淺議房管檔案的信息化建設

文/謝靖

淺議房管檔案的信息化建設

文/謝靖

房管檔案信息化，是指利用計算機、網絡、通信、數據、存儲等技術，把各種載體的房管檔案信息資源轉化為數字化存儲、網絡化聯結，并利用計算機網絡進行管理，形成一個有序的房管檔案信息數據資源庫，實現房管檔案信息資源共享。

一、房管檔案信息化建設的意義

房管檔案種類繁多，以房屋交易過程中產生的房地產檔案為例：房地產權籍檔案，是指在房屋產權登記管理、交易買賣過程中形成的文件材料。房屋的產權登記、交易買賣都要以房地產權籍檔案為憑據。房產登記、交易買賣與房管檔案管理部門三者在業務上有著密切的關系。一本房產證從受理登記、初審，到終審結束，其相關資料應即時掃描數字化，將該房產信息與其他業務部門共享。這樣既減少了檔案原件的流轉，又加快了各部門的工作銜接，有利于建立快捷高效的房管信息服務體系。通過房管檔案數字化，在利用房管檔案時，房管行政部門能選定地理位置，自行定義專題，對相關數據進行統計查詢，可為政府的房屋管理決策和統一規劃等行為提供準確的數據支撐。同時，建立區域性的房管檔案信息數據庫，還可向產權人開放產權信息查詢，提高產權所有人對房產的自我保護意識，遏制虛假房產信息的發布和假房產證的流通。

（一）圖文結合，形象化管理房管檔案

房管檔案系統中，存儲著房屋檔案的相關戶型圖、房產信息的實景圖、全景照片等，均可通過電子輸入設備輸入房管檔案信息資源系統中，并可使用相關的數據采集器，將房管檔案信息進行及時更新，圖文結合，使房管檔案管理更加形象化、直觀化，實現以圖管房、以房管檔的數字化管理模式，有利于房產的交易及買賣。

（二）共享房管檔案信息

當今社會已進入信息化共享的時代，在獲得許可權限的情況下，房管檔案信息也可以通過房管檔案信息系統進行共享，方便房屋業主查詢相關的房屋信息。比如，在房管檔案信息系統中輸入業主的身份證號碼，即可全面獲悉房屋的自然狀況、所有人的相關信息、房屋的使用年限、房屋的現行狀況等，并可方便地查詢到房屋的變遷狀態，給業主及政府機關查詢信息提供快速、準確的服務。

（三）模糊化檢索模式，提高信息獲取率

隨著分布式管理技術的飛速發展，房管檔案信息系統在查詢過程中，可更方便地實現模糊化智能化檢索模式。當房屋業主或政府監管部門查詢某類房管檔案信息時，如無法獲取清晰的關鍵詞，可利用模糊智能化查詢的功能對相關信息進行查詢，能有效提高房管檔案檢索的效率，提升房管檔案信息的獲取率，同時也能更好地保證房管檔案信息的準確性、完整性，確保政府快速實現房地產行業宏觀調控政策的制定和調整，實現房地產市場的健康發展。

（四）管理與利用并重

加強房管檔案的數字化建設，突破房管檔案管理市區的條線分割、部門管理的壁壘，利用計算機對房管檔案信息進行管理，具有檢索速度快、查找方便、可靠性高、保密性強、存儲量大、成本低、壽命長等優點，這些優點能最大程度提高房管檔案的管理效率。房管檔案的科學化、規范化、標準化管理，就是為了使其更好地為國家、政府、民生服務。

二、房管檔案信息化管理的具體做法

房管檔案的信息化建設，是一個數字化信息管理、傳輸、提供和利用的整體。其中房管檔案數字化是基礎，數字化信息管理是手段，數字化信息傳輸是通道，數字化信息提供和利用是目的。它們之間相輔相成，相互依賴，以共同完成數字檔案信息資源高密度存儲、快速傳輸、無地域無時限共享的任務，最終以用戶為中心、以數字化信息資源服務為目的。原始的紙質房管檔案，將作為法律憑證的原始依據，存放在庫房。而經過數字化處理的房管檔案，利用網絡技術，可通過內網或政務外網在網上綜合使用，以發揮房管檔案信息價值的最大作用。

（一）加強房管檔案數字化標準化建設

隨著國內外對數字檔案和電子檔案管理的重視，制定相關的房管檔案管理制度、規范、標準顯得尤為重要。房管檔案的標準化建設，就是指制定、修訂各類房管檔案管理專業標準，并將其付諸實施。這些標準規范既要遵照國家推薦的信息化標準，又要符合房管系統業務的特點和自身的需要，并能在實踐中不斷調整、完善。在實施信息化建設前，要依據法律、法規及《電子文檔歸檔與管理規范》等相關文件，結合房管檔案的實際情況，制定房管電子檔案的管理標準實施細則，使信息化建設制度既符合國家的標準，又具實際操作性。

要實現增量檔案的電子化。在做好檔案實體歸檔的同時，還要將電子文件及時規范歸檔。《電子文件歸檔與管理規范》、《電子檔案移交與接收辦法》就是這項工作的指導性文件。

要加強存量檔案的數字化，繼續按數字化的要求，對現有檔案進行標準統一的數字化掃描。要積極推進庫藏的永久、長期房管檔案的數字化工作，盡快實現向檔案館移交檔案實體和檔案數字化副本的工作目標。按照《數字檔案館建設指南》、《數字檔案室建設指南》，結合實際情況，堅持房管檔案數字的科學化，要以科學標準和規范為準繩，制定符合科學發展規律的工作流程和要求。推進文檔一體化，制定完善文件材料歸檔范圍、保管期限表和開放查閱鑒定的標準，并在文件管理部門和信息技術部門的共同努力下，實現公文的電子化運轉流程。同時要加強對涉密與非涉密檔案、實體檔案與電子檔案管理的規范區分，在歸檔、進館、保存、管理、利用、鑒定等環節上以不同的標準進行管理。

圖1　房管檔案檔案數字化流程圖

（二）加強房管檔案信息系統安全保障建設

實施房管檔案信息網絡管理的首要任務是保證檔案信息的安全。房管檔案信息化管理進一步規范了工作流程，實現了工作方式的現代化，提高了工作效率，促進了房管檔案的信息共享和服務，但同時對房管檔案信息系統的網絡安全管理也提出了更高要求。其中涉及房管檔案信息系統硬件、軟件、數據及網絡等多方面安全問題。與其他檔案相比，房管檔案的特征，使其對信息安全、保密等方面的要求更為嚴格。而計算機網絡的開放性、集成性、共享性，使上網的房管檔案信息安全受到很大的威脅。所以，制定全面的責任負責制度、安全保密制度、完善權限分級體系等非常重要，一定要確保房管檔案信息數據的安全。在房管檔案數字化的建設中，信息管理系統的一般性安全措施要遵守公安部、國家保密局等部委下達的《信息系統安全等級保護管理辦法》的規定，并按照國家檔案局《檔案信息管理系統安全等級保護實施意見》的要求進行實施，確保房管檔案信息資源在業務流程和使用過程中的安全性，確保提供者、使用者角色不越位、不失位。

要定期對房管檔案信息進行分析。區分開放檔案信息和非開放檔案信息，確定非開放檔案信息的保密程度，并對不同利用者設立限制范圍。

要制定嚴格的安全管理制度。從機房安全管理、軟硬件管理、監督管理等幾方面維護計算機系統的物理性安全。既要設定用戶分類、利用限制，使房管檔案的有效利用和安全使用能二者兼顧，又要及時做好檔案數據備份，防止電子文檔信息的丟失和失真，并設置網絡防火墻，對傳輸的檔案數據進行加密，做好病毒防治等工作。只有保證房管檔案信息系統的安全運行，才能實現檔案信息化管理的最終目標。

（三）加強房管檔案管理人員的隊伍建設

房管檔案涉及國家機密、社會信息、商業秘密、個人隱私，需要檔案管理人員具有正確的政治思想及良好的職業道德。房管檔案信息化建設，又需要檔案管理人員具有相應的檔案管理和計算機信息處理技術。從計算機、網絡人才，到管理人才，再到檔案專業人才，所需眾多，按照業務工作劃分為檔案接收、整理、處理、保管、提供利用的管理人才，系統開發與維護人才，數據庫運行管理人才，檔案信息分析，標準化建設人才，研究與咨詢人才，管理人才。其中最需要的是一支既懂計算機網絡技術，又熟悉檔案管理業務的復合型專門人才隊伍。對人才素質的要求是具有較全面的知識結構、敏銳的信息意識、良好的信息道德、較強的信息處理能力。要提升檔案部門從業人員的計算機網絡知識和電子檔案管理業務水平，善于發現和培養具有發展潛質的中青年優秀人才，積極引進檔案信息事業發展需要的復合型人才。尊重人才的成長規律，以事業召集人才、以實踐創造人才、以機制激勵人才，努力打造一支結構合理、敢于創新的人才隊伍，使創新人才脫穎而出，人盡其才、才盡其用。

房管檔案信息化建設的主要內容是房管檔案信息資源的建設，而檔案資源信息化的對象就是房管檔案資源。所以，房管檔案數字化水平直接關系到檔案信息化的內在質量，關系到檔案資源的有效開發和快捷利用。房管檔案信息化建設離不開現代化信息技術的支持。無論是檔案信息加工的數字化，還是檔案信息傳輸的網絡化，都以計算機技術、通信技術及相關信息技術為工作手段和技術基礎，主要包括數據技術、數據庫技術、數字化技術、網絡及數字通信技術、數字信息存儲技術。信息設備是房管檔案信息化的物質支持。基礎硬件設施主要包括網絡設備，服務器，檔案數字化加工的輸入、輸出、存儲、傳輸及其他設備。充足的高質量房管檔案信息是信息化的基礎。檔案信息化建設，要求檔案部門對本單位的檔案信息進行合理配置、協調分工，建立起資源豐富、配置合理、特色突出、利用方便的房管檔案信息資源庫，以有效提供房管檔案信息，實現房管檔案信息共享，使房管檔案信息更好地為政府決策服務、為百姓民生服務。

（作者單位：上海市住房保障和房屋管理局檔案管理中心）