事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略探討

文/鹽源縣新型農(nóng)村合作醫(yī)療管理中心 何瑛

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事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略探討

文/鹽源縣新型農(nóng)村合作醫(yī)療管理中心 何瑛

【摘要】在當(dāng)今社會，科技越來越發(fā)達(dá)，電子計(jì)算機(jī)的發(fā)明和更新?lián)Q代使我們的生活越來越方便，在數(shù)據(jù)的管理方面也給我們提供了很大的便利。例如本文對于有關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方面的探討。在管理事業(yè)單位檔案的過程中引用信息化管理，則會大大地提高信息處理的效率，更加快速的解決一些難題。本文將討論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性及相關(guān)的可行性策略分析。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；策略

檔案是信息的收集和管理，是非常重要的資料，所以對于檔案的管理也相應(yīng)變的非常重要。當(dāng)前社會，科技快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)也相應(yīng)發(fā)展，檔案的記錄從過去的單一紙質(zhì)檔案慢慢演變成由紙質(zhì)檔案和網(wǎng)絡(luò)檔案等多種載體的并存的形式。網(wǎng)上歸檔、整理以及查詢的信息化管理模式正在迅速發(fā)展著，以不可逆轉(zhuǎn)的速度代替著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理模式，使紙質(zhì)檔案管理模式面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢分析

（一）便于檔案資料的永久保存。紙質(zhì)檔案管理的缺點(diǎn)之一就是易受到環(huán)境的限制與制約。例如，南方的天氣大多時(shí)間比較潮濕，這時(shí)，紙質(zhì)檔案就會出現(xiàn)發(fā)霉、字跡模糊等一系列問題，導(dǎo)致信息的丟失。但是在將信息化運(yùn)用到檔案管理中，則可以通過電子磁盤將信息進(jìn)行儲存，大大地節(jié)省了檔案數(shù)據(jù)的儲存空間，也使檔案的保存更加完整和永久。

（二）改變了檔案管理的方式，使檔案的職能更加完善。以網(wǎng)絡(luò)平臺為媒介對檔案進(jìn)行電子存檔和管理的方式代替紙質(zhì)媒介的傳統(tǒng)方式。使檔案的職能得以拓展和擴(kuò)充，增加了整理、排列以及查詢等功能，同時(shí)，也增加了一些相關(guān)服務(wù)類型，從而推動了事業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化存在的一些問題

（一）一些事業(yè)單位對檔案管理信息化的建立缺乏足夠的重視。當(dāng)下，我國的很多事業(yè)單位由于缺乏對檔案管理制度的了解，導(dǎo)致不夠重視檔案的信息化管理工作。使一些檔案信息化的工作缺乏資金和智力上的支持。另外的一種情況是，雖然多少了解檔案的信息化管理，但是對于具體的建立方式以及相關(guān)的人員配置并不關(guān)心，也沒有對于管理檔案的相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，認(rèn)為電子化的管理應(yīng)相對輕松，只要保證檔案不遺失，內(nèi)容不會被泄露就可以。其實(shí)這種認(rèn)知是完全錯(cuò)誤的。

（二）事業(yè)單位檔案管理的信息化程度不夠。在現(xiàn)階段，電子信息技術(shù)雖然在日新月異快速發(fā)展，但是在許多事業(yè)單位中的普及率還是有待提高的。在我國的一些事業(yè)單位中，雖對檔案進(jìn)行了簡單的信息化整理，但是許多基本且重要的資料還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，例如，一些員工的基本資料等。如果紙質(zhì)的檔案發(fā)生丟失或損壞，那么就會造成信息的丟失。

（三）檔案管理的工作人員綜合素質(zhì)較低。檔案的信息化管理在我國應(yīng)屬于相對新興的行業(yè)。在一些企事業(yè)單位中，雖然想要進(jìn)行檔案的管理制度改革，但是卻很難找到相關(guān)專業(yè)能力較強(qiáng)的人才。檔案管理人員的平均年齡偏大，導(dǎo)致檔案信息化的難度加大。

三、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

（一）強(qiáng)化重視檔案管理信息建設(shè)。要想建立全面的檔案信息化系統(tǒng)，首先要做的就是全面了解以及重視檔案信息化的制度。在我國事業(yè)單位中，應(yīng)對相關(guān)高層進(jìn)行推廣和普及，使他們起到一定的帶動作用，積極招用檔案管理的相關(guān)專業(yè)人員，提高信息化管理在檔案管理中的地位，引起事業(yè)單位成員的重視。也可以為事業(yè)單位營造出良好的檔案管理信息化建設(shè)環(huán)境。

（二）提高檔案管理效率。檔案管理信息化的一大優(yōu)點(diǎn)就是資料的整理和查找都快速且高效，給事業(yè)單位的工作帶來了極大的便利。事業(yè)單位的檔案資料，是關(guān)于企業(yè)內(nèi)部的信息以及重要資料的整理與保存，不僅是管理單位知識信息的行為，也是實(shí)現(xiàn)執(zhí)行檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化的一個(gè)過程，具有很大的意義及價(jià)值。所以在檔案信息化管理的過程中，應(yīng)該制定一些制度與規(guī)則，以提高檔案管理的效率。

（三）優(yōu)化檔案管理信息化工作人員素質(zhì)。由于檔案的信息化管理處于新興階段，所以從事相關(guān)工作的專業(yè)也比較少，培養(yǎng)和選拔優(yōu)秀的檔案管理人員是當(dāng)前亟待解決的問題。應(yīng)通過一些專業(yè)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行人才的培養(yǎng)，使他們適應(yīng)當(dāng)前模式的管理方式。同時(shí)，對現(xiàn)有的專業(yè)人員應(yīng)進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)以及職業(yè)素養(yǎng)的提高。

（四）創(chuàng)新檔案管理信息化設(shè)備。在檔案的信息化管理過程中，一些現(xiàn)代化的軟件及硬件可謂是信息重要的載體。增加一些現(xiàn)代化軟硬件的配備，可以更加有效地推動和加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的管理。也可以提高信息整理以及查找的效率，為事業(yè)單位的信息查找提供最大便利。

四、小結(jié)

本文著重圍繞檔案管理信息化的相關(guān)問題進(jìn)行了分析與探討。對檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)給予肯定，也提出了幾項(xiàng)問題和不足，并針對此提出了一系列可行性較高的改進(jìn)方案。隨著科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展，信息化正在一點(diǎn)點(diǎn)的進(jìn)入我們的生活，我們，特別是一些企事業(yè)單位，要運(yùn)用這種便利，充分提高自己的工作效率，以提高自己的競爭力，在時(shí)代的浪潮中站穩(wěn)腳跟。