事業(yè)單位檔案管理信息化建設

◎于俊水

事業(yè)單位檔案管理信息化建設

◎于俊水

現(xiàn)今隨著社會信息化的高速發(fā)展趨勢，事業(yè)單位也隨之迎來了日常管理信息化發(fā)展的新時期。社會的網(wǎng)絡化、信息化趨勢發(fā)展迅速，在時代發(fā)展的背景下檔案管理信息化應運而生。本文對事業(yè)單位檔案信息化管理所具有的的特點進行了深入分析，并進一步研討了在事業(yè)單位檔案管理信息化建設當中顯現(xiàn)的問題和相關的舉措。

現(xiàn)今伴隨著社會經(jīng)濟的高速發(fā)展趨勢，不少事業(yè)單位依然未能高效管理內部的檔案。而近幾年以來，互聯(lián)網(wǎng)的得到了普及推廣應用，新型檔案管理軟件不斷研發(fā)和應用，事業(yè)單位的檔案管理信息化工作正在趨于成熟。并成為一種發(fā)展的趨勢。

事業(yè)單位檔案信息化管理的特點

檔案存儲環(huán)境方面的優(yōu)勢。以往傳統(tǒng)的檔案記錄方式是以手工在紙質上進行文字、數(shù)據(jù)、信息的記錄，由于紙張不利于長期保存。所以在對資源的匯集與個存儲方面的難度較大，而只要達到檔案的信息化管理，即能夠構建起網(wǎng)絡化信息管理平臺，以電子化的方式來進行信息化管理，可在U盤及移動硬盤上保存電子化檔案，能夠方便快捷的存儲較多檔案信息，檔案信息化管理的應用，改變了傳統(tǒng)檔案管理所存在的弊端。而且通過電子化檔案，可以存儲數(shù)量巨大的檔案。使檔案儲存更加便捷高效。

檔案在使用和查詢方面的優(yōu)勢。事業(yè)單位檔案信息化建設作為事業(yè)單位工作的重要構成部分。怎么樣來科學合理的利用好信息資源，達成有效應用和便捷存儲，使得信息資源能夠得到共享利用，是檔案管理當中亟待解決的實際問題。而傳統(tǒng)的檔案管理當中存在的紙質文件難以長期保存，查詢流程較為張復雜等諸多問題。為確實能夠高效利用檔案資源，因此采用信息化方式來進行檔案管理。

我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

檔案管理信息化建設平臺使用率較低。事業(yè)單位實施檔案的信息化管理的出發(fā)點為簡化工作流程、減少管理成本，高效便捷的來利用檔案信息。可是按照現(xiàn)今的實際情況來看，利用檔案管理信息化平臺的幾率較低，難以將其作用真正顯現(xiàn)與發(fā)揮出來。

事業(yè)單位領導對檔案管理工作不夠重視。現(xiàn)今，在我國事業(yè)單位的不少的高層管理者未能對于檔案的管理制度進行全面客觀的了解，僅只是將工作的重點放在注重引進和培育人才的方面，對于檔案管理工作的重視力度不夠，但在事業(yè)單位的實際工作當中，檔案管理是一項極其重要工作。所以，事業(yè)單位的高層管理者應該注重此項工作，方可確實維護和保障職工權益，進而為國家的經(jīng)濟建設貢獻力量。

檔案管理的工作人員綜合素質較低。在事業(yè)單位檔案管理的信息化建設中，不少檔案管理專職人員的理論知識與實際技能未能夠達到專業(yè)標準的要求，亟待提升其整體素質。例如不少專職人員的計算機實際操作技能水平不高，未能拓展自身的知識面。又因為當前所存在的日趨增長的檔案信息需求量，也要求管理者必須提升其優(yōu)質服務意識與良好工作態(tài)度。

檔案管理信息化建設平臺更新速度較慢。現(xiàn)今在我國不少事業(yè)單位都已逐步構建起了職工檔案信息管理系統(tǒng)，并在檔案管理工作當中積累了實踐經(jīng)驗，并取得了一定的成就。可是因為忽視了對于檔案管理工作的深化實施，在設置與維護更新檔案管理信息化平臺的工作當中推進緩慢，未能夠適時更新部分新入職職工的檔案信息，從而會對于單位人力資源管理造成了一定的影響。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設策略

加強信息化建設平臺推廣模式的構建。事業(yè)單位檔案管理信息化平臺的建設目的是為了能夠提供良好服務給予信息查詢者，所以，應大力推廣和宣傳對檔案管理信息建設平臺的應用，使得檔案的查詢與利用更具有高效性與便捷性。也可對于部分先進單位的良好經(jīng)驗進行學習與借鑒，以此來提升事業(yè)單位的檔案管理信息化工作的持續(xù)向前推進。

加強領導對檔案管理信息化建設的重視。事業(yè)單位的高層管理者應注重檔案管理信息化建設工作，將此項工作作為一個重點工作項目來推進實施。首要的一點在于應加強檔案工作的保密性。還應重視檔案管理專用室的隱蔽性和安全性，采用“人防”與“技防”的安全防護措施的緊密結合，加固檔案專用室的門窗，設置監(jiān)控攝像頭，以此來保障其安全性。并安排專人進行值班，嚴格控制人員的進出，對于進入人員應在《出入檔案管理專用室登記簿》上進行詳細的人員信息登記。此外，并專項培訓管理檔案人員的理論知識和實作技能，使得檔案管理工作更加科學合理、更加規(guī)范化。

加強對工作人員專業(yè)技能的培訓。事業(yè)單位檔案管理工作人員所具有的理論知識和實作技能能夠在實際工作當中起到極其重要的作用，而工作人員的工作能力和素質，也會檔案管理的信息化建設工作產(chǎn)生重要的影響作用。因此，應該加強培訓工作人員的專業(yè)的理論知識和實作技能，使其在實際工作當中能夠促進工作水平的提高。促進檔案管理的信息化建設工作的有效提升與進步。

加強檔案管理人員與網(wǎng)絡技術人員的工作協(xié)調。在檔案管理的信息化建設當中，既應由網(wǎng)絡技術人員來更新與維護檔案信息，也應由檔案管理人員來提供給檔案查詢者優(yōu)質的服務。因此，應構建起一種長效機制來進一步強化檔案管理人員與網(wǎng)絡技術人員之間在工作方面的緊密協(xié)作，以此來高效合理的推廣和應用檔案信息化管理。在日常管理當中，強化培養(yǎng)檔案管理人員服務意識和服務質量，使其在實際工作當中重視工作的效率與質量，以此來推動單位各項工作的全面提升。

總之，通過計算機網(wǎng)絡平臺來進行事業(yè)單位檔案信息化建設，大力推行電子數(shù)字化檔案管理。事業(yè)單位檔案管理信息化作為社會經(jīng)濟發(fā)展與高科技研發(fā)與進步的必然衍生物，而同時也可作為促進社會發(fā)展和科學技術進步的助推力。隨著我國社會經(jīng)濟高速發(fā)展的趨勢，深入實施事業(yè)單位檔案信息化建設，并以此來進一步推進單位各項工作的全面提升與進步。

（工作單位 威海市市政建設公營事業(yè)管理處）