交通集團檔案管理規范化的探索與實踐

隨著社會經濟的快速進步，我國交通行業日益趨向規模化、系統化，相關交通行業如春筍般涌現。但是由于我國現代交通事業的發展歷史較短，相關的制度建設、管理規范等尚不完全，成為制約我國交通事業發展和進步的瓶頸。交通運輸事業的發展，離不開對于交通集團運行系統的科學化管理；交通集團要想壯大，也必須實現對于檔案管理規范化。這是企業立足的根本，也是影響企業發展的基礎性工作。因此，筆者對交通集團檔案管理規范化的進行探索與實踐。

一、交通集團檔案管理系統的現狀

1.檔案管理系統的特點：

隨著集團規模的不斷加大，集團業務的繁多，人工登記、人力查詢等檔案管理方式已經難以滿足集團管理的需求，檔案管理系統的的出現解決了這些管理難題。檔案管理系統的優點體現在如下方面：

（1）科學化：以計算機技術為系統管理工具，在專業人員的操作下完成工作。

（2）系統化：以交通集團的檔案管理系統為例，包括了車輛信息、往來單位、車輛使用、集團歷史等諸多信息，信息兼具內容的深度和涉及的廣度。

（3）規范化：檔案收集、檔案管理、檔案使用為一體，內容規范、流程統一。

2.交通集團檔案管理系統的現狀

交通集團檔案管理系統存在著巨大的優勢，仍有一些令人擔憂的現狀存在。集團管理層對于檔案規劃、檔案收集作用的不重視，管理過程不規范，容易出現檔案丟失、惡意修改、信息泄露的現象。管理系統老化，數據庫功能不全面，內容繁多無用，檔案清理工作不到位，在檔案使用時無法滿足使用者的需要。管理人員技術水平低，操作不專業，檔案管理不科學，檔案存放混亂，分類不科學，造成檔案丟失、使用無效等現象出現。

二、推進交通集團檔案管理規范化的重要意義

1.完善相關信息，保障集團權利

集團檔案是指在集團運營管理過程中形成的有保存價值的各種形式的材料。檔案材料既有文字、圖像等內容，可以以數據的形式存在。既包括了集團往來的相關文件、重大會議記錄，又記載著集團的發展歷史，同時還包括集團經營業務中的資產信息。規范集團檔案管理，可以使集團的有關信息更加全面，覆蓋面更廣范，內容更加精煉。對于新入職的陌生員工、新晉的合作伙伴，可以讓他們了解集團的發展歷史和文化底蘊，為集團樹立良好的形象；同時集團檔案中還包括了外部往來的相關法律文件和具體材料，對于檔案的有效保管，可以減少不必要的交易風險，減少經濟糾紛，保障集團的權利，明確集團的責任。

2.健全檔案系統，促進行業發展

健全檔案管理系統，雖然只是集團管理的一小部分，但是對于計算機系統的應用，可以逐漸普及到全集團、全行業，有利于整個行業管理水平的的提高。在交通集團的檔案管理中，包括以往的大事記，如集團成立之處遭遇困難時的緩解措施、融資手段，業務車輛、工具的采購原則、對于不同采購環境的經驗總結，交通事故的應急處理方式、善后手段、公關處理方式，在之后遇到相似的情況時，這些檔案材料都是很好的經驗總結和教訓記錄，對事故的處理帶去很好的借鑒、指導作用。這有利于提高集團的服務質量，增強集團的經濟效益，對于明確集團的發展方向、軌跡指導都具有積極作用。

三、推進交通集團檔案管理規范化的具體措施

1.加強工作重視，規范檔案管理

一些集團的檔案管理意識淡薄，對檔案收集、和管理的重視程度不夠，使檔案損壞嚴重，喪失了檔案的嚴肅性和權威性。集團領導應該加強檔案管理系統的建設工作，深化檔案管理工作重要性的認識。只有領導擺正態度，加強重視，才能激勵員工的認真工作態度。檔案管理工作應該貫穿到交通集團的每一部門、每一崗位，把檔案管理理念貫徹到工作的每一環節。成立專門的檔案管理部門，建立一套完整的檔案信息管理制度，確定完整的檔案管理流程與體系，分工明確，責任到位，認真詳細記錄每一輛汽車、每一件工具的領用、維修、報廢等各個步驟，實時追蹤，防止資產的蓄意浪費和無故丟失，提高工具的利用效率。

2.管理系統升級，增強系統實用性

交通集團的檔案管理系統，一般是從專業的系統開發集團購買，專人指導安裝使用，專業性、科學性較強。隨著計算機技術的不斷更新，檔案管理手段的不斷升級，舊的管理系統已經難以充分發揮應有的功能。這就需要企業的資金投入，根據技術環境的變化，對集團的檔案管理系統定期檢修、維護、更新。同時結合交通集團的管理實際，形成一套符合集團運營、車輛檔案記錄實際的車輛檔案管理模式。對于檔案的管理還要保證檔案系統的實用性，實現檔案資料查詢、借閱的方便快捷。

3.專業人員管理，提高利用效率

作為一項技術型較強的信息系統，集團應該采用專人管理的手段，保障檔案收集的全面性、保管的安全性、使用的規范性。管理人員應該利用專業技術知識，充分發揮專業人員的技術優勢，在檔案收集環節，多渠道、多層次、多手段的收集信息，保障檔案的全面性和真實性。在檔案管理時，對檔案進行分類、區別，對錯誤信息進行篩選、剔除，對于頻繁使用、意義重大的檔案歸類、整理，實現高效利用。系統的分類手段有助于保證使用者明確檔案的尋找范圍，提高利用效率。

以鄭州市公共交通總集團的檔案管理系統為例，該集團的經營范圍包括營運業務、租賃業務、運輸業務、汽車修理、公交卡充值業務等，營運業余又包括出租車業務和公交車營運業務，公交車營運業務還可以分為城市公交和郊區公交。集團購買了專業的檔案管理系統，并制定了規范的檔案信息管理制度，以經營業務為分類標準，具體的檔案信息內容還包括車輛牌號、購買時間、維修次數、事故發生、報廢原因、車主信息等詳細內容。同時，隨著車主變更、業務擴展，工作人員要隨時收集信息，完善檔案。

（作者單位：交通（集團）有限集團）