淺談ERP環境下企業財務信息化問題及對策

文/石　楠

淺談ERP環境下企業財務信息化問題及對策

文/石楠

隨著社會經濟、技術的不斷發展，現代企業的管理問題也被擺出桌面。現代企業在ERP系統的管理輔助下取得了良好的效果，但要緊跟時代的步伐，現代企業管理在信息化上也需要進一步加強，而其中要首先考慮的便是與社會生活息息相關的財務管理：ERP環境下企業財務信息化的意義、當前存在的問題、針對問題提出的建議、對策等。

ERP環境；企業財務信息化；對策

ERP（中文名為企業資源計劃）是現代企業管理中常用的手段，具有使管理高效化、便利化等特點，而當今時代的信息技術發展越來越強大，所以現代企業管理不再僅是使用ERP系統來提升管理質量，更要使企業各類管理上走向信息化，以便適應并緊跟時代前進的步伐。企業財務信息化建設是企業財務管理建設的重要內容和基礎，綜合程度比較高，涉及的面也比較廣，能夠貫穿企業日常財務管理的整個過程。實施企業財務信息化主要是為了提升財務管理的效率，提升管理決策能力，依靠強化企業財務內部管理和控制，提升企業財務價值，進行宏觀管理。

一、ERP環境下企業財務信息化的概念和意義

（一）概念

ERP建立在信息技術基礎上，能全面的有效地集成企業各個方面的資源信息并據此實現提供計劃、操作業績評估進程等功能，是當前企業管理中全面系統又高效的一個管理平臺。ERP環境指的就是在現代企業使用ERP系統和ERP軟件進行管理，而企業各項管理中財務管理對信息的處理與接觸十分多，這也使得企業財務管理走在信息化道路上的前端。ERP環境下企業財務信息化的管理對象就是企業的財務信息。財務信息就是將包括企業會計信息在內的相關信息進行加工處理之后所形成的能夠反映企業整體財務狀況和經營成果的一系列價值形態的信息總和。企業實現財務信息化主要是運用現代化的信息管理手段和技術，如信息處理技術、計算機技術、現代財務管理手段等，收集、整理、分析以及預測、監管企業財務信息的一系列活動總稱。

（二）意義

1.企業財務管理以價值管理為導向，能夠整合企業資源和信息

在ERP環境下企業財務信息化意味著信息技術、計算機系統等在財務管理上進一步的應用，企業管理者可以通過信息管理系統，整合企業內部信息，正確分析企業面臨的內外部環境，結合長期目標和經營發展的需求，制定合理的管理措施，使得財務管理能夠更好地整合企業的各種資源和豐富信息，實現企業價值增長，最終帶動企業整體管理水平的提高，創造并保證企業核心競爭優勢。并借此貫徹企業的經營理念、進一步實現企業的經營目標、為企業文化建設提供一份力量。

2.企業財務管理轉變為面向業務流程適時的財務處理報告系統

傳統的企業管理難免會出現工作流程過于復雜而延長工作用時降低效率或過于簡單導致工作容易出現紕漏等情況，而企業財務信息化是可以幫助建立簡化工作程序的同時保證工作正確性的處理報告系統，財務信息化依靠網絡等現代化的信息技術，強調財務信息處理的主動性和及時性，改變了整個財務管理的流程，企業管理者能及時掌握企業現階段的籌資、投資、采購、生產等各個環節的情況，使得企業財務管理的業務流程更加適時合理，同時也能使財務管理模式更加簡便有序、財務工作效率大幅提升。

3.為企業內部運營管理提供決策支持

企業的各項管理都會涉及財務管理，而ERP環境下企業財務管理信息化能使財務管理在信息技術的幫助下更好更快地提高財務核算和管理等能力，基礎能力的提升則會幫助財務管理為企業內部的各項運營管理提供更加科學有效的決策支持。在ERP環境下，利用會計核算資料、財務資源和財務分析模塊，可以進行測算和模型分析，從而提供科學的決策支持。

二、ERP環境下企業財務信息化工作存在的問題

（一）大部分數據來源于業務層，財務數據質量不好掌控

企業的財務工作是項繁雜的工作，因為每項工作都需要接觸和處理大量的數據和信息，這就要求工作數據、信息要有一定的準確度、可信度，財務工作的大部分數據都來源于業務層，而企業內工作有其劃分，各自分工合作的同時相互聯系。現代企業管理所使用ERP 系統理論上來說可以對財務數據進行全面可靠的保存和保護，并能夠有效地增強數據統計的效率，但在當前ERP環境下企業的財務信息化不夠完善，仍舊存在問題，體現在財務管理的基礎問題上，其中之一就是財務工作所需的大量業務層數據的收集整合和傳輸都有可能出現狀況，也就意味著財務數據的質量不容易進行掌控，進一步來說就是財務信息化工作的過程和最終結果都可能不夠確實。

（二）ERP系統產生的數據和報表難以滿足管理需求

鑒于財務工作本身的繁雜性和其對數據、信息的數量需要和質量要求，在企業財務管理運行中ERP系統對數據的收集提供、完善加工、準確保存等就顯得尤其重要，然而，隨著時代經濟、科技、信息等的不斷發展和變化，財務管理工作對數據的需求越來越高，可是ERP系統產生的數據和報表等信息卻有難以滿足企業財務管理需求的趨勢。由于ERP是面向業務層面的，其在運行過程中雖能產生海量的業務數據，提供了許多報表，但其中真正能夠用于滿足管理需求的報表卻不多，企業管理層想直接從這些數據中獲得對管理決策、績效管理有用、及時的信息是有很大難度的。這樣就產生了海量數據和管理層信息“孤島”的矛盾現象，管理層決策還要大量依靠主觀的經驗判斷。主要原因包括：ERP系統中的報表不能提供跨年對比，只能提供當年的數據分析，而分析報表則大多都需要進行年度對比分析；ERP中缺少一些數據，如預算數據、計劃數據，而分析考核報表則往往需要和預算、計劃對比；ERP系統中的一些報表的設置太復雜，分類也不符合管理習慣，非專業人士操作有難度。

（三）財務信息化工作中業務流程重組實施難度大

企業管理并不是只有財務管理一項工作，在使財務管理信息化的過程中正由于復雜的內部環境，財務信息化還需要考慮到其余的因素如企業的架構和層次工作安排、管理系統構建的難度等。員工應該有一個比較明確的思想認識，不能停留在原來的業務流程模式中，員工思想認識滯后，對于重組后的業務流程可能不適應。員工的抵觸情緒使得新的業務流程實現困難，無法達到預期的效果。為適應信息化帶來的改變，企業必須在組織架構和部門職責上作相應的調整，可能涉及到部門職能和崗位職責的調整，權力利益的重新分配等復雜因素，如果企業不能妥當的處理這些問題，將會給企業帶來不穩定因素。

（四）信息系統的安全性問題

現代企業的ERP系統并不是直接就可以使用的，需要專業人士經過可行性分析、系統評估、專業設計、模擬運行等一系列步驟后搭建而成，因為這一搭建過程的難度較高，企業不僅需要有相當實力同時又有各方面高素質的技術人才，還需要在建設期間投入大量的資金支持，一旦缺少了哪一項，都有可能導致最終搭建完成的ERP系統存在缺陷或者不夠安全。現代企業管理中對ERP系統的應用十分廣泛，其對數據的提供、處理等被企業所依賴，而企業財務又與數據、信息密不可分，所以ERP系統中有關信息搜集、處理等部分的安全性非常重要。但當前技術市場內有些缺乏高素質的復合型人才，加上企業在投入系統搭建時由于其投入資金后的回報性尚不明確，難免會有所動搖導致投入不充分，最終產生的結果就是企業的信息系統在對信息的處理和保存等功能上很可能存在缺陷，以及系統本身的安全性存在漏洞。信息系統不夠安全就可能導致數據在傳輸過程中的流失、篡改，最終使得企業財務工作因為一個數據的錯誤而多項工作受牽連。

企業內信息系統的開發搭建要求開發人員既要有信息技術方面的專業知識，又要懂得企業財務管理方面的相關知識，還要對企業內部財務管理情況有一定程度的了解，只有這樣才能基于企業財務管理情況開發建立出高效運作的企業信息系統。然而，我國目前許多信息技術人員都僅了解自己專業領域內的知識，對企業財務管理不甚了解甚至一無所知，所以最終開發出來的系統往往缺乏財務管理上的復雜性操作，間接使得財務管理過程中信息數據安全沒有落實到位。

企業財務信息化建設的過程中有時因為信息系統建設缺乏科學合理的規劃、企業在對業務的界定中存在模糊性、項目管理的控制中存在一定的缺點和風險、缺乏有效的風險應急預案等原因，使得信息系統的使用存在風險，而這種風險一旦變成現實就會造成財務管理成本、時間的浪費，從而帶給企業效益雙損失。

（五）信息系統的升級和維護問題

對企業信息系統的搭建、日常維護、升級更新來說，無論是資金的支持還是人才的輔助都必不可少，尤其是在技術日益更新變化的大環境下，信息系統要跟上新技術必須要升級，要發揮其作用幫助企業良好運行必須要加強日常的維護工作，可是無論是資金、人才上的支持都不夠到位的情況下信息系統很難處理好升級和維護的問題。系統的升級需要高素質的復合型開發人才，因為財務信息化要求所使用的系統不僅僅能對數據簡單的分析處理，還要能操作實行財務上一些復雜的分析、核算等工作。除了升級問題，系統定期的維護工作也很重要，如果不重視維護工作，系統一旦出現崩潰情況，整個企業的管理工作都有可能受到嚴重影響，從而使企業損失不少。

三、ERP環境下企業財務信息化工作的對策和建議

（一）建立企業財務信息化系統規范化管理和內部控制機制

對企業財務信息化工作進行系統規范化管理并建立完善的內部控制制度有助于更好地推進企業管理信息化進程、提高企業財務管理工作的質量，而要建立完善的內部控制機制可以做以下幾件事：建立以企業財務管理為中心的企業業務流程再造和嚴格的財務管理制度；完善機構設置安排好各層次、各部分的職責；加強人員管理、對財務中心信息系統的管理和對財務信息檔案的管理，從而在各個方面控制并提高企業財務信息的質量；制定和完善統一的ERP信息系統考核管理機制，結合企業自身的管理實踐和行業特點來制定符合企業實際的有效完整的財務信息系統核算考核方法和內容，并進一步明確具體要求，管理部門還應當對企業的考核規范體系進行具體落實，實現整個企業內部的數據一致性，避免因為考核標準落實不到位導致信息之間難以有效銜接，在落實考核政策時，還應當做到有所偏重，有重有輕，在確保各個部門之間考核內容一致的情況下，盡量保障考核上的內容一致性。

（二）提高流程重組效率，注重財務流程與業務流程的統一

業務流程重組是一種前衛的管理思想，提高流程重組效率要在業務流程改變時盡量選擇與原業務流程相似的流程運作，這樣不僅可以節省變革時間，使員工盡早看到改變后的效果，還可以減輕員工對于新系統的抵觸心理。建立溝通交流渠道，在出現問題時能找到快速解決的途徑。對于組織結構的調整觸動到利益的一些人員，要重點關注，緩解抵觸情緒，讓這些人員了解信息化系統能為他們的發展帶來什么好處，及早發現其存在的情緒，及時處理。

（三）抓好財務人員業務和信息化培訓，加強業務人員培訓，建立考核機制

要加強財務管理信息化工作，財務人員的培訓必不可少，要對財務人員進行有針對性的、系統持續的培訓，使財務人員熟悉并掌握財務信息系統的每一項功能。對相關業務人員進行適當的財務知識培訓，業務人員在進行ERP系統業務處理時才能符合財務管理要求。對重點崗位要選擇責任心強、計算機水平高、能夠適應重復性工作的員工，在培訓期間強調財務信息數據的重要性，避免在工作中造成數據的遺漏和錯誤。要加強人員管理，建立完善的考核制度，如建立符合企業經營狀況、輔助業績考核的獎懲機制和監督機制來提高工作人員的工作積極性，進而使得企業財務信息化工作能得到有效的實施。

（四）注重財務信息系統日常運行的檢查和維護

日常檢查是企業長效發展、信息化管理逐步完善的必要步驟，對信息系統的定期維護也同樣重要。財務信息系統上線后，會出現各種新問題，應該認真做好問題描述和處理記錄，落實各項制度，認真、及時、規范地使用模塊，及時做好數據安全備份，保管好各種會計檔案。在工作中積累遇到的問題和解決方法，關注模塊的異常，使用者不能因為偶爾的小問題就對模塊持懷疑態度，出現問題應該檢查軟件和參數設置是否正確，網絡環境是否正常。如在認真檢查后仍然不能解決問

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