計算機應用基礎中電子表格處理軟件的應用

[摘 要] 計算機技術的快速發展，使計算機的初級應用成為基礎教育學科中必不可少的一門應用課程。而在計算機技術應用中，最常使用的數據處理程序為電子表格、電子文檔、演示文稿等。辦公軟件中的電子表格對大數據的處理分析有重要的作用，如在制作學年成績表、辦公報表等處理起來較為繁雜的數據信息表格時。運用電子表格，一方面提高了數據處理的辦公效率，另一方面也加強了信息處理技術在日常辦公中的應用。電子表格讓人們對各種數據間的內在聯系與對比關系一目了然。

[關 鍵 詞] 電子表格；Excel；應用

[中圖分類號] G712 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）08-0061-01

一、與電子文檔（Word）的比較

計算機技術中的三大軟件——電子表格、電子文檔、演示文稿，是辦公處理時經常使用的計算機應用程序。在計算機技術初級應用的教育階段，電子文檔作為最先接觸的辦公軟件，對電子表格的課程學習有著重要的對比借鑒作用。因此，為了深化電子表格技術在實踐中的應用，從以下幾個方面將電子表格技術與電子文檔相比較，進行學習。

（一）默認顯示名稱的順序不同

對于電子表格與電子文檔的不同，我們先從文件默認顯示的順序差異開始進行對比了解。首先，在電子表格中先顯示程序的英文名稱（Microsoft Excel）后接文檔的名稱（Book1），而電子文檔默認顯示名稱的順序完全相反，程序名稱接在文檔名稱的后面。

（二）工具欄的菜單選項不同

由于電子表格是一種針對大量的信息數據進行處理和排序的辦公軟件，因此，在常用工具的選擇上，更趨向于方便進行數據分析與計算的菜單項，如由大到小或由小到大的數字排序、函數計算等。而電子文檔更多的是進行文字的分析處理，所以一般會選擇字體大小、加粗、頁邊距、文字對齊方式等選項作為常用工具。

（三）格式欄的內容設定不同

在表格處理軟件進行數據的分析處理時，需要用到格式欄中對單元格設定，如行高、列寬、工作表的標簽樣式、自動套用格式等針對于單元格的格式設定。這種根據表格數據特點而采用的具體應用模式，對于處理年級成績單、公司財務報表等數據量大、標題名稱繁雜的信息是一種極其便利的排列處理方式，成為辦公軟件中必不可少的構成要件。與此相對應的，為了滿足不同企業單位和個人對于文字處理的需要，根據不同的文本格式要求，電子文檔的格式欄也設定了不同的選項菜單。在很大程度上為人們對于文檔格式的不同辦公需求提供了網絡技術上的支持。

（四）窗口輸入的程序不同

我們一般在制作辦公報表時，打開的表格處理文件顯示的都是行和列分隔完成后的單元格模式，因此，輸入具體的處理內容也都是在單元格內進行的。這種以單元格為單位的辦公處理軟件完全區別于電子文檔處理軟件與圖片信息處理軟件，將信息分層次按序排列，實現了數據處理的表格化。而電子文檔實現了對文字的全面系統化的處理模式，在空白的文檔上可以進行文字編輯、插入表格、添加圖片等操作，綜合性地完成文檔的編輯。

二、電子表格處理軟件在信息處理中的應用

第一步，對需要分類匯總的字段進行排序，從而使相同的記錄集中在一起。如把“銷售統計表”中的同一業務員排在一起。

第二步，選定數據清單中的任一單元格。

第三步，打開“數據”菜單，選擇“分類匯總”選項，出現“分類匯總”對話框。

第四步，單擊“分類字段”下拉列表框的下三角按鈕，在下拉列表框中選擇所需字段作為分類匯總的依據。

第五步，在“匯總方式”下拉列表框中，根據需要選擇所需的統計函數。分類匯總選項可以支持如求和、平均值等多種函數。同時根據某些特殊工作需要還可以重新設置函數。

第六步，在“選定匯總項”列表框中，選中需要對其匯總計算的字段前面的復選框。

第七步，按需要選中相應的復選框，指定匯總結果的顯示位置。選中“替換當前分類匯總”復選框，表示按本次分類要求進行匯總；選中“每組數據分頁”復選框，表示將每一類分頁顯示；選中“匯總結果顯示在數據下方”復選框，表示將分類匯總數放在本類的最后一行，系統默認的方式是將分類匯總數放在本類的第一行。之后單擊“確定”按鈕，即可得到分類匯總結果。

在現階段，數字化進程的全面發展，計算機技術的突破性研發創新實現了網絡技術資源的共享。為加快網絡技術的多方面應用，培養專業化網絡技術人才，加強初級階段的計算機應用，相關部門應深化教育改革，完善基礎計算機教育體系，為網絡技術的快速發展提供必要的人才儲備。同時，加深電子辦公軟件，尤其是電子表格在各領域的廣泛應用，可以為提升各單位辦公效率，促進各行業發展提供網絡技術方面的支持。

參考文獻：

[1]林進昂.以學生為中心教學法在中職計算機應用基礎教學中的應用[J].教育，2016（8）.

[2]劉宏.淺談Excel在會計實踐教學環節中的有效應用[A].中國職協2015年度優秀科研成果獲獎論文集[C]，2015.