淺談信息化背景下的高校檔案服務

丁成

摘 要：高校檔案是高校本身寶貴的財富之一，也是保持師生持續提升自身能力的源泉和動力，當然這也關系到高校檔案服務的質量，高校檔案的服務不僅包括對檔案的搜集、整理、保存，還包括用合理、便捷的方式向檔案使用者提供，由于檔案管理的信息化趨勢，這對檔案服務的質量提出了更高的要求，一方面要提升服務理念，另一方面要充分利用信息化技術提高服務能力和質量。

關鍵詞：信息化；高校檔案；信息服務

[中圖分類號]：G27 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2016）-17--01

高校畢業生學籍檔案是畢業生求職和享受就業服務的重要憑證，是干部人事檔案的主要來源。加強高校畢業生檔案管理服務工作是維護高校畢業生權益的需要，是保證干部人事檔案真實性的必然要求。因此，高校要高度重視高校畢業生檔案管理服務工作，努力提升高校畢業生檔案質量和管理服務水平。

1.信息化下高校檔案服務要求

在信息化社會如此發達的時代，不僅便利了人們獲取資料信息，更對信息化大潮下的數據信息安全、信息客觀真實提出了更高的要求，在積極滿足這一要求的同時，才能適應高校檔案服務的信息化發展。

1.1保護檔案安全性

眾所周知檔案保護工作是為學校各項工作服務的。然而一些學校工作存在陳舊觀念，過分強調為教育教學服務，在一定程度上導致了保護檔案意識的薄弱，表現在對檔案資料疏于整理和保護。一些領導不能將其與學校發展及各項建設密切結合起來，對檔案工作的資金設備需求不予支持。由于大量文檔處于不被有效管理的四處分散狀態，不僅資源浪費，文檔丟失、權限控制不明等情況屢屢發生，使得安全性無法得到保障。另外紙質文檔的抗災難性差。這與現代檔案管理工作的信息化要求相距甚遠，在信息的背景下更要保護有檔案的信息安全。

1.2提供客觀真實的服務信息

有學校就會有檔案，檔案是伴隨學校的發展過程產生的。從整體來說，學校檔案是學校發展的原始記錄，是寶貴的文化財富；具體來看，學校檔案是各部門、教師和學生在教育教學活動中保存起來以備查考的文字、圖表、音像和其他各種形式的歷史記錄。然而，隨著學校的發展和時間的推移，一方面檔案的數量和形式不斷增加和豐富，另一方面，檔案的損失和毀壞現象也頻頻發生。嚴重影響了高校檔案的客觀性，真實性。

2.高校檔案信息化服務策略

2.1積極建設現代信息化的服務理念

在現代信息化下，高校檔案管理有了新的要求，其一是實行分類管理，規范檔管理服務程序。在各類高校檔案的管理中，由由于信息化的幫助，可以更好地進行分類管理，避免高校檔案管理不變帶來的檔案服務質量低下的問題。其二是制定工作指南，規范檔案轉移、查閱手續。制定檔案查閱、轉移工作指南，方便學生查閱。一方面，一方面在學生查閱檔案時，需要經過特定的程序、流程，尤其是重要的檔案，不能隨便帶出、轉移、修改等，必須經過一定的流程，才能保證高校檔案管理的規范性、可信賴性。

2.2提高信息化服務能力

在廣泛使用信息化的手段管理高校檔案時，一方面應創新服務理念，完善規章制度。制定相應的《檔案工作管理規定》、《檔案人員崗位制度》、《立卷歸檔制度》、《檔案借閱保密制度》等制度，嚴抓檔案收集、整理、立卷歸檔、保管、統計、借閱、保密等環節，切實做到管理規范。優化辦事流程，提升服務質量。設立學生查詢“一站式”服務窗口，辦事流程張貼上墻，實行查閱、登記、檔案接轉、注意事項等多種服務。針對個別大學生的特殊情況和實際需要，簡化辦事手續，實行可委托代辦，最大限度方便服務對象。另一方面有效利用信息化帶來的便利，提高工作效率。設立網上查詢窗口，高校檔案室可在兩分鐘內完成快速查詢檔案存入時間、個人情況、轉出登記等相關信息，實現全程監督檔案進出，有效保障檔案的安全。

3.高校檔案服務評價

在對高校檔案管理服務的過程中，注重對高校檔案服務方面的評價，首先要注重完善工作制度、機制，隨著高校檔案信息化的發展，檔案資源也日益豐富。例如，近年來，許多高校檔案服務建立了全面覆蓋全校各單位、各部門的檔案工作網絡，使檔案工作無死角；定期開展專兼職檔案員培訓；及時跟蹤高校重要工作和重大活動，主動介入建立專題檔案等等；其次要看是否充分利用網絡手段，服務水平有無明顯提高。將電子商務理念引入高校檔案服務利用工作，可以發展適應高校檔案服務利用特點的“高校檔案電子服務利用系統”，基本覆蓋高校檔案的全部業務。檔案利用者通過網上注冊、身份認證、提交相關材料后，即可申請辦理相關業務，有必要的可以開通了快遞遞送業務，免除了師生校友使用檔案的奔波之苦。最后，信息化建設是否取得明顯進展。目前已完成歷史檔案和其它紙質檔案數字化加工有無巨大變化，更應關注高校畢業生成績及學歷學位信息數據庫建立情況。例如，盡量在高校的辦公自動化系統升級過程中主動介入，實現了文檔一體化。

結束語：

高校檔案對每個畢業生都是非常重要的，它記錄和反映了畢業生從高中到大學階段的成長過程、學識水平和德才表現，是學生時代的真實記錄，是不可復制的原始材料。它將伴隨畢業生走向社會，走向工作崗位，走向人生新的歷程。因此提高高校檔案信息化服務能力至關重要。

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