招標(biāo)代理結(jié)構(gòu)內(nèi)部控制管理探討

文/孫兆娣　戶興凱

招標(biāo)代理結(jié)構(gòu)內(nèi)部控制管理探討

文/孫兆娣戶興凱

隨著我國招標(biāo)采購項目的規(guī)模逐漸擴(kuò)大，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)也越來越成為公眾關(guān)注的焦點(diǎn)。本文首先對國內(nèi)招標(biāo)代理行業(yè)發(fā)展過程及現(xiàn)狀做了概括介紹，然后指出了招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制存在的問題，最后針對問題提出建設(shè)性的具體措施，為招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)規(guī)范發(fā)展有一定的指導(dǎo)意義。

招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)；內(nèi)部控制；管理

一、招標(biāo)代理行業(yè)發(fā)展過程和現(xiàn)狀

國內(nèi)招投標(biāo)行業(yè)的發(fā)展歷程共經(jīng)歷了四個階段，第一階段，1980年到1989年是試推廣期；第二階段，1990年到1996年是全面執(zhí)行期；第三階段，1997年到1999年是規(guī)范操作期；第四階段，2000年至今是法制管理期。

當(dāng)前，招標(biāo)代理行業(yè)經(jīng)過30多年的高速發(fā)展，現(xiàn)在進(jìn)入了一個新的階段，出現(xiàn)了越來越多的專門從事招標(biāo)代理工作的機(jī)構(gòu)。并呈現(xiàn)出以下幾大變化：一是電子招投標(biāo)制度的逐步推行使得傳統(tǒng)的招標(biāo)、投標(biāo)、評標(biāo)流程逐步電子化；二是隨著監(jiān)督部門和交易平臺對招標(biāo)、投標(biāo)流程的細(xì)化管理措施的逐步出臺，對招標(biāo)、投標(biāo)、評標(biāo)等程序管理逐步常態(tài)化；三是國家和行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)招標(biāo)文件和合同示范文本的推出使招標(biāo)文件編制更加規(guī)范化和流程化；四是招標(biāo)范圍擴(kuò)大化趨勢明顯、小標(biāo)的額的招標(biāo)項目數(shù)量呈上升趨勢。

二、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制存在的問題

招標(biāo)投標(biāo)市場約占我國社會經(jīng)濟(jì)總量四分之一，比重較大，國家必須加強(qiáng)對招投標(biāo)行業(yè)的監(jiān)管。而招標(biāo)代理企業(yè)要想在將來發(fā)展壯大，必須加強(qiáng)內(nèi)部控制的管理。內(nèi)部控制涉及到公司運(yùn)營管理的各個方面，下面概括總結(jié)一下招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在內(nèi)部控制各要素中存在的主要問題。

（一）控制環(huán)境層面

公司治理結(jié)構(gòu)存在缺陷，未成立董事會和審計機(jī)構(gòu)；組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不當(dāng)，權(quán)利和責(zé)任分配不恰當(dāng)；獨(dú)裁式的管理方式影響內(nèi)部溝通；缺乏對員工誠信教育和道德價值觀的培養(yǎng)；人力資源管理不完善，員工勝任能力較差。

（二）風(fēng)險評估層面

管理層缺乏風(fēng)險管理意識，給招標(biāo)工作帶來較大風(fēng)險。缺乏對業(yè)務(wù)活動的風(fēng)險管理程序；依賴管理層或員工的個人判斷來控制風(fēng)險；專業(yè)水平的限制或管理層級不夠而無法提出恰當(dāng)?shù)膽?yīng)對措施。

（三）控制活動層面

未建立完善的控制措施，控制方法單一，導(dǎo)致頻頻出現(xiàn)工作錯誤。未按照流程節(jié)點(diǎn)正確執(zhí)行，出現(xiàn)邊勘查、邊設(shè)計、邊施工的三邊工程；招標(biāo)文件中設(shè)計圖表達(dá)不清晰，施工方案、施工技術(shù)和對材料、設(shè)備的描述不明確，工程量清單描述不完整，導(dǎo)致后續(xù)施工過程中，招投標(biāo)雙方對工程量有爭議，對材料設(shè)備使用有矛盾，施工方針對招標(biāo)文件內(nèi)容提出施工索賠的情況。

（四）信息與溝通層面

招標(biāo)信息傳遞效率低下。文件在傳遞過程中遺失，找不到責(zé)任人，影響招標(biāo)工作的順利進(jìn)行；公司內(nèi)部較多采用口頭溝通，該種溝通方式不能留下證據(jù)，日后追查無法找到線索和證據(jù)。

（五）監(jiān)督層面

缺乏監(jiān)督體系，招標(biāo)過程中出現(xiàn)舞弊行為。在進(jìn)行標(biāo)段劃分時，特意劃分出一些高利潤標(biāo)段，然后在招標(biāo)過程中進(jìn)行不正當(dāng)交易收取賄賂關(guān)照某些投標(biāo)人；在招標(biāo)文件編制時，或在資格預(yù)審文件中設(shè)置帶有傾向性的條件和要求，工作人員給關(guān)系方提供投標(biāo)的有利條件，或直接給某些投標(biāo)人提供不對等的信息；有投標(biāo)人企圖采用不正當(dāng)手段獲取中標(biāo)機(jī)會，通過經(jīng)濟(jì)利益誘惑招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)；部分評標(biāo)委員會成員道德素質(zhì)低下，接受投標(biāo)人賄賂，幫助其獲得中標(biāo)機(jī)會，等等。

三、提高招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制管理的具體措施

（一）優(yōu)化完善內(nèi)部制度環(huán)境

內(nèi)部控制是一個復(fù)雜的系統(tǒng)，首選需要良好的控制環(huán)境。完善公司治理結(jié)構(gòu)，設(shè)置適合公司發(fā)展的組織機(jī)構(gòu)，恰當(dāng)分配權(quán)利和責(zé)任；集權(quán)和分權(quán)相結(jié)合的管理方式，提高內(nèi)部溝通效率；加強(qiáng)對員工誠信教育和道德價值觀的培養(yǎng)； 完善人力資源管理，提高員工勝任能力。

（二）提高風(fēng)險評估水平，根據(jù)風(fēng)險點(diǎn)細(xì)化內(nèi)部控制措施

管理層要樹立風(fēng)險管理意識，融入企業(yè)文化，從而影響公司各層員工；針對各項業(yè)務(wù)風(fēng)險點(diǎn)，制定業(yè)務(wù)活動的風(fēng)險管理程序，從正常流程到異議處理，都有流程可循，并且制定所想到可能性問題的應(yīng)急措施。

（三）組建信息溝通

將信息及時、準(zhǔn)確的傳遞給相關(guān)工作人員，讓大家更好的了解工程項目的發(fā)展進(jìn)度，并及時發(fā)現(xiàn)自己的不足。信息溝通要有規(guī)范的機(jī)制約束，提高信息傳遞效率；而且溝通留有痕跡，以便日后復(fù)查。

（四）加強(qiáng)內(nèi)部審計監(jiān)督

作為內(nèi)部控制系統(tǒng)重要的功能，內(nèi)部控制審計可以起到很大的作用。好的內(nèi)部控制審計不僅可以對招標(biāo)代理項目進(jìn)行規(guī)劃管理，還能夠針對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行合理的分析，避免招投標(biāo)中出現(xiàn)問題。

（五）加強(qiáng)招標(biāo)代理隊伍建設(shè)

對公司內(nèi)部控制的管理，歸根到底還是對人的管理。一要解決招標(biāo)代理工作的定位問題。招標(biāo)代理應(yīng)更多地運(yùn)用工程造價、施工技術(shù)、項目管理、合同管理等綜合內(nèi)容為業(yè)主提供決策參考，以便業(yè)主通過工程招標(biāo)，找到滿意的乙方，降低項目風(fēng)險，節(jié)約人力和財務(wù)資源。二要加強(qiáng)代理從業(yè)人員的培訓(xùn)工作。由行業(yè)協(xié)會牽頭，組織代理人員的培訓(xùn)工作，培養(yǎng)復(fù)合型人才。另外，必須同時強(qiáng)化職業(yè)道德教育，增強(qiáng)代理從業(yè)人員的依法代理、誠實(shí)守信、清正廉潔、和諧代理的意識。

［1］陳欣.招標(biāo)代理行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀分析［J］.北京宣武紅旗業(yè)余大學(xué)學(xué)報，2014（10）.

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［6］陳敏旋.招標(biāo)代理行業(yè)存在的問題及對策［J］.建設(shè)科技，2007（12）.

（作者單位：山東能源集團(tuán)）