新時期高校辦公室檔案管理工作的新特點與對策

文/廣西科技大學 李鴻

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新時期高校辦公室檔案管理工作的新特點與對策

文/廣西科技大學 李鴻

【摘要】新時期是區別于傳統環境下的社會各項事業的發展狀態的一個階段。過去，整個社會的生產生活以傳統手段為實現方式，社會關系都是基于現實互動之上的人與人之間的真實聯絡，而這一局面的打破是在互聯網出現之后，信息化和現代化成為社會發展和人們生活的顯著特征，從思想觀念上的“大數據”理念，到工作方式上的辦公自動化，都顯示出了整個社會進入到了以網絡的便捷化生產為主要標志的新時期。在此前提下，本文重點對我國高校辦公室檔案管理工作的特點進行了深入的分析與探討，從探討中發現當前我國高校辦公室檔案管理工作未來的發展趨勢及相關要求。

【關鍵詞】信息化；高校辦公室；檔案管理

在高校教育改革與發展步伐不斷加快的今天，我國高校建設正面臨著諸多問題，在擴大辦學規模、加快科研教學設施建設、提高辦學質量和學術聲譽、改善師生員工學習生活條件等方面壓力更大，任務更為艱巨。作為服務于高校各項事業發展的高校辦公室，其運作效率的高低，直接關系到學校各項工作目標的實施和學校在社會上的形象。在檔案管理方面，高校辦公室更是扮演著中流砥柱的作用，承擔了全校師生的檔案管理職責。在傳統與現代兩個相差較大的時代背景下，高校檔案管理工作已經發生了明顯的變化，高校辦公室檔案管理工作人員首先要認識到這一點，然后向快速、便捷、高效的現代辦公技術借力，改善辦公條件，提升辦公效率，更好地統籌、管理本校的文書檔案工作，全力推動高校各項工作的順利開展。

一、新時期網絡化對高校辦公室檔案管理工作的影響

高校是一個有機的系統，在各個部門機構的配合之下良性運作。可以說，高校是一個小社會，在由高校教師和成千上萬的學生組成的大家庭中，進行著教師的“教”和學生的“學”這兩項活動，高校的工作看似簡單，實則內容寬泛、任務繁重，要求辦公室的工作人員不怕瑣碎、不勝其煩地為全校的文書檔案整理與管理工作服務。在當前社會環境之下，數字化、網絡化為基本特征的信息革命正在強烈地沖擊社會生活的方方面面，也強烈地影響著高校的檔案工作，對高校的行政管理工作帶來了更大的挑戰。例如，辦公自動化理念的滲透、網絡辦公軟件的使用和大量信息的匯集，無形中要求高校辦公室工作人員要改變在傳統環境下的辦公流程，引進和創新辦公技術，不斷將新技術和新設備應用到師生檔案管理工作中來，一方面是適應社會發展狀況的舉措，另一方面，可以極大地提升高校辦公室的管理效率，構建出高校檔案管理工作的新機制，有利于高校檔案管理工作的健康、有序發展。

二、新時期高校辦公室檔案工作的特點

新時期高校檔案管理工作與網絡的關系密切，互聯網的一些特點以潛在的方式反映到高校辦公室的檔案管理工作中來，本文在論述的時候，將新時期高校檔案管理工作的特點簡要概括為信息化、社會性、綜合性、競爭性。

（一）高校辦公室檔案管理工作的信息化。互聯網技術和信息通信技術的大力支持，使得高校辦公室檔案管理從傳統的手工勞作走向了電子化辦公，提升了檔案文件整理的效率，優化了辦公室檔案服務工作的環境。高校是優秀教師和高素質人才的集中地，他們與時俱進、具有較強的創新精神和接受新事物的能力，辦公室檔案管理工作的網絡化可以率先在高校得到施行，無紙化辦公近年來已經在高校、企業和政府機關中盛行起來，使得辦公室文書檔案管理的內容更加豐富，形式更加多樣、業務范圍更加寬廣，其中，電子化和無紙辦公是大勢所趨，通訊的網絡化、計算機管理服務、光盤存儲服務的信息化從不同程度上都在推動著高校檔案管理工作的網絡化與信息化。

（二）高校辦公室檔案管理工作的社會性。高校不是封閉的社會細胞，它所承擔的培養人才的重任決定了必然與社會存在著多方面的聯系。高校是培養學生、高學歷人才和專家學者的地方，接收來自全國各地乃至世界各地的學生是高校開展工作的第一步，培養期滿之后將這些學生輸送到用人單位是高校的使命，學生在入校之前的受教育狀況、學習期間的實踐情況、受獎勵情況、科研成果等都會記錄在檔案中，高校辦公室的工作人員需要對這些情況調查摸底、整理記錄。檔案記錄的全面性是反映學生學習成績、人品修養、綜合能力的史料，更是學生走上社會求職上崗的憑據，對學生的成長和成功有著重要影響，高校辦公室在整理和管理學生檔案的過程中會與社會上其他個人、機構、團體組織等產生外在聯系。因此，對高校辦公室檔案的管理工作于還需要從社會性的角度加強認識。

（三）高校辦公室檔案管理工作的綜合性。高校在常規的學生檔案管理與服務工作之外，還應包括教學活動中形成的教育專業檔案、教職工管理的人事檔案、財務活動中形成的會計檔案和科研活動中形成的科技檔案，以及產業檔案、房地產檔案等，另外，在網絡時代，高校檔案的載體不僅是紙質載體，還有磁盤、光盤等高科技載體，不同種類和形式的檔案都體現出了高校辦公室檔案管理的綜合性特征。

（四）高校辦公室檔案管理工作的競爭性。高校以教書育人、培養專業能力強、綜合素質高的人才為根本重任，在就業壓力居高不下的情況下，高校必須建立以市場需求為導向的人才培養方案，涉及學生基本信息和受教育情況的文書檔案管理是高校管理活動的一部分，在高校與用人單位良性互動的過程中，高校學生的檔案信息是招聘單位首先要過目的資料，只有當學生的個人信息與人才信息數據庫相匹配時，用人單位才會考慮是否接收學生作為本單位的員工。

另外，高校的科研產品、技術發明專利會也成為市場上競爭者追逐的焦點，就這一點來說，高校科研檔案信息按照市場準入法則管理，逐步參與到市場經濟的競爭中去，是由市場競爭機制和高校人才培養的最終目的決定的。認識到高校辦公室檔案管理工作的競爭性，有利于掌握當前高校檔案管理工作的規律，以便更好地為本校的教學工作服務。

二、網絡時代高校辦公室檔案工作的對策

為了適應網絡時代檔案管理工作的新要求，高校辦公室檔案工作必須要從當前的社會環境出發，認識到高校內外環境的變化，從高校辦公室檔案管理工作人員自身做起，提升檔案管理水平，創新檔案管理的工作方式。

（一）轉變工作觀念，確立新的檔案管理模式。總的來說，高校辦公室檔案管理工作的整體環境朝著網絡化方向轉移，信息的遠程傳輸和電子文書的使用，對高校辦公室檔案管理工作者的辦公能力提出了更高的要求，他們的學識和能力要與時代發展狀況保持一致，能夠快速順應網絡文化的發展，學會使用自動化辦公工具，從思想觀念上真實認識到本職工作發生了哪些變化，如檔案管理從手工作業向現代化作業的轉型，從實體檔案館向虛擬檔案館的轉型，這些實踐領域動作的完成，依賴于思想上的變革和創新。其次，要構建網絡時代高校檔案管理的信息化模式，建立本校的檔案數據庫，更好地為全體師生服務。

（二）增加投入，使檔案工作設備現代化。要促使高校辦公室檔案管理工作向信息化轉型，網絡化辦公環境的創建是第一位的，這就要求高校在硬件方面加大投資力度，構建和優化網絡辦公條件，為高校檔案管理工作創造信息化土壤。檔案是信息的密集載體、對檔案現代化的投入是高效益的投入，檔案的硬件建設要有前瞻性，選擇技能和產品時，要注重先進性，配備打印、拷貝、掃描等高性能的設備，建設先進的網絡系統和結構布線系統，采用規范的應用軟件，建好數據庫，建設統一的檢索平臺和搜索引擎，并注意信息的安全性，防止病毒入侵，全力保障信息化辦公工作的有序完成。

（三）加強學習，提高高校辦公室檔案管理工作者的素質。高校辦公室檔案管理工作人員自身的素質決定著高校文書檔案管理的水平。在我國整體社會處于轉型升級的歷史時期，檔案管理工作也處于調整轉變期，高校檔案管理工作應積極從思想觀念、管理模式、人才隊伍等途徑進行創新；高校辦公室的工作人員必須以新的標準要求自身，加強自動化辦公知識的學習、不斷鞏固檔案專業知識、掌握網絡知識和網絡技術，通過后天培訓和在職教育等途徑更新知識結構，以提高自身的專業素質和綜合實力，從而適應現代高校檔案管理工作的新需求。

【參考文獻】

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