信息化背景下會計憑證規范化管理探討

彭丹旎

摘 要：隨著我國大型國企財務信息化步伐的加快，會計憑證電子化工作勢在必行，會計憑證規范化管理面臨新的形勢和挑戰。分析企業實踐過程中的做法和經驗，提出總結原始憑證填制經驗，規范會計核實工作起點；增強會計審核規范及時性和有效性；提升財務人員知識水平，同時積極開展自查、抽查，鞏固會計憑證規范管理工作成果等規范會計憑證管理的主要做法，以期為會計憑證電子化工作奠定堅實基礎。

關鍵詞：會計憑證；信息化；規范化

中圖分類號：F230 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2016）28-0081-02

隨著企業財務信息化步伐的加快，企業財務組織、業務流程都發生了重大調整，會計工作方式隨之變化，需要從會計憑證這一基礎工作開始調整[1]，統一標準和原則，以此為基礎，核算與財務管理一體化運作，并搭建公司級的原始憑證電子化管理平臺，實現對原始憑證的保管、流轉、應用全過程規范化、電子化管理。作為我國大型國企中積極推進信息化的代表，SG公司從會計憑證規范化建設上入手，深入貫徹會計憑證規范管理理念和目標，增強全員會計基礎工作水平，加強會計憑證規范管理，為會計憑證電子化順利實施奠定了堅實的基礎。

一、信息化背景下會計憑證規范管理的理念和目標描述

（一）會計憑證規范管理的理念

會計憑證規范管理是指會計憑證使用、審核、傳遞和保管等操作過程的規范化。通過規范化填寫，保證會計信息的真實性，有效避免違法違規行為的發生，保證公司各項業務的合法性。通過對會計憑證的規范化審核，有效保證會計賬簿的正確性和真實性，發揮會計監督職能作用。通過在電子化平臺上上傳原始憑證附件，實現實務票據與系統數據的對接，加快了原始憑證傳遞、審核處理速度，有效提升工作效率，同時實現業務與財務信息電子化，使財務的核算、管理、監督、決策支持職能與業務經營活動緊密結合，實現其信息的最大價值。

（二）會計憑證規范管理的目標

通過加強會計憑證規范管理，落實經濟業務活動合法合規審核，強化會計憑證填寫、審核、傳遞、保管等全過程管控，降低企業經營風險、促進業財融合，提升財務管理水平。具體目標包括：一是保證原始憑證完整、合規性；二是保證會計憑證審核與傳遞及時、有效；三是實現會計憑證等關鍵會計資料電子化、電子檔案的及時轉換和統一歸檔。隨著財務核算體系的電子化，合同、發票等重要的原始憑證逐步在財務應用系統中操作和管理。

二、會計憑證規范管理的主要做法

（一）總結原始憑證填制經驗，規范會計核實工作起點

會計憑證填制是會計核算工作的起點，只有使用規范、正確的填寫方法，才能確保會計工作的有效進行。SG公司組織基層派駐財務人員對原始憑證填寫規范和要點進行歸納總結，將原始憑證按業務類型分成成本費用類、工程類、資產類、收入類和其他類五大類，以業務發生頻繁的成本費用類憑證管理為突破口，根據不同業務事項將原始憑證使用要求制作規范表單，如發票（外來原始憑證）開具注意事項、報銷單據（自制原始憑證）填寫相關要求等。

在日常原始憑證審核過程中，對憑證填寫存在的問題進行記錄、統計和分析，歸納不同原始憑證填寫時存在的主要問題，對一些共性問題，如預提費用、會議費、培訓費、業務招待費等業務支撐資料的不完整，進行補充規范要求。對各類業務事項真實性，原始憑證使用的合規性、準確性、資料完整性進行內部評價，對于質量相對較低的業務經辦人員進行提醒和培訓，促使公司各部門提高報賬質量，從而降低會計核算風險。

（二）會計審核規范及時，有效支撐業務運行

會計人員最基本的一項工作就是審核會計憑證，通過對原始憑證等的日期、內容和金額進行檢查，審核原始憑證所反映的經濟業務是否真實，是否與生產經營活動有關，是否準確、合規等，審核工作直接關系到會計核算的質量以及生產經營活動能否正常進行。

1.為保證業務的合法合規性，發揮基層單位財務工作的優勢，轉變工作方式，將財務工作前置化處理，在合同簽訂前、物料需求采購提報前進行預審等，在支持業務過程中保持充分的溝通，既能實現財務與業務的工作協同，提高業財融合水平，又能在業務前端發現問題，有效規避風險。對“三公經費”、專項經費的使用進行嚴格審核，使每一筆記賬憑證都有理有據，核算的規范性越來越高。

2.SG公司抓住原始憑證電子化平臺試點上線契機，明確會計憑證規范工作的新要求及各階段工作時間節點，例如對業務部門提交的發票校驗請求，一般于1—2個工作日內即完成發票校驗工作，并及時告知業務部門相關單據編號。通過對業務流程及辦結時限的規范，大大提升了會計工作效率。

3.使用集團結算系統核算各類業務事項，通過系統流程控制，絕大部分的業務的發起、完成均在系統內完成，按照標準流程流轉，用標準的制度杜絕了業務非標的可能性。在原始憑證掃描平臺上完成工程付款類、運營成本、檢修運維費等各類原始憑證掃描錄入工作，實現原始憑證精細化、可視化管理，通過電子化憑證突破了流程審批的時間、空間的限制，將企業不同部門、不同業務和不同流程環節系統聯結在一起，促進人、財、物的協同，有利于發揮財務業務監督作用，有效規避經營風險[2]。

（三）提升財務人員知識水平，為會計憑證規范管理提供人力支持

共享服務模式的建立與會計核算電子化工作的開展，對財務人員的知識結構和業務水平提出了更高的要求，只有不斷提高財務人員的素質才能保證會計各項工作規范執行。依據會計法規、準則、核算辦法等要求，可將基層企業派駐財務人員所需的知識分為三大塊：一是會計準則、財政、稅務、會計職業道德規范等專業知識[3]；二是行業法規、工程、資產物資知識等業務知識；三是ERP系統、集中核算系統和原始憑證電子化平臺操作等應用知識。必須通過多種途徑提升財務人員的專業知識儲備，為公司會計憑證規范管理提供人力支持。

（四）積極開展自查、抽查，鞏固會計憑證規范管理工作成果

財務檢查是加強會計憑證管理，規范財務行為的有效途徑。SG公司以會計基礎工作管理創優工作為契機，以SG與上級公司會計憑證相關標準流程為基礎，結合財務日常稽核和內控要求，建立了會計憑證規范考評表，對公司會計憑證規范化工作進行自查、抽查。派駐財務人員按照考評表自行檢查會計憑證使用、填寫、審核與傳遞，裝訂保管等工作的規范情況；對公司使用的增值稅專用發票、業務費發票等重要會計憑證嚴格執行入庫、領用登記制度，定期抽查已填開原始憑證的存根聯和會計憑證的裝訂情況，并嚴格檢查收到的各類外部原始憑證，做好發票的認證及稅款抵扣工作。通過日常稽核、專項稽核和專項檢查等措施，將業務部門原始憑證規范化使用納入月度配合工作考核，結合會計人員個人績效、評先評優等內容，督促會計人員加強會計憑證的規范化操作。

三、成效與改進方向

（一）會計憑證規范管理工作成效

1.SG公司通過會計憑證規范管理，夯實了會計基礎工作，會計憑證能更準確、清晰地反映經濟業務及賬務處理情況，從源頭提高基礎會計信息的準確性，規避了賬務處理錯誤、會計憑證資料的審計風險。

2.通過貫徹會計憑證規范管理規則，實現縱向集約，同時通過會計憑證這一載體串聯企業生產經營各條線工作，實現財務與其他業務的橫向融合，有利于深化業財融合，提高財務風險控制水平。另外，會計憑證規范管理為推進原始憑證電子化工作提供堅實基礎，更穩步地推進財務集約化、信息化應用水平。

（二）會計憑證規范管理改進方向

一是要堅持創新和學習，不斷探索和實踐會計憑證規范管理的思路和方法，以需求為導向，促使財務工作更多的和業務管理需求相結合，提高財務各職能的服務水平。二是在固化、總結原始憑證電子化等項目應用工作的基礎上，積極深化原始憑證電子化應用范圍，提升財務信息化水平，根據實際操作運行情況，對發現的問題進行整理，及時反饋，積極配合完善原始憑證電子化等財務信息系統，并指導業務前端操作。

參考文獻：

[1] 邵露，王偉國.我國會計憑證的歷史演變[J].財會月刊，2013，（20）：20-25.

[2] 王義.數字化背景下的企業會計檔案管理研究[D].長春：吉林大學，2012.

[3] 中華人民共和國財政部.會計基礎工作規范[S].1997.

[責任編輯 陳麗敏]