基層稅務部門檔案管理存在的問題與建議

文/左豐華

基層稅務部門檔案管理存在的問題與建議

文/左豐華

基層稅務檔案是稅務部門在履行稅收職能、依法征收管理過程中各方面的真實記錄，包括形成的紙質文件、電子文檔、照片、影像、實物等各種門類和載體資料，具有歷史再現性、知識性、信息性等特點，反映了稅收工作的發展歷史。如機構、編制、人員、黨建、會議、制度、信息化等資料展現了行政工作，如登記、申報、征收、檢查、評估、稽查、審批等資料展現了業務工作。但由于種種原因，基層稅務部門在稅務檔案收集、整理和利用中，還存在一些困難和問題，需要進一步解決和規范。

一、基層稅收檔案的重要性

基層稅收檔案對于政府部門、稅務部門和納稅人都具有十分重要的意義，主要表現在：

1.通過供應原始稅收數據和分析資料，為政府宏觀決策、各部門政策制定提供科學依據，為研究區域、行業經濟稅收發展趨勢提供精準服務。

2.對稅務部門而言，可以為各稅種、各行業的稅源分析和稅源監控提供詳細完整的歷史數據，為稅務檢查和稅務執法工作提供準確、可信的信息資料、依據和憑證，為行政復議、訴訟和稅務工作提供重要依據，為納稅評估建立綜合評價指標體系提供科學、原始數據和資料；

3.為納稅人提供準確、詳實、全面的歷史納稅資料和相關憑證資料，便于納稅人在辦理其他業務時查詢。

二、存在的問題

1.基層稅務人員對檔案工作認識片面。一方面，隨著“營改增”等財稅體制改革的不斷深入，基層國稅部門工作量激增，人員力量則相對增長緩慢，人均工作任務繁重，存在一定的“重業務、輕檔案”思想。一個縣級國稅部門一般下設6-7個稅務分局，人員大多在6-15名左右，而每個分局管轄的納稅戶少則二、三百戶，多則上千戶。

另一方面，基層稅務部門的檔案管理工作重點在于對文書、會計、聲像、實物檔案的規范管理，而對業務檔案，特別是對稅收征管資料、稽查案卷等涉稅資料管理卻相對不足。稅收征管檔案在實行“一戶一檔”的管理方式后，大多只是將納稅人在一年中形成的包括申報、征收、檢查、評估、發票領用存等全部資料作為一個整體單獨保存， 檔案資料散落在各個部門科室，并沒有納入綜合檔案室的統一管理，對稅收檔案信息的價值都將造成一定的影響。

2.基層稅務檔案管理人員專業素質不強。基層國稅部門普遍存在“人少事多”的現象，加之稅收工作任務等工作繁雜，檔案管理人員大多為兼職，有的是一些臨近退休的老同志。由于基層稅務檔案管理內容、環節眾多，不但需要掌握基本的檔案管理要求，還必須掌握一定的稅收征管知識，而檔案員因接觸檔案時間短、接觸面窄，沒有時間專門學習檔案管理知識，專業素質很難得到保障和提升，只能固守成規保證檔案工作的基本運行，很難跟上檔案工作新形勢、新要求，甚至有的無法保障檔案工作的正常開展，導致后續管理、查找、利用就費時費力十分困難。

3.基層稅務檔案信息化管理相對落后。隨著“互聯網+”時代的到來，信息化在日常工作生活中應用越來越普遍。圍繞稅收主業務工作，國稅部門配有稅收業務處理類、監控分析類、行政辦公類幾十個辦公系統，信息化程度不斷升高，流轉的電子數據也與之俱增。加之無紙化辦公和各類便民政策的深入推行，部分類別檔案開始出現電子檔案多于紙質檔案的現象。

與此相對，檔案信息化建設投入不足。一方面，國稅部門的主要職能就是稅收，政策、資源自然傾向稅收征管工作。因此在制定信息化建設發展規劃時，檔案管理所占比重往往不高。另一方面，由于國稅部門為垂直系統，大部分信息化系統都是頂層設計、統一運行，具有便于數據交換、統計分析、后臺維護等優點。基層國稅部門無法單獨建立檔案管理系統，只能簡單配備檔案管理軟件，缺乏綜合管理平臺，檔案資料檢索、信息共享、利用服務效率較低。手工管理檔案已難以適應互聯網時代的要求，檔案管理信息化迫切需要鋪開。

三、加強檔案管理的建議

1.提高基層國稅部門檔案管理信息化水平。檔案是國稅工作開展的重要記錄，是各類資料的集合，應當伴隨著稅收業務信息化建設而發展，著力打造信息化、規范化、綜合化的管理平臺。一是加快軟硬件建設，依據實際情況和檔案工作需求，優化基礎設施，通過一定的財力物力的投入來完成信息化基礎建設和信息系統的全面優化管理。二是健全電子檔案管理機制。不僅要完善電子檔案與紙質檔案同步歸檔制度，還要進一步明確統一電子數據信息格式，如基本信息類型、文件格式、數據歸類標準等要求，便于掛接與后續管理使用。三是完善電子檔案安全管理機制。電子檔案是各類數據的歸集，具有很高的價值性，必須做好身份驗證與安全防護工作，推進檔案信息系統安全等級保護和分級保護工作，確保數據長期保存。定期對數據進行備份，防止因硬件損壞、系統故障導致的數據丟失。

2.培養提升稅務檔案管理人員綜合素質。檔案管理人員素質包含政治理論、檔案專業知識、稅收專業知識、保密常識、管理能力以及信息技術等多方面。一是要選取綜合素質突出、責任心強的人員作為檔案管理員，并在一定程度上保障崗位專屬性。二是積極安排檔案管理人員參加當地檔案部門組織的各類培訓，不斷增強檔案管理與利用服務水平，將檔案管理人員培養成熟悉稅收業務、檔案管理的復合型人才，不斷增強檔案管理與利用服務水平。

3.提高檔案利用效率與服務針對性。基于檔案的歷史再現性與真實性，要充分發揮檔案信息資源服務整體工作的作用。一是健全檔案統計。依據檔案信息管理系統，對室存檔案分類統計進行匯編，例如針對重要的稅收法規、分稅種稅收完成情況等內容開展匯編工作，將匯編成果提供給有關科室，服務稅收工作開展。二是以檔案為載體完善單位文化建設及重大專題活動。例如以機構調整、職能改變、稅收事業發展檔案資料為基礎，再現國稅發展歷程，加快文化國稅建設；再如以黨的群眾路線教育實踐活動、“三嚴三實”和“兩學一做”資料為主體，充分展現黨建教育成果，不斷完善充實文化體系。比如臨沭縣國稅局深挖檔案資源，先后編研了《內控預防體系》、《征管崗責流程》、《稅源管理》、《征管基礎》、《稅務稽查》、《辦稅服務》、《稅收宣傳》、《國稅文化體系建設》、《國稅文化品牌建設》、《國稅文化實踐活動》等系列材料，建設了文化國稅展廳、黨建活動室、國稅歷程等多個展廳，打造了同心國稅文化、納稅服務、廉政文化品牌，充分展現了臨沭國稅事業發展歷史。

（作者單位：臨沭縣國家稅務局）