論中學檔案管理的加強和改進

羅楨

摘要：檔案是一種更真實的歷史，中學檔案管理涉及到一所中等學校的教學、活動以及師生資料的收集和保存，對一所學校的傳承意義非凡，已越來越受到重視。但同時，很多人對檔案的認識不夠，許多學校的檔案管理工作存在著一些弊病，不利于檔案工作的管理，需要引起人們的重視，不斷改進，努力加強中學檔案管理工作。

關鍵詞：加強；中學檔案；管理；改進

一、關于中學檔案管理

1、中學檔案管理的含義。檔案管理是針對繁多、復雜、零散的檔案資料，將其分門別類，進行整理，以利于別人查詢和利用的管理性工作，它包括信息的整理、采集和保管等內容。中學檔案管理是指對學校的各項活動以文字、聲音、圖片或者影像的形式收集起來，并將其進行整理保存。中學檔案可分為文書檔案、教學檔案、教師業務檔案、會計檔案、科技檔案、設備檔案、聲像檔案、實物檔案、名人檔案、電子檔案等門類，它記錄了一個學校的教學、管理和日常活動，為深入了解這個學校的歷史發展提供參考。

2、中學檔案管理的意義。中學檔案管理，可以為學校保存珍貴的歷史資料，對學校的發展歷史進行總結；是對學校現在的管理水平和辦學能力的衡量，促進學校繼承優良傳統，繼續開拓進取，奮發有為；同時這些資料都是學校的重要信息資料，其中一些對學校發展過程中遇到的困難和取得的成績的記載，對于學校以后改革發展、克服面臨的困難具有一定的鼓舞和指導意義。

3、現階段中學檔案管理存在的問題。中學檔案管理對于一個學校的傳承和發展意義重大，但是許多學校仍在這方面存在著許多問題。

（1）檔案管理工作的認識不足。許多人認為檔案管理就是簡單地看管資料而已，將檔案管理工作簡單化，而一些學校領導單純為學校的教學質量和經濟效益考慮，完全忽視檔案工作的價值，一些檔案管理員也沒有充分認識到自己的責任和工作的價值所在，工作的責任心不強，不能將檔案有系統地進行分類，更不能及時采集學校最新的活動，總結教學成敗的經驗，導致信息流失，無法將檔案與學校的管理有效結合，影響了檔案管理作用的發揮。

（2）檔案管理工作不完善。一些學校檔案管理工作的規章制度不完善，甚至沒有相關的規定，導致檔案管理人員的工作無法可依，沒有紀律的規范，進而放松了對檔案的管理，只在年終考核或上級進行檢查時，才開始重視，匆忙做一些面子上的工作，其工作的內容和成效，據實際的要求相差甚遠。

（3）檔案管理人員業務素質較低。一些學校由于思想上的認識不夠，在管理人員的任用上也比較隨意，大部分檔案管理人員由圖書館管理人員兼任，而沒有專門的負責人，沒有受過專業的學習或培訓，對檔案的管理也只按照自己的理解進行，而沒有規范化的標準，導致檔案管理工作不科學，管理效率低。

二、加強和改進中學檔案管理

檔案管理工作的重要性和存在大量問題之間的矛盾，以及人們對檔案管理的日益重視，使得加強和改善檔案管理工作，使之科學化、現代化，成為一個迫切的問題。

1、加強思想上的認識。提高思想上的認識是改善和提高中學檔案管理的第一步，只有思想上有了足夠的重視，學校領導和檔案管理人員才有可能采取進一步措施，提高檔案管理工作的有效性。而檔案管理有為學校和學校師生保存珍貴信息資料的作用，學校可不時進行檔案管理方面的宣傳，改變師生對檔案管理的傳統認識，尤其要提高檔案管理人員的責任意識，為強化檔案管理提供保障。

2、完善檔案管理體制。學校需建立起嚴格的檔案管理制度，為學校的檔案管理工作提供制度上的保障。檔案管理體制的建立可在《檔案法》的指導下，制定出符合學校實際要求的如《學校檔案管理細則》之類的規章制度，使學校的檔案管理有章可依，對檔案管理人員的工作提出具體的要求，規定具體的工作內容。

檔案管理人員的工作主要包括檔案資料的收集和管理兩大部分。檔案的收集需要檔案管理人員時刻關注學校發生的大事小情，將有意義、對學校的發展有影響的事件通過文字、圖片或影像的形式記錄下來，并將其進行歸類、保管。這就需要檔案管理人員有著靈敏的反應和靈通的消息來源，甚至可以通過校報、廣播、網絡等途徑，編織自己的信息網，以保證不遺漏任何有用的資料。此外，對現有檔案的整理、保存也是管理人員的一項重要工作。針對內容繁多、零散的檔案內容，管理者要按相關要求進行細心地鑒定、分類，使檔案按一定順序排列、編號，便于使用者進行檢索、查詢。經過這樣整理保存的檔案才能更為有效地發揮其歷史文獻的作用。

3、積極開展專業培訓，提高檔案管理人員的素質。檔案管理人員的素質是檔案管理工作能否實現有效管理的基礎，學校要想實現檔案管理的規范化、科學化，專業人才是關鍵。檔案管理工作是一項復雜、系統的工作，它需要管理者有著強烈的責任感和耐心，同時要掌握一定的專業知識，比如對檔案資料進行編目、檢索等，這都需要檔案管理人員有相關的知識，起碼受過相關的培訓，才能承擔得起這個重要的任務。

4、利用新技術，實現檔案管理現代化。現在人們對于中學檔案的管理除了要求其專業化和科學化外，現代化也逐漸受到重視，這也是檔案信息管理工作將來的方向。隨著網絡等新技術的發展，信息化已成為各國、各行業共同的發展目標。而這對于檔案管理來說，也是提高管理效率、節約資源的有效途徑。檔案管理工作要不斷引進新技術，充分利用檔案管理軟件，將電子媒介與紙質資料相結合，文字、圖片和影像相配合，豐富檔案的保存形式，使檔案的管理更科學，更安全、更合理。

三、結語

中學檔案管理不是一項獨立于學校的教學和發展的工作，它與學校的各項生活及未來發展息息相關，同時檔案的管理工作也不是件輕松地事情，它需要學校領導和工作人員給予高度的關注，在經費、人員、技術等方面都給予相應的支持，讓中學檔案真正成為學校發展的記載者，成為別人了解它的窗口，這對于提升學校的文化價值、文化傳統，增強學校師生的榮譽感和學校的歷史縱深感有深遠的意義。

參考文獻

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