論中學(xué)檔案管理的加強(qiáng)和改進(jìn)

羅楨

摘要：檔案是一種更真實(shí)的歷史，中學(xué)檔案管理涉及到一所中等學(xué)校的教學(xué)、活動(dòng)以及師生資料的收集和保存，對(duì)一所學(xué)校的傳承意義非凡，已越來(lái)越受到重視。但同時(shí)，很多人對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不夠，許多學(xué)校的檔案管理工作存在著一些弊病，不利于檔案工作的管理，需要引起人們的重視，不斷改進(jìn)，努力加強(qiáng)中學(xué)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng)；中學(xué)檔案；管理；改進(jìn)

一、關(guān)于中學(xué)檔案管理

1、中學(xué)檔案管理的含義。檔案管理是針對(duì)繁多、復(fù)雜、零散的檔案資料，將其分門別類，進(jìn)行整理，以利于別人查詢和利用的管理性工作，它包括信息的整理、采集和保管等內(nèi)容。中學(xué)檔案管理是指對(duì)學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng)以文字、聲音、圖片或者影像的形式收集起來(lái)，并將其進(jìn)行整理保存。中學(xué)檔案可分為文書檔案、教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、名人檔案、電子檔案等門類，它記錄了一個(gè)學(xué)校的教學(xué)、管理和日常活動(dòng)，為深入了解這個(gè)學(xué)校的歷史發(fā)展提供參考。

2、中學(xué)檔案管理的意義。中學(xué)檔案管理，可以為學(xué)校保存珍貴的歷史資料，對(duì)學(xué)校的發(fā)展歷史進(jìn)行總結(jié)；是對(duì)學(xué)校現(xiàn)在的管理水平和辦學(xué)能力的衡量，促進(jìn)學(xué)校繼承優(yōu)良傳統(tǒng)，繼續(xù)開拓進(jìn)取，奮發(fā)有為；同時(shí)這些資料都是學(xué)校的重要信息資料，其中一些對(duì)學(xué)校發(fā)展過(guò)程中遇到的困難和取得的成績(jī)的記載，對(duì)于學(xué)校以后改革發(fā)展、克服面臨的困難具有一定的鼓舞和指導(dǎo)意義。

3、現(xiàn)階段中學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題。中學(xué)檔案管理對(duì)于一個(gè)學(xué)校的傳承和發(fā)展意義重大，但是許多學(xué)校仍在這方面存在著許多問(wèn)題。

（1）檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足。許多人認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單地看管資料而已，將檔案管理工作簡(jiǎn)單化，而一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)單純?yōu)閷W(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益考慮，完全忽視檔案工作的價(jià)值，一些檔案管理員也沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到自己的責(zé)任和工作的價(jià)值所在，工作的責(zé)任心不強(qiáng)，不能將檔案有系統(tǒng)地進(jìn)行分類，更不能及時(shí)采集學(xué)校最新的活動(dòng)，總結(jié)教學(xué)成敗的經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致信息流失，無(wú)法將檔案與學(xué)校的管理有效結(jié)合，影響了檔案管理作用的發(fā)揮。

（2）檔案管理工作不完善。一些學(xué)校檔案管理工作的規(guī)章制度不完善，甚至沒(méi)有相關(guān)的規(guī)定，導(dǎo)致檔案管理人員的工作無(wú)法可依，沒(méi)有紀(jì)律的規(guī)范，進(jìn)而放松了對(duì)檔案的管理，只在年終考核或上級(jí)進(jìn)行檢查時(shí)，才開始重視，匆忙做一些面子上的工作，其工作的內(nèi)容和成效，據(jù)實(shí)際的要求相差甚遠(yuǎn)。

（3）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低。一些學(xué)校由于思想上的認(rèn)識(shí)不夠，在管理人員的任用上也比較隨意，大部分檔案管理人員由圖書館管理人員兼任，而沒(méi)有專門的負(fù)責(zé)人，沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的學(xué)習(xí)或培訓(xùn)，對(duì)檔案的管理也只按照自己的理解進(jìn)行，而沒(méi)有規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理工作不科學(xué)，管理效率低。

二、加強(qiáng)和改進(jìn)中學(xué)檔案管理

檔案管理工作的重要性和存在大量問(wèn)題之間的矛盾，以及人們對(duì)檔案管理的日益重視，使得加強(qiáng)和改善檔案管理工作，使之科學(xué)化、現(xiàn)代化，成為一個(gè)迫切的問(wèn)題。

1、加強(qiáng)思想上的認(rèn)識(shí)。提高思想上的認(rèn)識(shí)是改善和提高中學(xué)檔案管理的第一步，只有思想上有了足夠的重視，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員才有可能采取進(jìn)一步措施，提高檔案管理工作的有效性。而檔案管理有為學(xué)校和學(xué)校師生保存珍貴信息資料的作用，學(xué)校可不時(shí)進(jìn)行檔案管理方面的宣傳，改變師生對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)，尤其要提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，為強(qiáng)化檔案管理提供保障。

2、完善檔案管理體制。學(xué)校需建立起嚴(yán)格的檔案管理制度，為學(xué)校的檔案管理工作提供制度上的保障。檔案管理體制的建立可在《檔案法》的指導(dǎo)下，制定出符合學(xué)校實(shí)際要求的如《學(xué)校檔案管理細(xì)則》之類的規(guī)章制度，使學(xué)校的檔案管理有章可依，對(duì)檔案管理人員的工作提出具體的要求，規(guī)定具體的工作內(nèi)容。

檔案管理人員的工作主要包括檔案資料的收集和管理兩大部分。檔案的收集需要檔案管理人員時(shí)刻關(guān)注學(xué)校發(fā)生的大事小情，將有意義、對(duì)學(xué)校的發(fā)展有影響的事件通過(guò)文字、圖片或影像的形式記錄下來(lái)，并將其進(jìn)行歸類、保管。這就需要檔案管理人員有著靈敏的反應(yīng)和靈通的消息來(lái)源，甚至可以通過(guò)校報(bào)、廣播、網(wǎng)絡(luò)等途徑，編織自己的信息網(wǎng)，以保證不遺漏任何有用的資料。此外，對(duì)現(xiàn)有檔案的整理、保存也是管理人員的一項(xiàng)重要工作。針對(duì)內(nèi)容繁多、零散的檔案內(nèi)容，管理者要按相關(guān)要求進(jìn)行細(xì)心地鑒定、分類，使檔案按一定順序排列、編號(hào)，便于使用者進(jìn)行檢索、查詢。經(jīng)過(guò)這樣整理保存的檔案才能更為有效地發(fā)揮其歷史文獻(xiàn)的作用。

3、積極開展專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)是檔案管理工作能否實(shí)現(xiàn)有效管理的基礎(chǔ)，學(xué)校要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，專業(yè)人才是關(guān)鍵。檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)的工作，它需要管理者有著強(qiáng)烈的責(zé)任感和耐心，同時(shí)要掌握一定的專業(yè)知識(shí)，比如對(duì)檔案資料進(jìn)行編目、檢索等，這都需要檔案管理人員有相關(guān)的知識(shí)，起碼受過(guò)相關(guān)的培訓(xùn)，才能承擔(dān)得起這個(gè)重要的任務(wù)。

4、利用新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。現(xiàn)在人們對(duì)于中學(xué)檔案的管理除了要求其專業(yè)化和科學(xué)化外，現(xiàn)代化也逐漸受到重視，這也是檔案信息管理工作將來(lái)的方向。隨著網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)的發(fā)展，信息化已成為各國(guó)、各行業(yè)共同的發(fā)展目標(biāo)。而這對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，也是提高管理效率、節(jié)約資源的有效途徑。檔案管理工作要不斷引進(jìn)新技術(shù)，充分利用檔案管理軟件，將電子媒介與紙質(zhì)資料相結(jié)合，文字、圖片和影像相配合，豐富檔案的保存形式，使檔案的管理更科學(xué)，更安全、更合理。

三、結(jié)語(yǔ)

中學(xué)檔案管理不是一項(xiàng)獨(dú)立于學(xué)校的教學(xué)和發(fā)展的工作，它與學(xué)校的各項(xiàng)生活及未來(lái)發(fā)展息息相關(guān)，同時(shí)檔案的管理工作也不是件輕松地事情，它需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員給予高度的關(guān)注，在經(jīng)費(fèi)、人員、技術(shù)等方面都給予相應(yīng)的支持，讓中學(xué)檔案真正成為學(xué)校發(fā)展的記載者，成為別人了解它的窗口，這對(duì)于提升學(xué)校的文化價(jià)值、文化傳統(tǒng)，增強(qiáng)學(xué)校師生的榮譽(yù)感和學(xué)校的歷史縱深感有深遠(yuǎn)的意義。

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