國(guó)有企業(yè)機(jī)關(guān)辦公室工作的幾點(diǎn)體會(huì)

付國(guó)慶

【摘要】本文結(jié)合國(guó)有企業(yè)機(jī)關(guān)辦公室的工作實(shí)踐，就如何圍繞管理和服務(wù)，不斷提升國(guó)有企業(yè)機(jī)關(guān)辦公室的“辦文、辦會(huì)、辦事”水平，提出了“辦文，層層把關(guān)，讓領(lǐng)導(dǎo)放心；辦會(huì)，積極創(chuàng)新，讓上級(jí)認(rèn)可；辦事，突出服務(wù)，讓大家滿意”等幾點(diǎn)體會(huì)，旨在為辦公室工作人員提供參考。

【關(guān)鍵詞】國(guó)有企業(yè)；辦公室；思考

無(wú)論是黨政機(jī)關(guān)還是企事業(yè)單位，大大小小的社會(huì)組織都不能沒(méi)有辦公室這一機(jī)構(gòu)設(shè)置。作為國(guó)有企業(yè)機(jī)關(guān)的辦公室，更是處在一個(gè)承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的窗口位置。表面上看，辦公室無(wú)大事，全是小事；把小事辦好了，就平安無(wú)事；如果把小事辦壞了，就容易出大事。能堅(jiān)持把簡(jiǎn)單的事做好就是不簡(jiǎn)單，堅(jiān)持把平凡的事做好就是不平凡。國(guó)有企業(yè)機(jī)關(guān)辦公室除日常行政性事務(wù)外，其主要任務(wù)就是把黨組的決策部署、企業(yè)黨政工作要求、部門領(lǐng)導(dǎo)班子具體安排貫徹好、落實(shí)好，把企業(yè)需求、基層情況傳遞好、反饋好。結(jié)合自身工作經(jīng)歷和實(shí)踐，就國(guó)有企業(yè)機(jī)關(guān)辦公室如何提升在“辦文、辦會(huì)、辦事”的工作水平，談幾點(diǎn)個(gè)人體會(huì)。

一、辦文，層層把關(guān)，讓領(lǐng)導(dǎo)放心

（一）用好信息化手段，公文流轉(zhuǎn)體現(xiàn)“快”。公文流轉(zhuǎn)是辦公室工作的基本內(nèi)容，其流轉(zhuǎn)速度代表了一個(gè)部門形象和工作狀態(tài)。為加快文件流轉(zhuǎn)，我們重點(diǎn)推行了移動(dòng)辦公，要求處級(jí)以上人員手機(jī)都要安裝移動(dòng)辦公系統(tǒng)。目前，在外出差利用手機(jī)處理業(yè)務(wù)已成為常態(tài)，文件流轉(zhuǎn)效率大大提高。結(jié)合部門“企業(yè)請(qǐng)示多、領(lǐng)導(dǎo)批示多、部門轉(zhuǎn)辦多、協(xié)調(diào)部署多”的特點(diǎn)，建立了來(lái)文督辦與短信提醒制度，并立足OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)了短信提醒、會(huì)議通知與會(huì)議系統(tǒng)關(guān)聯(lián)、分支轉(zhuǎn)辦等功能。對(duì)有明確辦結(jié)時(shí)間的文件，辦公室都將其設(shè)定為提前半天，短信自動(dòng)提醒經(jīng)辦人；一般性請(qǐng)示文件，3天未辦結(jié)的，短信自動(dòng)提醒經(jīng)辦人；短時(shí)間不能辦結(jié)的，經(jīng)辦人也要定期反饋階段性成果。

（二）把好審核三道關(guān)，公文辦理把握“嚴(yán)”。作為國(guó)有企業(yè)機(jī)關(guān)部門，公文數(shù)量大，種類多，為確保每個(gè)公文都不出紕漏，重點(diǎn)要實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)制，每一級(jí)都是一道關(guān)口，也是避免出錯(cuò)的一個(gè)閘門。辦公室重點(diǎn)把好三道關(guān)：一是把好公文辦理程序關(guān)。重點(diǎn)審核辦理流程是否符合規(guī)定。二是把好辦公室主任審核關(guān)。重點(diǎn)審核文種是否合適，結(jié)構(gòu)是否完整。比如，在簽報(bào)審核上，重點(diǎn)關(guān)注層次標(biāo)題是否符合規(guī)范，篇幅是否太長(zhǎng)等。如果篇幅太長(zhǎng)，就建議請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)會(huì)議形式專題匯報(bào)，或?qū)⒉牧咸釤挸鲆黄?jiǎn)短摘要作為簽報(bào)，把材料作為附件。三是把好文書(shū)審核關(guān)。重點(diǎn)審核文號(hào)、字體、日期是否規(guī)范，印章位置是否合適。同時(shí)，公文制成后要打印出來(lái)，由擬稿人和文書(shū)共同審核，確認(rèn)無(wú)誤后再分發(fā)。

（三）用好“讀改”殺手锏，匯報(bào)材料突出“細(xì)”。匯報(bào)材料在形成之初，難免會(huì)有一些紕漏，經(jīng)過(guò)逐級(jí)審核把關(guān)，糾正了錯(cuò)誤，提高了質(zhì)量，形成一個(gè)基本像樣的材料。材料在送到領(lǐng)導(dǎo)手中之前，還要從領(lǐng)導(dǎo)的角度去審查稿子，進(jìn)行“讀改”，就是將文稿打印出來(lái)，一字一句地朗讀修改。讀改重點(diǎn)突出“細(xì)”，修改錯(cuò)漏字，長(zhǎng)短句，刪除生僻拗口句。有時(shí)候，只有讀出來(lái)才能發(fā)現(xiàn)哪些地方漏了字；哪些句子太長(zhǎng)，生僻拗口；哪些不適合領(lǐng)導(dǎo)語(yǔ)氣和習(xí)慣。不僅要自己讀，還要請(qǐng)其他人讀，更能發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。一份材料只有經(jīng)過(guò)幾次“讀改”，才算得上一份嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膮R報(bào)材料。

二、辦會(huì)，積極創(chuàng)新，讓上級(jí)認(rèn)可

（一）主辦會(huì)議，重點(diǎn)抓落實(shí)。一是把“開(kāi)短會(huì)、開(kāi)管用的會(huì)、開(kāi)解決問(wèn)題的會(huì)”的要求落到實(shí)處。結(jié)合八項(xiàng)規(guī)定，制定部門《會(huì)議管理辦法》，嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量，充分利用標(biāo)準(zhǔn)化和信息化手段，能電話解決的，不開(kāi)會(huì)：能開(kāi)視頻會(huì)的，不開(kāi)見(jiàn)面會(huì)。二是機(jī)關(guān)主辦的會(huì)議，都要編發(fā)會(huì)議紀(jì)要，并牽頭抓落實(shí)。對(duì)會(huì)議提出的各項(xiàng)要求進(jìn)行篩選，突出選擇涉及部門多、流程長(zhǎng)、協(xié)調(diào)難度大的工作進(jìn)行督辦，有力保障了重點(diǎn)工作有序開(kāi)展。三是加強(qiáng)督辦過(guò)程跟蹤，安排專人緊盯辦理動(dòng)態(tài)，全面掌握工作進(jìn)展情況，確保工作按期完成。建立完善責(zé)任追究和考核機(jī)制，對(duì)工作完成情況嚴(yán)格考核，真正做到“批必查、督必嚴(yán)、辦必果”。

（二）出席會(huì)議，重點(diǎn)抓共享。作為國(guó)有企業(yè)機(jī)關(guān)，需代表公司參加國(guó)家部委、相關(guān)協(xié)會(huì)的各類會(huì)議；還要代表部門參加公司內(nèi)部的各類會(huì)議，針對(duì)這類會(huì)議管理，重點(diǎn)抓會(huì)議材料和會(huì)議情況的共享。一是加強(qiáng)匯報(bào)材料的溝通與共享。代表公司參加會(huì)議，會(huì)議內(nèi)容一般會(huì)涉及多個(gè)部門，事前要征求相關(guān)部門意見(jiàn)，形成材料后，要請(qǐng)其審核，確保對(duì)外一個(gè)聲音。二是加強(qiáng)會(huì)議情況的共享。會(huì)后，參會(huì)人員要向主管領(lǐng)導(dǎo)和辦公室提交會(huì)議報(bào)告。辦公室負(fù)責(zé)將相關(guān)材料和會(huì)議報(bào)告進(jìn)行整理，并在內(nèi)部平臺(tái)共享。三是做好重要會(huì)議情況整理。每年要將具有保存和參考價(jià)值的會(huì)議報(bào)告編輯成冊(cè)，供大家隨時(shí)查閱。

（三）大型會(huì)議，重點(diǎn)抓協(xié)調(diào)。一是做好會(huì)前籌劃，編制分工確認(rèn)表。明確各部門所負(fù)責(zé)的環(huán)節(jié)與事項(xiàng)，并安排專人按照確認(rèn)表，逐項(xiàng)落實(shí)。需要其他部門協(xié)辦的事項(xiàng)，還要專門下發(fā)協(xié)辦通知，確保萬(wàn)無(wú)一失。二是建立標(biāo)準(zhǔn)化、表單化會(huì)議組織流程，對(duì)會(huì)議接待、材料準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置、現(xiàn)場(chǎng)參觀等各個(gè)方面工作進(jìn)行責(zé)任落實(shí)和流程固化，形成了一套科學(xué)、規(guī)范、固定的會(huì)議承辦流程，并安排專人跟蹤檢查工作落實(shí)情況，確保會(huì)議準(zhǔn)備有序、無(wú)疏漏。三是做好會(huì)后總結(jié)，及時(shí)修訂分工確認(rèn)表。大型會(huì)議組織工作涉及面廣、協(xié)調(diào)事項(xiàng)多，很難做到十全十美，難免留有遺憾。關(guān)鍵是每次會(huì)后自查和總結(jié)，及時(shí)修訂分工確認(rèn)表，以便下次改進(jìn)。 （下轉(zhuǎn)第15頁(yè)）（上接第12頁(yè)）

三、辦事，突出服務(wù)，讓大家滿意

（一）流程化管理，做好平常事。辦公室每天要處理很多日常工作，要保證辦公室的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，必須從日常工作理出頭緒、找到規(guī)律，在被動(dòng)中尋求主動(dòng)。以筆者所在部門為例，我們把從會(huì)議室預(yù)訂，到差旅費(fèi)報(bào)銷，把日常工作全部流程化，編制了辦公室業(yè)務(wù)《工作程序圖》，共九大類，60個(gè)流程，真正做到了流程清晰、權(quán)責(zé)明確。同時(shí)，結(jié)合實(shí)際情況，隨時(shí)修訂完善程序圖，從而達(dá)到規(guī)范管理、完善流程、推動(dòng)工作的目的。以推廣無(wú)紙化辦公為例，我們通過(guò)調(diào)整了紙質(zhì)文件蓋章程序圖。將部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，到辦公室蓋章的流程管理權(quán)限，全部調(diào)整為網(wǎng)上電子簽名、蓋章。從而在流程上，引導(dǎo)大家通過(guò)OA系統(tǒng)無(wú)紙化辦公。同時(shí)，也避免了不經(jīng)辦公室審核，直接找領(lǐng)導(dǎo)簽字后，文稿不方便修改的尷尬情況出現(xiàn)。

（二）親情化管理，抓好群眾關(guān)心事。要認(rèn)真貫徹落實(shí)以人為本、關(guān)愛(ài)員工的要求，服務(wù)群眾就是為大家辦實(shí)事、辦好事。一是要做群眾的“熱心”人，從生產(chǎn)實(shí)際出發(fā)，做好后勤保障，在為員工服務(wù)上，想員工之所想，為員工排憂解難，堅(jiān)決杜絕“門難進(jìn)、臉難看、話難聽(tīng)、事難辦的不良作風(fēng)。二是要做群眾的“貼心”人。結(jié)合實(shí)際努力幫助員工解決工作、生活中遇到的實(shí)際困難，努力把好事辦漂亮，把難事辦順暢。三是推動(dòng)解決員工最盼、最急、最憂、最怨的問(wèn)題，每年突出抓好幾件事，年初列出工作計(jì)劃，逐步實(shí)施，讓員工看得見(jiàn)，摸得著，讓大家感受到組織的關(guān)懷和溫暖，努力營(yíng)造上與下、左與右的和睦關(guān)系，實(shí)現(xiàn)“家和萬(wàn)事興”。

（三）還要留出時(shí)間，思考謀劃重要事。辦公室是一個(gè)部門的中樞，既要處理好日常事務(wù)，更要從中超脫出來(lái)，學(xué)會(huì)謀全局、分主次，把握工作重點(diǎn)、促進(jìn)工作落實(shí)。要時(shí)刻把領(lǐng)導(dǎo)的指示和要求放在心上，靜心想事、勞心謀事、用心做事。二是要把握信息的及時(shí)性。要使辦公室始終處于大信息格局的主導(dǎo)地位，實(shí)現(xiàn)“第一手情況”“第一道研判”“第一時(shí)間報(bào)送”的工作目標(biāo)，準(zhǔn)確把握公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)全局，把握生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的難點(diǎn)和重點(diǎn)，眼觀六路，耳聽(tīng)八方，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確依據(jù)。二是要增強(qiáng)信息敏感性。善于發(fā)現(xiàn)宏觀經(jīng)濟(jì)形勢(shì)與企業(yè)發(fā)展的有機(jī)聯(lián)系，善于從日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，善于從各級(jí)組織分解落實(shí)黨組決策過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，發(fā)揮好圍繞大局、研判大勢(shì)、登高望遠(yuǎn)的參謀助手作用。

綜上所述，辦公室是一個(gè)單位的窗口部門，起著溝通上下、維系左右、協(xié)調(diào)各方的重要作用，辦公室每一名干部員工的一言一行、一舉一動(dòng)都代表著部門的形象。只有通過(guò)每個(gè)人的良好表現(xiàn)，才能讓領(lǐng)導(dǎo)和基層信得過(guò)、靠得住、離不開(kāi)，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)創(chuàng)造良好的環(huán)境。

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