高了工作效率，促進了房管檔案的信息共享和服務(wù)，但同時對房管檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全管理也提出了更高要求。其中涉及房管檔案信息系統(tǒng)硬件、軟件、數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)等多方面安全問題。與其他檔案相比，房管檔案的特征，使其對信息安全、保密等方面的要求更為嚴格。而計算機網(wǎng)絡(luò)的開放性、集成性、共享性，使上網(wǎng)的房管檔案信息安全受到很大的威脅。所以，制定全面的責(zé)任負責(zé)制度、安全保密制度、完善權(quán)限分級體系等非常重要，一定要確保房管檔案信息數(shù)據(jù)的安全。在房管檔案數(shù)字化的建設(shè)中，信息管理系統(tǒng)的一般性安全措施要遵守公安部、國家保密局等部委下達的《信息系統(tǒng)安全等級保護管理辦法》的規(guī)定，并按照國家檔案局《檔案信息管理系統(tǒng)安全等級保護實施意見》的要求進行實施，確保房管檔案信息資源在業(yè)務(wù)流程和使用過程中的安全性，確保提供者、使用者角色不越位、不失位。

要定期對房管檔案信息進行分析。區(qū)分開放檔案信息和非開放檔案信息，確定非開放檔案信息的保密程度，并對不同利用者設(shè)立限制范圍。

要制定嚴格的安全管理制度。從機房安全管理、軟硬件管理、監(jiān)督管理等幾方面維護計算機系統(tǒng)的物理性安全。既要設(shè)定用戶分類、利用限制，使房管檔案的有效利用和安全使用能二者兼顧，又要及時做好檔案數(shù)據(jù)備份，防止電子文檔信息的丟失和失真，并設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻，對傳輸?shù)臋n案數(shù)據(jù)進行加密，做好病毒防治等工作。只有保證房管檔案信息系統(tǒng)的安全運行，才能實現(xiàn)檔案信息化管理的最終目標。

（三）加強房管檔案管理人員的隊伍建設(shè)

房管檔案涉及國家機密、社會信息、商業(yè)秘密、個人隱私，需要檔案管理人員具有正確的政治思想及良好的職業(yè)道德。房管檔案信息化建設(shè)，又需要檔案管理人員具有相應(yīng)的檔案管理和計算機信息處理技術(shù)。從計算機、網(wǎng)絡(luò)人才，到管理人才，再到檔案專業(yè)人才，所需眾多，按照業(yè)務(wù)工作劃分為檔案接收、整理、處理、保管、提供利用的管理人才，系統(tǒng)開發(fā)與維護人才，數(shù)據(jù)庫運行管理人才，檔案信息分析，標準化建設(shè)人才，研究與咨詢?nèi)瞬牛芾砣瞬拧Ｆ渲凶钚枰氖且恢Ъ榷嬎銠C網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又熟悉檔案管理業(yè)務(wù)的復(fù)合型專門人才隊伍。對人才素質(zhì)的要求是具有較全面的知識結(jié)構(gòu)、敏銳的信息意識、良好的信息道德、較強的信息處理能力。要提升檔案部門從業(yè)人員的計算機網(wǎng)絡(luò)知識和電子檔案管理業(yè)務(wù)水平，善于發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)具有發(fā)展?jié)撡|(zhì)的中青年優(yōu)秀人才，積極引進檔案信息事業(yè)發(fā)展需要的復(fù)合型人才。尊重人才的成長規(guī)律，以事業(yè)召集人才、以實踐創(chuàng)造人才、以機制激勵人才，努力打造一支結(jié)構(gòu)合理、敢于創(chuàng)新的人才隊伍，使創(chuàng)新人才脫穎而出，人盡其才、才盡其用。

房管檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容是房管檔案信息資源的建設(shè)，而檔案資源信息化的對象就是房管檔案資源。所以，房管檔案數(shù)字化水平直接關(guān)系到檔案信息化的內(nèi)在質(zhì)量，關(guān)系到檔案資源的有效開發(fā)和快捷利用。房管檔案信息化建設(shè)離不開現(xiàn)代化信息技術(shù)的支持。無論是檔案信息加工的數(shù)字化，還是檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化，都以計算機技術(shù)、通信技術(shù)及相關(guān)信息技術(shù)為工作手段和技術(shù)基礎(chǔ)，主要包括數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)及數(shù)字通信技術(shù)、數(shù)字信息存儲技術(shù)。信息設(shè)備是房管檔案信息化的物質(zhì)支持。基礎(chǔ)硬件設(shè)施主要包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，服務(wù)器，檔案數(shù)字化加工的輸入、輸出、存儲、傳輸及其他設(shè)備。充足的高質(zhì)量房管檔案信息是信息化的基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)，要求檔案部門對本單位的檔案信息進行合理配置、協(xié)調(diào)分工，建立起資源豐富、配置合理、特色突出、利用方便的房管檔案信息資源庫，以有效提供房管檔案信息，實現(xiàn)房管檔案信息共享，使房管檔案信息更好地為政府決策服務(wù)、為百姓民生服務(wù)。

（作者單位：上海市住房保障和房屋管理局檔案管理中心）