高校移動辦公系統解決方案探究

田曉芳

【摘 要】隨著信息時代的到來，智能移動終端得到了普及，移動辦公也變得越來越大眾化。建立高效、安全的移動辦公系統也成為目前的主流話題。本文通過對移動辦公系統的建設目標、設計原則等進行分析和探討，給出了移動辦公系統的解決方案。

【關鍵詞】移動辦公;解決方案;安全

隨著辦學規模不斷擴大，學校管理工作也不斷出現新情況、新問題，這些情況和問題已成為阻礙學校提升辦學層次、拓展辦學空間、加快內涵發展的重要因素。傳統辦公模式下的學校管理工作不僅耗費了管理與服務人員大量的時間和精力，而且在處理過程中產生的延時和差錯大大降低了工作效率。

辦公自動化系統是對傳統辦公方式的變革，它將計算機技術、通信技術、網絡技術等先進的科學技術應用于傳統的信息處理中，對文字處理、信息傳遞、存儲與檢索實行了現代化的管理。它通過有效的資源共享和信息交流與發布，達到充分利用信息資源、提高工作效率和質量、輔助決策、降低勞動強度、減少重復勞動的目的。此外，辦公自動化系統可以讓領導在第一時間內掌握學校的全面情況，同時這些信息進行挖掘、分析，為領導決策的制定提供參謀。基于計算機與網路技術的辦公自動化系統強調人與人之間、領導與下屬之間、各部門之間、院系之間的協同工作，以及相互之間有效的交流和溝通。隨著信息時代的到來，智能移動終端得到了普及，移動辦公也變動越來越大眾化。建立高效、安全的移動辦公系統已成為各高校發展新趨勢。

一、移動辦公系統建設目標和設計原則

1.移動辦公系統的建設目標

建設一個辦公系統平臺，滿足學校領導及廣大教職員工辦文、辦會及日常辦公等方面的需求。具體來說有以下幾個方面：

（1）以信息服務的模式開發建設，實現數據共享，向學校領導及學校相關部門提供相應的信息服務。

（2）為廣大教師提供一個信息共享平臺，通過手機或平板電腦等多種智能終端，實現以文字、多媒體和實時交互等手段進行交流溝通，促進與其他部門間的協同辦公，提高工作效率。

（3）建設一個系統管理子系統，滿足學校對系統后臺的管理需求;

（4）提供完善的查詢統計分析功能，輔助領導決策。

2.移動辦公系統設計原則

（1）多終端、自適應原則。不同終端不同界面的展示，支持iphone、ipad、Android、windows mobile等多種智能終端。

（2）易操作性原則。只要會用手機就能夠輕松操作，完美支持觸屏，滑屏、自適應、保留原筆跡。

（3）實用高效、可擴展易升級原則。系統建設應實用高效，能適應IT技術和學校業務的發展需求變化，適應應用不斷拓展的需要。

（4）高性能、高安全性原則。采用大數據量運算支撐的架構設計，能支撐大數據量的訪問和運算。多重安全保障，做到終端安全、傳輸安全和應用安全。

二、移動辦公系統建設方案

1.移動辦公功能模塊設計

移動辦公系統是由移動待辦事宜、移動公文管理、移動會議管理、移動請示報告管理、移動收發郵件、移動通知公告、移動學校通訊錄和移動管理配置等模塊組成，滿足學校教職工在非正常辦公環境下的辦公需求。具體如下圖所示：

圖3-1系統功能模塊圖

移動待辦事宜：集中展示當前用戶需要辦理的各種事項，在當前用戶辦理完畢后，該事項從待辦事宜欄目中消失。

移動公文管理：移動公文管理，具體功能包括發文處理、收文處理;對多種公文類型的待辦列表分頁，詳情查看，并實現審批功能（打印、蓋章類除外）。使用戶可以在終端上收發各種公文，查看公文的詳細信息，并且可以通過終端來審批公文;支持office、pdf等各種附件查看。因終端操作系統限制，一般不支持在終端上進行起草公文和正文修改操作。

移動會議管理：會議管理包括會議室管理、會議通知和會議紀要管理三個組成部分。系統提供會議室登記、會議室訂閱情況公示、會議室使用申請及審批以及會議室使用情況統計等方面的功能，滿足會議室管理的需求。系統提供會議通知的發放及接收的全過程管理。系統提供會議紀要的擬稿、審核和審批全過程管理。

移動請示報告管理：可提供和設計符合學校實際業務的報告、請示管理。通常此部分包含學校向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問的報告，用于向上級機關請求指示、批準的請示。

移動通知公告：通知公告欄目用于發布學校的通知公告信息，具有瀏覽權限的用戶可以進行瀏覽。具有管理權限的用戶可以發布相關通知公告，也可以對已經發布的信息進行維護（修改或刪除）。

移動收發郵件：通過對現有web郵件系統的讀取和適配，完成寫郵件、收件箱、已發郵件、草稿箱、已刪除郵件等基本功能，并支持多種附件查看、抄送/密送等附加功能。

移動學校通訊錄：查看系統中學校通訊錄中的內容，并且可以通過點擊某項聯系人后，根據該聯系人在系統中保存的聯系方式進行快速的溝通。

移動管理與配置：配置本地安裝應用的使用信息，包括用戶名密碼的存儲，網絡連接方式等選項。

2.關鍵問題及解決方案

（1）自適應問題。頁面適配移動辦公可以根據學校教職員工的需求以及終端的特點（操作系統、屏幕尺寸、分辨率等），為用戶定制開發移動化應用——將復雜的B/S應用頁面，通過智能的信息抓取、數據分析過濾、格式轉換、頁面重排、數據壓縮等處理，把重組后的數據根據不同的終端類型在移動終端上展現不同格式的頁面，以便用戶可以在移動終端上進行快速的瀏覽并使用移動辦公業務，得到最佳的體驗效果。這種方式的用戶體驗好，適用終端廣，可以滿足用戶的個性化需求。

學校原有辦公系統的頁面將被轉化，顯示為移動終端的客戶端上的小圖標和短行文本格式，客戶端根據不同的屏幕分辨率和大小尺寸展現適應的界面，用戶只需要通過簡單的手勢操作即可瀏覽到全部頁面信息。

（2）安全性問題。信息系統安全不能單靠某一個、兩個安全產品來解決，它需要系統的、立體的全方位的解決方案。學校信息化的安全包括四個層次：網絡安全、系統安全、數據安全、應用安全，另外還包含安全管理。

網絡安全：最底層的網絡安全通過VLAN、ACL實現訪問控制，通過VPN實現傳輸安全，防火墻則有效防止網絡攻擊。

系統安全：通過入侵檢測、網絡防病毒、漏洞掃描和安全審計保證系統安全。

數據安全：通過數據備份、數據加密和容災措施等保證數據安全。

應用安全：通過加密傳輸、身份認證、頁面防篡改和權限管理等保證系統的安全。

安全管理：要建立長期的管理機構，制定安全管理制度和應急處理機制。

三、總結

在傳統的辦公模式下，辦公效率很難得到大幅度的提高。盡管借助于傳真、電話等通訊手段，使得辦公效率得到了非常大的提升，但很難有質的突破。領導及廣大教職員工因公出差等情況下，許多工作無法開展。通過此次辦公系統的升級改造，建設了內部通訊平臺、信息發布平臺以及電子流程平臺，同時借助3G技術，使得領導及廣大教職員工無論身處何地，均可以便捷地訪問系統，進行相關事務的處理，不受時間與距離的限制。

與此同時，借助現在的信息技術，通過辦公系統，使全院的領導及教職員工，不再受院系、處室以及地域的局限，可以方便地在系統中進行溝通與交流以及各項事務的處理，從本質上提升了辦公的效率。

另外，通過辦公系統的建設，可以把日常辦公過程中產生的各種文檔資料進行分門別類的管理，使以往分散的、難以被利用的信息通過系統進行集中，形成文檔數據中心，通過對這些文檔的分類及整理，就可以形成多種類別的知識，供學校領導及廣大教職員工工作與學習參考，為學校知識管理奠定良好的基礎。

參考文獻：

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注：本課題為北京語言大學院級項目（中央高校基本科研業務專項資金資助），項目編號為“16YJ120003”