招標代理結構內部控制管理探討

文/孫兆娣　戶興凱

招標代理結構內部控制管理探討

文/孫兆娣戶興凱

隨著我國招標采購項目的規模逐漸擴大，招標代理機構也越來越成為公眾關注的焦點。本文首先對國內招標代理行業發展過程及現狀做了概括介紹，然后指出了招標代理機構內部控制存在的問題，最后針對問題提出建設性的具體措施，為招標代理機構規范發展有一定的指導意義。

招標代理機構；內部控制；管理

一、招標代理行業發展過程和現狀

國內招投標行業的發展歷程共經歷了四個階段，第一階段，1980年到1989年是試推廣期；第二階段，1990年到1996年是全面執行期；第三階段，1997年到1999年是規范操作期；第四階段，2000年至今是法制管理期。

當前，招標代理行業經過30多年的高速發展，現在進入了一個新的階段，出現了越來越多的專門從事招標代理工作的機構。并呈現出以下幾大變化：一是電子招投標制度的逐步推行使得傳統的招標、投標、評標流程逐步電子化；二是隨著監督部門和交易平臺對招標、投標流程的細化管理措施的逐步出臺，對招標、投標、評標等程序管理逐步常態化；三是國家和行業的標準招標文件和合同示范文本的推出使招標文件編制更加規范化和流程化；四是招標范圍擴大化趨勢明顯、小標的額的招標項目數量呈上升趨勢。

二、招標代理機構內部控制存在的問題

招標投標市場約占我國社會經濟總量四分之一，比重較大，國家必須加強對招投標行業的監管。而招標代理企業要想在將來發展壯大，必須加強內部控制的管理。內部控制涉及到公司運營管理的各個方面，下面概括總結一下招標代理機構在內部控制各要素中存在的主要問題。

（一）控制環境層面

公司治理結構存在缺陷，未成立董事會和審計機構；組織機構設置不當，權利和責任分配不恰當；獨裁式的管理方式影響內部溝通；缺乏對員工誠信教育和道德價值觀的培養；人力資源管理不完善，員工勝任能力較差。

（二）風險評估層面

管理層缺乏風險管理意識，給招標工作帶來較大風險。缺乏對業務活動的風險管理程序；依賴管理層或員工的個人判斷來控制風險；專業水平的限制或管理層級不夠而無法提出恰當的應對措施。

（三）控制活動層面

未建立完善的控制措施，控制方法單一，導致頻頻出現工作錯誤。未按照流程節點正確執行，出現邊勘查、邊設計、邊施工的三邊工程；招標文件中設計圖表達不清晰，施工方案、施工技術和對材料、設備的描述不明確，工程量清單描述不完整，導致后續施工過程中，招投標雙方對工程量有爭議，對材料設備使用有矛盾，施工方針對招標文件內容提出施工索賠的情況。

（四）信息與溝通層面

招標信息傳遞效率低下。文件在傳遞過程中遺失，找不到責任人，影響招標工作的順利進行；公司內部較多采用口頭溝通，該種溝通方式不能留下證據，日后追查無法找到線索和證據。

（五）監督層面

缺乏監督體系，招標過程中出現舞弊行為。在進行標段劃分時，特意劃分出一些高利潤標段，然后在招標過程中進行不正當交易收取賄賂關照某些投標人；在招標文件編制時，或在資格預審文件中設置帶有傾向性的條件和要求，工作人員給關系方提供投標的有利條件，或直接給某些投標人提供不對等的信息；有投標人企圖采用不正當手段獲取中標機會，通過經濟利益誘惑招標代理機構；部分評標委員會成員道德素質低下，接受投標人賄賂，幫助其獲得中標機會，等等。

三、提高招標代理機構內部控制管理的具體措施

（一）優化完善內部制度環境

內部控制是一個復雜的系統，首選需要良好的控制環境。完善公司治理結構，設置適合公司發展的組織機構，恰當分配權利和責任；集權和分權相結合的管理方式，提高內部溝通效率；加強對員工誠信教育和道德價值觀的培養； 完善人力資源管理，提高員工勝任能力。

（二）提高風險評估水平，根據風險點細化內部控制措施

管理層要樹立風險管理意識，融入企業文化，從而影響公司各層員工；針對各項業務風險點，制定業務活動的風險管理程序，從正常流程到異議處理，都有流程可循，并且制定所想到可能性問題的應急措施。

（三）組建信息溝通

將信息及時、準確的傳遞給相關工作人員，讓大家更好的了解工程項目的發展進度，并及時發現自己的不足。信息溝通要有規范的機制約束，提高信息傳遞效率；而且溝通留有痕跡，以便日后復查。

（四）加強內部審計監督

作為內部控制系統重要的功能，內部控制審計可以起到很大的作用。好的內部控制審計不僅可以對招標代理項目進行規劃管理，還能夠針對相關內容進行合理的分析，避免招投標中出現問題。

（五）加強招標代理隊伍建設

對公司內部控制的管理，歸根到底還是對人的管理。一要解決招標代理工作的定位問題。招標代理應更多地運用工程造價、施工技術、項目管理、合同管理等綜合內容為業主提供決策參考，以便業主通過工程招標，找到滿意的乙方，降低項目風險，節約人力和財務資源。二要加強代理從業人員的培訓工作。由行業協會牽頭，組織代理人員的培訓工作，培養復合型人才。另外，必須同時強化職業道德教育，增強代理從業人員的依法代理、誠實守信、清正廉潔、和諧代理的意識。

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（作者單位：山東能源集團）