財務視角下的校園一卡通管理研究

周明亮

摘 要：目前，多數高校已建立了自己的一卡通系統。功能涵蓋食堂就餐、浴室洗浴、圖書借閱、機房上機等，部分高校在此基礎上推進了數字化校園的建設。在數字化信息和網絡平臺建立了教學、科研、管理、服務等校園信息的收集、處理、整合、傳輸和應用。實現了環境、資源到應用的數字化，提升校園的運行效率，拓展學校的業務功能。

關鍵詞：校園一卡通；財務；管理

一、校園一卡通建設管理中的問題

校園一卡通管理一般由學校信息化部門負責，然而通過參加全國高校一卡通會議，發現約有20%高校由財務部門負責校園一卡通的建設管理。站在財務的視角下，結合行政事業單位內部控制規范（試行），校園一卡通建設管理中存在以下問題：

1.日常業務人工投入大

校園一卡通日常業務包括充值、補卡、新開、問題卡處理等，其中充值和補卡是主要業務。充值方式，以某省為例，現金為主要形式，由于校園卡管理部門的不同，管理方式也多種多樣。后勤集團管理的，習慣在各食堂內設置工作人員，接受就餐高峰時期的現金存入。財務處管理的，充值地點多設置在財務處辦公地點，充值時間比工作時間略短，有的高校只在每周的固定日期接受現金充值。網絡信息部門管理的，多聘用臨時人員或學生接受現金充值。校園卡的補辦工作量也很大，某高校在校生不倒2萬人，年均校園卡補辦量在5000張至6000張。校園卡中心工作人員一般為5人至15人，人工投入巨大。

2.崗位職責設置不科學

站在行政事業單位內部控制角度，校園一卡通管理崗位權限設置不夠科學合理。崗位一般包括充值補卡、資產材料管理、財務記賬、銀行對賬、后臺數據維護等。崗位設置邊界模糊，前臺對外服務人員權限過大，充值、補卡、記賬、對賬、數據管理都能夠處理，這是存在隱患的。比如銀行轉賬充值不成功的處理上，需要先登錄銀行系統查詢該筆充值是否存在，如果存在則要為校園卡補寫入該筆金額，而某高校整個過程由一人獨立完成，這不符合內控規范。還有，校園卡審批和制作職權分開，現金收入和支付權限分開，現金業務和數據管理權限分開，也值得校園卡管理部門注意。

3.維修維護滯后

一卡通系統網絡復雜，設備種類繁多。以某高校為例，一卡通系統建有專用網絡，很多節點與校園網連接，局部還設有三層網絡。有服務器10臺，消費POS設備500多臺，浴室節水控制器200臺，門禁設備近50套。軟件系統，包括消費系統、流水系統、補助發放系統、財務管理系統、銀行接入轉賬系統、三方同步系統等等。與校內其他業務系統進行了系統對接，包括圖書館自助借還書、通道機、自助選座、自助上機系統；體育場館收費系統；學校機房上課、上機管理系統；校園網網費收繳系統。一卡通系統的正常有序運行，需要上述設備和系統協同有序工作，一個節點出現問題，一批功能就要受到影響。而某高校維修和維護人員只有一人。要面對校內眾多商戶和其他業務系統，無法保證故障處理的及時性，工作疲于應付，也無法對系統建設進行理性思考和合理規劃。

4.重管理輕服務

多數高校一卡通系統重管理輕服務，從管理機構名稱設置上來說，“管理中心”等字眼帶有明顯的行政色彩，制定的辦法也多冠以“校園一卡通管理辦法”等字樣。從根本上將，一卡通是為全校持卡人服務的機構，管理在前，服務在后。從持卡人角度，管理多于服務，強調持卡人需遵守哪些規定，忽視持卡人權利；一卡通的另一服務對象是商戶，包括學校食堂，后勤供水、供電，校內超市、浴室、理發店等商業實體，在面對商戶時，也強調對方該如何遵守制度，沒有換位思考一卡通應如何提供服務，面對其提出的一些要求，常常以制度規定予以回絕。一個好的大學，必須有優秀的教學質量、良好的教學團隊、科學的管理思想，當然也離不開優秀的服務意識。

二、從財務管理視角看，提高校園一卡通管理服務水平的措施

從財務管理視角下，參照行政事業單位內部控制規范，堅持不相容崗位分離，內部授權審批控制。運用信息化技術手段，采購自助化設備，組建一支權限職責劃分清晰的校園一卡通管理團隊。有助于提高一卡通管理服務水平，更好為服務于學校信息化進程和發展。具體措施包括：

1.自助設備取代人工

網絡信息時代，一卡通日常業務應該充分交給設備和網絡，使用自助設備取代人工，節省人力。

（1）多種充值方式

在充值方面，銀行轉賬是主流，各一卡通廠商都有完備的設備和程序，通過一卡通網絡接入指定銀行，將銀行卡內金額轉入校園卡。優點是技術成熟，運行穩定。缺點是校內需要翻蓋大批自助設備，而且一般只能接入1家-2家銀行，限制較多。第三方支付技術近年發展迅速，技術成熟度很高，以微信支付、支付寶為代表的支付方式逐漸深入人心，經常有學生詢問是否可以使用微信為校園卡充值。第三方支付充值優點很多，不受銀行卡種類限制，方便快捷；缺點是一卡通投資銀行會設置障礙，阻止第三方支付公司介入，部門持卡人擔心電子支付安全性不愿使用。另一方面，無論銀行卡轉賬還是電子支付如何方便，部門持卡人尤其是年齡較大者，仍愿意持現金充值，可購置現金充值機，類似銀行ATM存入設備，解決這部分需求。通過銀行轉賬、電子支付、現金充值設備，可以解決95%以上的充值需求，大量節省人力，也為校園卡使用者提供便利。

（2）卡片自助補辦

校園卡丟失經常發生，補制校園卡分打印和寫信息兩。近年來很多高校使用手機和銀行卡代替校園卡，筆者認為，手機和銀行卡可以作為校園卡的補充和擴展，但不能替代校園卡本身。使用手機卡和銀行卡，學校無法獨立發放，師生丟失后需要先到電信營業廳和銀行補辦，再到校園卡管理部門寫信息，手機卡無法在浴室等地點使用，銀行卡丟失后需要一周后才能拿到新卡，這都為持卡人帶來不便。目前一卡通廠商都開發了校園卡自助打印和發放系統，通過自助設備，校園卡打印和信息寫入一步完成，方便快捷。

2.強化隊伍建設，權限劃分清晰

將人力從充值、補卡等日常工作中釋放出來后，需要對校園卡管理服務團隊結構進行優化。從內部控制角度，堅持不相容崗位和授權審批制度，現金收支業務、資產管理、系統維護、安全保障、信息化建設、商戶服務等業務職權劃分清晰。具體來說，現金收支人員不能辦理系統數據、銀行對賬、資產管理等業務。資產管理方面，一卡通項目運行需要百萬級的設備、軟件、材料，設備種類繁多，比一般處室資產龐大繁多。資產明細管理、材料出入庫、備件更換等日常管理，需要加大人力投入。系統維護方面，一卡通系統一般是邊建邊用，根據業務需要增加功能模塊，除保障服務器運行穩定，系統運行穩定性也靠人力保障。安全保障方面，系統記載多項經濟數據，涉及學校敏感信息，互聯網環境復雜，應加大技術力量，使用防火墻、網閘等設備，保障數據安全。信息化建設方面，一卡通是學校信息化的重要組成部分，推進高校建立基礎信息交換平臺，促進業務系統信息共享，能夠提升整個學校的信息化建設進程。一卡通服務信息化，利用網絡、微信等平臺加強信息溝通、對外政策宣傳。商戶服務方面，一卡通要面對校內多個業務系統和商家，應設專人辦理對外結算、協調等事項，才能及時有效做好對外服務工作。

3.購買售后服務

校園一卡通維護和維修指系統運行的維護和設備配件的維修。具體來說，一卡通系統包括基本軟件和與其他業務系統對接的接口，購買價值在百萬元以上，軟件運行需要廠家提供技術支持和第三方軟件的配合，涉及內容非常廣泛。一卡通有消費POS、節水控制器、門禁控制、網絡交換等種類復雜的設備，僅學生宿舍就有自助熱水、洗衣機、浴室水控、門禁控制等設備，設備維護和維修工作量巨大，需要大量人力投入。某西北高校校區很大，學校為一卡通中心配備了轎車來促進其維護。作者認為，一卡通系統涉及大量計算機專、網絡、機電設備知識，與其投入巨大人力和物力維護和維修，不如購買服務。向一卡通廠商購買系統維護和設備維修服務，向中介機構購買服務器和網絡維護，向系統安全廠商購買安全設備和技術支持。

4.校內統一收費管理

通過一卡通平臺與校內業務系統對接，實現校內收費統一管理。將后勤管理的水費、電費、洗衣、熱水、浴室、自助售貨等，將校內向學生收取的考試報名費、打印復印費，將對外服務的培訓班、體育場館、校內停車等收費納入一卡通平臺管理。首先，方便了師生，校內繳費、消費一卡完成，真正實現“一卡在手、走遍校園”。其次，提升了學校管理服務的水平。比如原有后勤使用人工收費，水費、電費、熱水人工收取后上交財務，票據多、加總難、對賬不及時現象都存在，要耗費大量人力物力。第三，統一集中收費杜絕“小金庫”現象發生，避免工作人員接觸大量現金，工作違紀。某二級學院對外提供培訓，收費人員周轉資金在幾十萬以上，思想松動極易犯錯誤。北京某高校位于四環內，停車收費由公安處負責，每月收費上交財務萬元左右，后安裝停車收費系統，納入一卡通統一管理。識別車輛號牌，計時收費，每月收費金額在10萬以上。收費統一管理會觸及一些部門的利益，但從長期來看，學校收費規范高效，信息化水平提升。