建筑工程竣工檔案管理中存在的問題及對(duì)策

耿東各　田明　程玉琦　李懷謹(jǐn)　宋健

【摘 要】目前我國(guó)大部分建筑工程單位的工作重心主要放在工程施工上，忽視了檔案管理工作。事實(shí)上，加強(qiáng)對(duì)建筑工程竣工檔案的管理，能夠有效反映出建筑工程的質(zhì)量及其中的問題，對(duì)于后期的建筑質(zhì)量改建工作有著重要意義。為此，本文簡(jiǎn)要概述了當(dāng)前我國(guó)建筑工程竣工檔案管理中存在的問題，并就建筑工程竣工檔案管理的對(duì)策提出了相關(guān)的建議。

【關(guān)鍵詞】建筑工程 竣工檔案管理 問題及對(duì)策

建筑工程竣工檔案記載著工程施工前后的所有信息，其是當(dāng)?shù)爻墙n案管理的主要內(nèi)容之一。加強(qiáng)對(duì)建筑工程竣工檔案的管理，可以幫助施工人員檢驗(yàn)工程的質(zhì)量，以便對(duì)工程中的問題進(jìn)行有效的后期維護(hù)或者改建。目前，我國(guó)建筑工程在竣工檔案建立和管理方面還存在 不少問題，需要引起相關(guān)人員的重點(diǎn)關(guān)注。

1 建筑工程竣工檔案管理中存在的問題

1.1 管理意識(shí)較為薄弱

在大部分建筑工程單位內(nèi)部，施工人員的工作重心主要放在工程施工上，而其他管理人員和技術(shù)人員也同樣在進(jìn)行技術(shù)整合、監(jiān)督施工進(jìn)度等工作[1]。檔案管理人員通常只有在竣工之后才會(huì)著手做檔案收集和管理工作，但這時(shí)的檔案信息收集難度大、問題多，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

1.2 檔案管理制度有待完善

在部分建筑施工企業(yè)中，企業(yè)并沒有建立完整的檔案管理制度，導(dǎo)致建筑工程竣工檔案管理工作出現(xiàn)嚴(yán)重的漏洞。例如，大部分建筑施工企業(yè)并未對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行評(píng)價(jià)和要求，也未對(duì)專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員的工作態(tài)度和技能等多方面均存在嚴(yán)重的問題[2]。其次，由于許多施工單位并未對(duì)檔案管理工作進(jìn)行制度化的管理，導(dǎo)致許多管理人員在工作時(shí)未及時(shí)跟進(jìn)施工進(jìn)度，最終影響檔案信息的收集。最后，檔案管理與其他部門如施工部門、各技術(shù)管理部門未進(jìn)行協(xié)調(diào)，導(dǎo)致工作混亂，影響工作質(zhì)量。

1.3 人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高

建筑工程竣工檔案的管理需要經(jīng)由專業(yè)的管理人員操作才能夠保證其質(zhì)量。然而，由于我國(guó)建筑施工單位對(duì)竣工檔案管理的忽視，導(dǎo)致單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求較低，嚴(yán)重影響了我國(guó)建筑工程竣工檔案管理工作的質(zhì)量和效益。在部分建筑施工單位中，專門的檔案管理人員數(shù)量非常少，只有一個(gè)或者兩個(gè)。而在這些少數(shù)檔案管理工作人員中，他們對(duì)于建筑施工的相關(guān)工作了解不足，技術(shù)人員對(duì)于檔案管理工作流程如何時(shí)歸檔、何時(shí)驗(yàn)收等不清楚，最終影響整體工作人員的專業(yè)素質(zhì)。因此，從現(xiàn)狀我們可以看出，我國(guó)建筑工程竣工檔案管理中缺乏專業(yè)的檔案管理人員。

1.4 歸檔要求不夠清晰

建筑工程竣工檔案的歸檔必須要有清晰的實(shí)施細(xì)則。該實(shí)施細(xì)則需以國(guó)家制定的《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》為主要制定依據(jù)，然后結(jié)合本企業(yè)的特殊事情進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。然而在很多建筑施工工程管理中，企業(yè)管理人員并未對(duì)檔案歸檔要求進(jìn)行清晰的劃分。詳細(xì)的歸檔要求不僅需要涵括歸檔文件的基本內(nèi)容和分類，還需要對(duì)歸檔的時(shí)間、歸檔文件的規(guī)范性等進(jìn)行要求。但是大部分的建筑施工企業(yè)在相關(guān)的歸檔要求方面還存在嚴(yán)重的不足，導(dǎo)致檔案管理的工作質(zhì)量較差。

2 建筑工程竣工檔案管理問題的解決對(duì)策

2.1 提高管理人員的管理意識(shí)

建筑工程竣工檔案管理工作對(duì)于加強(qiáng)建筑工程的施工質(zhì)量檢測(cè)、做好后期工程改建工作等有著重要的意義。因此，建筑施工單位必須要提高管理人員的管理意識(shí)，做好工程竣工檔案管理工作。建筑施工單位可以在單位內(nèi)部進(jìn)行檔案管理工作的相關(guān)宣傳，切實(shí)提高工作人員的檔案管理意識(shí)；加強(qiáng)對(duì)工作人員的法律意識(shí)和相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，提高工作人員對(duì)檔案管理工作的重視程度。除此之外，對(duì)于單位的人力資源管理部門，企業(yè)必須要加強(qiáng)人才管理，培養(yǎng)更多的專業(yè)的檔案管理人員，切實(shí)提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)。

2.2 完善檔案管理制度

完善的檔案管理制度需要做到以下幾個(gè)方面：第一，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的建設(shè)。以新盛建筑的檔案管理為例，為了加強(qiáng)建筑工程的檔案管理，新盛公司先分析了本企業(yè)的業(yè)務(wù)和以往檔案管理中的出現(xiàn)問題，然后根據(jù)業(yè)務(wù)分類維度進(jìn)行了檔案分類然后利用現(xiàn)代化信息技術(shù)創(chuàng)建了完整的檔案管理系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的共享和檢索，最后加強(qiáng)了對(duì)管理系統(tǒng)的測(cè)試，確保檔案管理系統(tǒng)各部分功能均能得以實(shí)現(xiàn)；第二，積極協(xié)調(diào)施工各個(gè)部門，使檔案管理工作能夠得到有效的開展；第三，要求檔案管理人員能夠保持認(rèn)真和仔細(xì)的工作態(tài)度，做好每一項(xiàng)文件的驗(yàn)收簽證等工作。

2.3 提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)

建筑施工單位必須要提高對(duì)檔案管理人員的重視程度，切實(shí)提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員不僅需要掌握基本的工程檔案管理工作，還需要了解相關(guān)的建筑工程施工知識(shí)，以便在進(jìn)行檔案管理工作中及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的問題，保證檔案管理的質(zhì)量。因此，建筑施工單位要就工作人員的業(yè)務(wù)技能、工作態(tài)度以及建筑工程施工的基本知識(shí)等加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。此外，信息化檔案管理的建設(shè)還需要工作人員具有較高的計(jì)算機(jī)素質(zhì)，能夠利用信息技術(shù)進(jìn)行表格登記、檔案庫(kù)管理等操作。

2.4 規(guī)范歸檔流程

規(guī)范歸檔流程可以保證檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作效益。許多建筑施工單位在過去的檔案管理工作中由于缺乏對(duì)歸檔的重視，導(dǎo)致歸檔工作存在諸多問題。而要想改善這一情況，施工單位必須要明確檔案管理人員的歸檔流程，要求工作人員能夠按照《工程檔案管理規(guī)范》的流程在工程施工的前期包括建設(shè)和勘察期，以及在施工過程中和監(jiān)理過程中加強(qiáng)對(duì)檔案信息的收集，同時(shí)在檔案文件的建立和整理、驗(yàn)收等時(shí)期要加強(qiáng)質(zhì)量保證。

3 結(jié)語

綜上，提高管理人員的管理意識(shí)、完善檔案管理制度、提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)、重視竣工檔案驗(yàn)收工作、規(guī)范歸檔流程是目前我國(guó)建筑工程竣工檔案管理中需要進(jìn)行調(diào)整的部門只有這樣，才能夠切實(shí)保證檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱儒剛.建筑工程竣工資料管理中存在的問題及其改進(jìn)策略研究[J].建設(shè)監(jiān)理，201（11）：49-53.

[2]陳偉明.淺析建筑工程檔案管理存在問題與管理對(duì)策[J].民營(yíng)科技，2013（11）：86.