論現代化檔案發展趨勢

鄭曉薇/中國聯合網絡通信有限公司天津市分公司

論現代化檔案發展趨勢

鄭曉薇/中國聯合網絡通信有限公司天津市分公司

現代社會，對于檔案的定義已經發生了改變，從前檔案只是被定義為記錄歷史發生真實情況的記錄儀，只是供大家了解歷史發生的過程和當時的真實情況，并沒有將檔案做為可以分析的數據的行列，現在的普查、調研等工作其它就是為了了解目前針對某一個專項問題的真實情況，但這些調查的結果不應只是為當前解決問題而做，而是應該將這些數據聚合，通過這些人們所說的大數據來進行客觀的分析，從而使人們從中找到一些規律與經驗，使我們再面對相似問題時做到有證可循，而不是無從下手，所以當下社會對檔案的認識和定義已經發生了巨大的變化，它是記錄大數據的源頭，記錄儀，是反映社會中發生各種情況及信息的存儲器，是提供大數據的依靠。

檔案管理；信息化；綜合素質

前言

當前社會快速發展，特別是信息化的迅猛發展，我們的檔案事業也跟隨著社會的腳步，快速的電子化、信息化，通過互聯網、電腦、各種先進的電子設備，檔案工作開始電子化、無紙化，檔案管理工作開始信息化的變革，作為新一代的檔案工作者，必須明白我們面對的現代化檔案管理的要求，檔案管理現代化的趨勢，我們要努力提高專業技能，努力學習各種現代化的辦公設備，熟練掌握電腦操作，明確相關檔案管理規定、要求，及相關的法律法規，以及實現檔案管理的現代化、規范化。

一、檔案工作將要面對無紙化、信息化

歷史檔案工作者每于面對最多的就是紙，檔案最多的載體也是紙，但是使用紙載體也存在著劣勢，比如檔案工作人員要花費大量的體力去整理及搬運他們，需要存放他們的地方，而且需要將這此紙的檔案為了保存要裝訂、裝盒，為日后的查詢工作也帶來了影響，紙質檔案因為查詢的原因，也不利于原件的保存。但當前如此科技高速的社會，我們的原始檔案工作就已經無法跟上步伐，所以我們要跟隨新時代的步伐，將我們的檔案工作電子化、信息化、網絡化，當然最變革性的變化就是要實現檔案的無紙化。隨著電腦及網絡的普及，無紙化辦公已經成為趨勢，無紙化辦公已經可以實現。當前許多企業其實已經開始了變革，比如，文件的審批是通過網絡及公司內部辦公網進行審批和流轉，不再需要人為的去找各級領導簽字或審批，僅通過內部辦公系統及網絡，就可以完成文件的審批和傳閱，這樣不僅簡化了文件在傳送過程中的各種手續，又使文件傳遞的更快、更安全、更及時，時間和地域上的阻礙已經徹底消失。這種變化就是信息化和辦公自動化所帶來的，當然，我們的檔案工作也面臨著很大的挑戰，為檔案工作人員帶來了巨大的挑戰。

二、檔案管理將面對虛似化

檔案是終是為了提供查詢，提供服務，這是檔案工作的最終目的，但是檔案館是最要的就是館中的檔案數量也就是館藏數量，但是光憑借一個檔案館是不夠的，這就需要我們通過網絡來實現館際互連，達到檔案共享，這種互連是沒有地域的限制，可以在一個市，可以在全中國，可以在全亞洲，可以跨過海洋實現全世界，實現互連的檔案館信息都是共享，這樣我們可以在最短的時間查詢到我們需要資料，而且還可以做為大數據統計及分析的數據源，節省成本、費用、人員、房屋，減少也企業的投資成本，檔案的管理水平和使用深度和廣度即得到了提高。

三、檔案將實現數字化

由于現代社會攝影產品、掃描產品、縮微產品都十分先進，這些產品和技術都為我們可以實現檔案館數字化提供的有力保證和基礎，通過這些產品的應用及互聯網、辦公自動化設備，可以將檔案館中的歷史文件通過掃描及拍照將其轉為電子文件，或是通過縮微技術將大量的紙質檔案內容縮微至很小的載體上做為電子文件保存，進行縮微保存，這樣我們就可以通過計算機及互聯網進行識別、管理這些電子文件，檔案最終的目的是提供查詢服務，當檔案數字化后，查詢將變得十分簡便，我們只需要在計算機中輸入相關的查詢條件，可以在幾分鐘內快速的查詢出結果，可以查詢工作不再受時間，地點的限制，查詢也來的檔案也不再是圖文分離的檔案，而是圖片并茂的檔案資料，使人們簡單明白，可以結束用文件對就圖紙才可了解查詢信息的時代。

四、檔案將實現信息及網絡化變革

當今社會已經處于信息化高速發展的社會，不再受地域，國家的限制，不僅提高的辦公效率，同時也使各部門間協作關系變得密切，當然檔案實現網絡化后也要注意安全及保密等級性的管理，比如可以通過指紋識別，密碼識別，權限等級設置等方式來控制訪問檔案庫的人員及可以訪問或查詢的范圍，通過檔案的信息化及網絡化變革可以加快傳播速度，節約成本，查詢不受時間地點的限制。

五、檔案管理將實現市場化、社會化

檔案管理實現市場化、社會化，將有利于檔案資源的共享，可以將不同單位的資源共享，這樣可以將館資料擴大，可以使大家查詢到更多的資源，但在實現社會化的同時也增強單位內部人員對檔案的保護意識，建立檔案的共享制度，使得檔案可以安全的被共享和使用。

檔案實行市場化后有利于檔案的再次開發，檔案工作最終的目的就是提供服務，實行了市場化后融合了社會上其它行業的住處，可以使單位內的資料得到充實和共享，無形中形成了虛擬的龐大信息庫，有利于查詢使用，當然，這個龐大的信息庫也反過來給社會帶來的充足的信息源，方便各行業的信息需要，檔案給社會帶來的幫助，社會上各行業的人員同樣也會支持檔案的發展，各行業的源信息的提供，資金的提供等，二者帶來良性循環，二者相輔相成，互為作用，互相服務。所以檔案是必會面向市場化的發展。

六、檔案人員綜合素質提高

檔案人員地過去的工作中主要偏重于專業知識，但當今社會，光有檔案的知識是不夠的，檔案人員還應該快速的掌握辦公自動化的設備使用、電腦基本操作知識、具備基本的英語知識、了解當前檔案的盯關法律法規的規定、了解多媒體技術等，檔案人員需要從單一專業性人員轉變成復合型的綜合性人員才可以適應社會對檔案人員的要求，才能有能力勝任這項工作。

七、結束語

社會是在不斷的前行，科技也在不斷的創新，檔案事業為了發展也需要去適應這些變化而去改變，需要創新，需要主動去提供報務，最大的實現檔案工作的價值，所以檔案及檔案工作信息化、數字化、虛擬化、網絡化、市場化等這些變化是必然的，作為檔案工作人員也應不斷去學習新的知識，新的技能，所以我們需要順應時代的發展，與時代共同成長，將檔案業務水平及自身的綜合素質提升到一個新的高度，只有這樣，才能更好的服務于檔案事業及社會。