以創新為動力促進檔案管理工作發展

李雪

[摘 要]隊伍建設是做好檔案工作的基礎，因為一切檔案工作歸根到底要依靠“人”來推動，同時也是為了促進“人”的更好發展。所以，檔案管理工作的創新，就是以人為主體的隊伍建設的創新，要努力提高檔案工作人員的綜合素質，建設起一支高素質的檔案隊伍。新時期現代企業的高速發展，向檔案工作提出了新要求和新標準，因此，必須創新檔案管理機制，一方面要銳意進取，充分發揮創造力，實現管理機制新突破；另一方面又要對機制創新中見到成效的要充分肯定和堅持，同時不斷地分析對比，不斷地評價和改進，才能進一步完善檔案管理機制，保證檔案事業的順利發展。

[關鍵詞]創新；檔案管理

[中圖分類號]G27 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2016）10 — 0088 — 02

“創新”一詞起源于拉丁語，原意有三層含義，即：更新、創造新的東西、改變。在世界科學技術發展日新月異的今天，面對知識經濟的挑戰，唯有創新，才能令我們在參與激烈的市場競爭中去謀求生存與發展。創新固然需要有創新的個體行為，但更需要的是相互間的合作。馬克思講人是社會的人，生產力是社會生產力。任何一項事業，如果沒有創新，就沒有發展活力。檔案工作也不例外，要實現檔案事業的可持續發展，就必然在檔案管理工作中不斷創新。

首先，隊伍建設是做好檔案工作的基礎。因為一切檔案工作歸根到底要依靠“人”來推動，同時也是為了促進“人”的更好發展。檔案工作人員應被視為最有價值和最具競爭力的資本，努力創造一個良好的工作環境和員工的生活條件，加強人員培訓，注重知識更新，不斷提高整體質量，從而保證了高質量的信息服務的必由之路。所以，檔案管理工作的創新，就是以人為主體的隊伍建設創新，要努力提高檔案工作人員綜合素質，建設一支高素質的檔案隊伍。檔案管理人員要跟上時代發展的步伐，既要懂檔案業務又要有計算機知識，以適應現代化管理的需要，進而提高檔案信息的服務水平。一是培養愛崗敬業精神。愛崗敬業精神是對本職工作的專注和追求卓越的精神，是一種出自從業者內心的、從情感上對本職工作深深的熱愛。如何培養檔案工作者的愛崗敬業精神，可根據單位檔案部門實際情況加以正確引導：堅持經常性思想政治教育工作，增進愛崗敬業的持久熱情；加強職業道德教育，培養樹立甘為檔案事業奉獻的高尚職業道德。在發達的市場經濟形勢下，堅守檔案管理工作這塊凈土，以行業楷模為榜樣，勤勤懇懇工作。作為檔案工作人員，其人生價值由檔案工作性質決定，檔案部門相對于其他部門而言是一個弱勢部門，不能引起領導和社會的強烈重視，但我們不能妄自菲薄，一定要以“留存社會記憶、保存人類檔案文化遺產、傳播與弘揚人類社會文化”為目標，用求實創新的精神把握檔案事業發展規律，認真做好檔案工作。

檔案工作不僅僅是檔案室和專業檔案員的事情，要從公司各個部門、各個層次選出多個兼職檔案員，培養員工的檔案意識，發動“群眾力量”以便于達到檔案工作收集的全面性和整體性，使檔案知識宣傳與培訓工作盡量做到全員化。

其次，作為復合型人才的檔案工作者還要有觀念的創新，注重培養挑戰傳統觀念的創新意識。使用傳統的檔案，是服務方對檔案部門使用的檔案，參加檔案展覽，閱讀檔案的復制或出版，特別是需要使用原來的文件程序復雜。在當今信息時代，檔案管理工作逐步改變坐在家里的情況，變被動為主動服務，利用現代計算機技術提供遠程服務，實現對服務創新的檔案管理功能。這就要求要突破服務思想，開拓新思路。傳統的檔案管理在服務的處理上不去想、不去聯系、不去實踐，而是等著人找上門來，或是由上級分配的硬任務。這不是一個積極主動的方式，已不能適應促進信息技術、高速度、高質量的信息服務，它必然導致公共文件的遺憾。

作為檔案工作人員不應該再有傳統的“坐等上門”的思想，應該積極主動地“走出去”，主動去收集各門類的資料。創新思維就是不受現成常規思路的約束，尋求對問題全新的獨特性的解答方法的思維過程。這種創新思維主要的障礙有來自權威與公眾的思維定勢、習慣性思維、傳統性思維以及封閉的思維模式等。只有拓展思維的空間，不墨守陳規，擁有豐富的想象力，創新思維才可能展現出來。只有通過學習，才能積累豐富的知識和經驗，才能使思想靈活敏銳，進而迸發出創新靈感的火花。這是做好一切工作的重要條件，也是進行創新活動的必要前提。

再次，關于檔案信息管理創新方面是這樣的：檔案管理信息不僅要使用一些新的設備，它其實是一個系統工程，有很多因素相互制約，相互協調，只有這樣才能適應現代的管理理念和管理機制，適應電子網絡的發展。如條碼取代Ref.的使用，條形碼是根據編碼規則編制一套圖形表達標識符數字或字母的條碼和條碼識別功能的管理軟件信息，具有自動識別功能匹配的條碼閱讀器，讀者只要通過掃描條形碼掃描，計算機可以快速、準確地識別和對象有關的自動顯示的信息，具有較高的準確性和可靠性。安全、可靠、方便、快捷，可以大大提高文件的分類速度、借閱、歸還文件的速度。有利于提高檔案管理的科學化、規范化和現代化水平，提高檔案管理的效率。

檔案信息的流動必須進入計算機可以很快的掌握，我們將文件信息，如主題（或相關審計書圖紙）、箱數、位置等成條碼印在封面上或文件的檔案盒上，使用手持掃描儀，輸入速度是手動輸入的幾十倍。

根據檔案工作的特點，還可深化檔案工作的內涵，對檔案工作的進行延伸，構建成文件管理、重點信息、情報、信息、統計……為一體的“企業檔案信息中心”。主要任務和職責是負責本單位所屬各部門和基層的各種檔案信息的收集、存儲和使用其他排序工作，通過局域網的計算機網絡系統的實施，從而在共同發展中實現各種信息資源共享，這是一種新的檔案信息管理的形式。這符合現代檔案管理部門高效的原則，有利于提高檔案管理的自主性和靈活性。

最后，注重檔案管理機制方面的創新。比如積極引導競爭的激勵機制，改變現有的檔案管理工作中的思想創新的現狀，從源頭上解決問題。目前，隨著科學技術的進步和市場經濟的深入發展，企業檔案管理機制有以下突出表現：一是堅持“四到位管檔”。基本達到了機構、人員、制度、措施的四到位，形成了檔案工作“層層有人抓，事事有人管”的網絡管理機制。二是堅持以法治檔，實行了“集中統一領導”，檔案工作標準納入了各單位標準化體系有了制度保證，企業檔案工作制度納入了企業的法規建設。三是堅持優化治檔，對計劃經濟時期的企業檔案管理模式經過不斷改革、整合、借鑒、嫁接等多種優化方式，形成了條塊結合的企業檔案管理網絡。四是堅持文明管檔，各單位將企業檔案工作納入了企業的工作目標管理和雙文明考核體系，將檔案管理工作融入文明創建工作之中。

新時期現代企業的高速發展，向檔案工作提出了新要求和新標準，因此，必須創新檔案管理機制，一方面要銳意進取，充分發揮創造力，實現管理機制新突破；另一方面又要對機制創新中見到成效的要充分肯定和堅持，同時不斷地分析對比，不斷地評價和改進，才能進一步完善檔案管理機制，保證檔案事業的順利發展。

創新檔案服務機制，是通過多種途徑主動了解利用者的需求，分析利用者的類型及需求結構，創新服務觀念、服務手段。以創新為著力點，積極拓寬服務領域，探索新的服務模式。

總之，我們只有轉變觀念，增強服務意識，充分利用現代技術手段，不斷提高服務水平，不斷實現檔案服務機制的創新，才能跟上時代的步伐，為企業各項工作提供全方位、多樣化服務，緊密聯系檔案工作實際，與時俱進、開拓進取，為企業各項工作提供更好地服務，迎接新世紀的挑戰。

〔參 考 文 獻〕

〔1〕徐擁軍.企業檔案知識管理模式——基于雙向視角的研究〔M〕.北京：中國檔案出版社，2009.

〔2〕楊公之.檔案信息化建設導論〔M〕.北京：中國檔案出版社，2010.〔責任編輯：孫玉婷〕

Abstract： Team building is the basis for archives work， because all archives work in the final analysis to rely on "people" to promote， but also to promote "people" better development. Therefore， the innovation of the archives management work， is the innovation of the construction of the main body of the team， to strive to improve the comprehensive quality of the staff of the archives， and build a high quality team.

The rapid development of modern enterprises in the new period， to the archives work puts forward new requirements and new standards. Therefore， we must innovate the archives management mechanism， on the one hand to forge ahead， give full play to creativity， to achieve new breakthroughs in the management mechanism； on the other hand， to see the effect of mechanism innovation should be fully affirmed and adhere to， at the same time constantly comparative analysis， continuous evaluation and improvement， further improve the archives management mechanism to ensure the smooth development of archival undertaking.

Key Words： Innovation； Archives Management；strategies