淺談物資采購(gòu)過程中的風(fēng)險(xiǎn)及規(guī)避

楊莉萍

摘 要：當(dāng)今科技發(fā)展日新月異，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈。物資采購(gòu)在企業(yè)對(duì)外競(jìng)爭(zhēng)中具有決定性的作用。采購(gòu)是供應(yīng)鏈管理中“上游控制力量”。直接左右產(chǎn)品成本的高低，也直接左右公司利潤(rùn)的大小和獲利能力的高低，采購(gòu)已逐步演變成為企業(yè)管理中最有價(jià)值的部門，也成為企業(yè)獲取利潤(rùn)的核心環(huán)節(jié)之一。文章對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)過程中的風(fēng)險(xiǎn)和規(guī)避措施進(jìn)行了詳細(xì)的分析和描述。

關(guān)鍵詞：物資采購(gòu)；風(fēng)險(xiǎn)；規(guī)避措施

引言

物資采購(gòu)主要是購(gòu)買企業(yè)生產(chǎn)所需的原材料、輔助材料、工具、專用備件等物資的行為。采購(gòu)活動(dòng)是企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)作的起點(diǎn)，是企業(yè)降低成本，增加利潤(rùn)的重要環(huán)節(jié)。物資采購(gòu)過程中的風(fēng)險(xiǎn)是指在采購(gòu)過程中由于國(guó)家政策變化、市場(chǎng)材料價(jià)格波動(dòng)、自然環(huán)境因素、采購(gòu)單位管理失控，供應(yīng)商進(jìn)行商業(yè)欺詐等行為，造成采購(gòu)成本過大，合同執(zhí)行中超支，延期交貨，質(zhì)次價(jià)高，履約糾紛等，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的，貫穿于采購(gòu)的全過程。因此，采購(gòu)過程中的風(fēng)險(xiǎn)防范是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重中之重。我們只有認(rèn)真的分析采購(gòu)過程中的各個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的控制和管理，來進(jìn)行提前的規(guī)避處理，才能夠?yàn)樘岣咂髽I(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益提供有力的保障，確保企業(yè)持續(xù)健康的發(fā)展。

1 物資采購(gòu)過程中的外部風(fēng)險(xiǎn)

（1）政策風(fēng)險(xiǎn)。政策風(fēng)險(xiǎn)主要是指國(guó)家或者相關(guān)部門發(fā)布新的政策，在環(huán)保和節(jié)能方面提出更高的要求，對(duì)企業(yè)采購(gòu)的物資造成風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)在于能夠使簽訂好的采購(gòu)合同作廢或者必須進(jìn)行必要的調(diào)整。采購(gòu)合同和采購(gòu)方案需要根據(jù)最新的政策規(guī)定進(jìn)行重新梳理和整改，會(huì)對(duì)企業(yè)的效益產(chǎn)生較大的影響。（2）市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。由于現(xiàn)在是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，商品的價(jià)格會(huì)隨著市場(chǎng)波動(dòng)而波動(dòng)，企業(yè)在采購(gòu)物資采購(gòu)過程中如果對(duì)物資價(jià)格預(yù)計(jì)不準(zhǔn)確，就會(huì)由于物資價(jià)格的波動(dòng)產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。物資成品價(jià)格下降會(huì)造成企業(yè)利潤(rùn)的減少，材料價(jià)格的上漲則會(huì)引起企業(yè)成本的增加。（3）意外風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)過程中的意外風(fēng)險(xiǎn)主要是指政治變動(dòng)、異常天氣、流行疾病等引起的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。如由于戰(zhàn)爭(zhēng)等帶來的不確定性引起的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)；以及臺(tái)風(fēng)、地震等自然災(zāi)害引起的交通系統(tǒng)癱瘓，采購(gòu)產(chǎn)品在加工運(yùn)輸途中出現(xiàn)供應(yīng)延誤，變質(zhì)等問題引起的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率較低，但是一旦發(fā)生就很難有辦法進(jìn)行有效的規(guī)避。（4）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。由于質(zhì)量在采購(gòu)中的特殊地位，決定了采購(gòu)過程中的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)非常關(guān)鍵和重要。由于供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量不符合要求，而導(dǎo)致加工產(chǎn)品的性能達(dá)不到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，從而給采購(gòu)方的生產(chǎn)帶來嚴(yán)重?fù)p失，造成經(jīng)濟(jì)、技術(shù)乃至人身安全等方面損害的可能性。或者不法供應(yīng)商盲目追求利潤(rùn)，以劣充優(yōu)、降低質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)甚至制造假冒偽劣商品坑害采購(gòu)企業(yè)，都屬于采購(gòu)過程中的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)問題，質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)帶來的負(fù)面影響最大。（5）科技發(fā)展引起的風(fēng)險(xiǎn)。由于科技進(jìn)步或者是新發(fā)明、新創(chuàng)造、專利技術(shù)的應(yīng)用、替代品的發(fā)明等，引起的物資價(jià)格變動(dòng)帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

2 物資采購(gòu)過程中的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)

（1）采購(gòu)管理風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)物資采購(gòu)市場(chǎng)行情動(dòng)態(tài)調(diào)查不夠及時(shí)和詳實(shí)，導(dǎo)致信息不暢；對(duì)所購(gòu)物資的性能、材質(zhì)、規(guī)格等主要要素縱橫比較不全面，導(dǎo)致采購(gòu)的價(jià)格高于市場(chǎng)行情的風(fēng)險(xiǎn)。（2）項(xiàng)目論證不充分、全面的風(fēng)險(xiǎn)。選購(gòu)物資的技術(shù)參數(shù)的制定人員專業(yè)技能不夠，導(dǎo)致采購(gòu)的物品過時(shí)或者不適合企業(yè)需要；企業(yè)管理部門審核計(jì)劃時(shí)一味地壓縮資金，不考慮及時(shí)發(fā)展需要，忽視專家和供應(yīng)商的合理建議；缺乏遠(yuǎn)瞻性，造成采購(gòu)項(xiàng)目還沒完工，就已經(jīng)過時(shí)的被動(dòng)局面；采購(gòu)盲目攀比、超前消費(fèi)、一味地追求高、精、尖、時(shí)尚性，造成物資功能過剩，采購(gòu)支出超過計(jì)劃的風(fēng)險(xiǎn)。（3）計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)。在采購(gòu)計(jì)劃的制定和審核過程中，沒有按照企業(yè)的采購(gòu)實(shí)際情況進(jìn)行制定，采購(gòu)人員對(duì)市場(chǎng)的分析不到位，或者是由于市場(chǎng)需求發(fā)生變動(dòng)、企業(yè)技術(shù)改造或者是生產(chǎn)方案的調(diào)整，出現(xiàn)了不合理和不科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃，導(dǎo)致采購(gòu)活動(dòng)與企業(yè)的采購(gòu)目標(biāo)發(fā)生了較大的偏離，給企業(yè)的采購(gòu)造成的風(fēng)險(xiǎn)問題。（4）招標(biāo)過程風(fēng)險(xiǎn)。由于招標(biāo)、投標(biāo)信息不夠公開，對(duì)市場(chǎng)調(diào)研不夠充分致使確定的招標(biāo)方式不合理，招標(biāo)文件制定不合理；或者資格預(yù)審把關(guān)不嚴(yán)格；或者是評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員沒有客觀、公正地履行職務(wù)等，致使不合格供應(yīng)商中標(biāo)，從而出現(xiàn)損害企業(yè)利益或者他人合法權(quán)益的風(fēng)險(xiǎn)。（5）合同風(fēng)險(xiǎn)。在采購(gòu)合同簽訂過程中，合同文本前后矛盾或者用詞不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致雙方對(duì)合同條款的不同理解，而導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)；或者是采購(gòu)人員貪求蠅頭小利，犧牲企業(yè)利益，致使合同有失公平造成合同風(fēng)險(xiǎn)問題。（6）驗(yàn)收及庫存風(fēng)險(xiǎn)。存在數(shù)量驗(yàn)收不準(zhǔn)確，質(zhì)量上以次充好等問題，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)供應(yīng)的貨物和采購(gòu)合同中的貨物不一致的問題等；庫存不準(zhǔn)確導(dǎo)致的停工待料、資金積壓、場(chǎng)地的浪費(fèi)和管理成本增加的風(fēng)險(xiǎn)。（7）采購(gòu)人員造成的風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)人員由于本身專業(yè)技能的局限，在采購(gòu)時(shí)對(duì)商品的質(zhì)量和規(guī)格沒有把好關(guān)，造成相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)。或者是采購(gòu)數(shù)量和生產(chǎn)實(shí)際沒有很好的匹配，造成生產(chǎn)中斷或者大量物資的堆積，又或是設(shè)備更型換代或者技術(shù)改造引起的備件呆滯造成的風(fēng)險(xiǎn)。甚至由于采購(gòu)人員不遵守職業(yè)道德，在采購(gòu)中暗箱操作、收受回扣，損害企業(yè)利益帶來的風(fēng)險(xiǎn)

3 物資采購(gòu)過程中風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避措施

（1）有效合理的利用信息，降低采購(gòu)過程中的決策風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)相關(guān)的采購(gòu)人員需要精準(zhǔn)的市場(chǎng)觀察力，通過及時(shí)、齊全的收集企業(yè)采購(gòu)商品的風(fēng)險(xiǎn)信息，并對(duì)收集的信息進(jìn)行分析研究，將有用的信息進(jìn)行整理，在制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，通過風(fēng)險(xiǎn)信息的對(duì)照，制定正確的采購(gòu)方案。（2）完善的采購(gòu)管理制度和規(guī)章，加強(qiáng)采購(gòu)人員職業(yè)道德教育。加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理，制定完善的采購(gòu)管理制度，公開招投標(biāo)信息，選擇合理的招標(biāo)方式，保證采購(gòu)程序規(guī)范，采購(gòu)過程公開，公正，公平，避免暗箱操作；加強(qiáng)采購(gòu)人員的素質(zhì)教育和職業(yè)道德教育，增強(qiáng)采購(gòu)人員的法制觀念和防腐拒變的意識(shí)；明確各崗位人員的職責(zé)權(quán)限和業(yè)務(wù)流程，形成相互制約、相互監(jiān)督的業(yè)務(wù)機(jī)制。（3）加強(qiáng)對(duì)計(jì)劃、采購(gòu)過程的管理和監(jiān)督審查。加強(qiáng)計(jì)劃、采購(gòu)人員專業(yè)技術(shù)及新技術(shù)、新材料等有關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高專業(yè)技術(shù)水平，熟悉物資的性能、工作原理、性能特點(diǎn)等相關(guān)知識(shí)；加強(qiáng)對(duì)物料需求計(jì)劃，采購(gòu)計(jì)劃的申報(bào)、審批、詢價(jià)、招標(biāo)、合同簽訂、驗(yàn)收、付款和領(lǐng)用所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，防止舞弊行為。對(duì)新材料，新技術(shù)的應(yīng)用，可通過試用和完整的驗(yàn)收體系逐步引入生產(chǎn)需要。（4）建立穩(wěn)定的供應(yīng)合作伙伴。采購(gòu)前對(duì)供應(yīng)商的品牌、信譽(yù)、規(guī)模、銷售業(yè)績(jī)、研發(fā)等進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查，做出整體評(píng)估。制定完善的供應(yīng)商考核制度，成立由采購(gòu)、質(zhì)管、技術(shù)部門組成的供應(yīng)商評(píng)選小組，在年底通對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量水平、交貨能力、價(jià)格水平、技術(shù)能力、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合考核，與各方面優(yōu)秀的供應(yīng)商建立長(zhǎng)期的合作伙伴；另外還要不斷納入優(yōu)秀供應(yīng)商。（5）加強(qiáng)合同管理，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。要審查簽訂合同當(dāng)事人是否具有主體資格；合同主要條款的合法合規(guī)性；合同條款的完備性，文字表述的準(zhǔn)確性。并請(qǐng)專業(yè)的財(cái)務(wù)人員對(duì)合同支付條款進(jìn)行把關(guān)。單位的律師對(duì)合同的整體把關(guān)，通過審查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正在合同訂立過程中出現(xiàn)的不合理、不合法現(xiàn)象；補(bǔ)充缺少的必備條款；修改顯失公平的內(nèi)容，從而減少和避免經(jīng)濟(jì)合同糾紛的發(fā)生。

（6）選擇最有效的采購(gòu)方式，確定采購(gòu)價(jià)格。根據(jù)物資特點(diǎn)及市場(chǎng)供應(yīng)情況，采取公開招標(biāo)、框架協(xié)議、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購(gòu)及詢價(jià)采購(gòu)等多種采購(gòu)方式；根據(jù)物資特點(diǎn)及了解的市場(chǎng)供貨情況，確定技術(shù)、商務(wù)、價(jià)格在評(píng)標(biāo)中所占比例，制定切實(shí)可行的評(píng)標(biāo)辦法；物資部門還要根據(jù)需要聘請(qǐng)物資使用部門、技術(shù)部門、安全及法律等部門的專業(yè)人員參與物資的談判和審查。

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