檔案信息化建設的特征及發展措施

高艷琴

【摘要】信息化建設的發展對包括檔案工作在內的各行各業產生了強大的沖擊，傳統的檔案工作觀念和方法已經無法適應新時代檔案工作的需要。本文簡要介紹了當前檔案信息化建設的發展條件，并提出了強化檔案信息化建設的具體措施。

【關鍵詞】檔案；信息化建設；特征；發展措施

隨著科技的發展和計算機的普及，檔案管理水平取得了飛速的發展，傳統的檔案管理方法由于信息單一、查詢不便等已經不能滿足當前的檔案管理需求。檔案信息化建設給傳統的檔案管理工作帶來了新的發展，它是一種信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過程。

檔案信息化建設既是檔案工作發展和改革的需要，同時又為檔案工作的發展和改革奠定可行的物質基礎和條件。

一、檔案信息化建設的基本構成

檔案信息化的主要特征是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，檔案信息化離不開數據技術、數據庫技術與數字化技術、網絡及數字通信技術、數字信息儲存技術等現代信息技術的支持。一般來說，檔案的信息化有5個系統組成，分別是資源信息處理系統、檔案信息接口系統、用戶服務系統、管理和維護系統以及適當的人才結構。其中，資源信息處理系統幫助檔案人員整理分類、索引編目、進庫上架，并提供可利用的信息；檔案信息接口系統則是內外信息交換的平臺；體系內外的數據可通過接口進行對接；用戶服務系統能將有價值的信息有效快捷地提供給利用者；管理和維護系統主要進行以數據庫服務器和文件服務器為核心的各類系統的基礎維護管理。檔案管理信息的人才有三類，即檔案領導人、研發人員以及實際操作人員。

二、 檔案信息化建設的現有條件

隨著信息網絡技術的進步和發展，網絡信息終端的普及，為檔案信息化建設提供了前所未有的良好社會環境。檔案信息化在社會發展中的作用更是日益為社會所認識，社會檔案意識得到了加強。

（一）檔案信息化基礎硬件配置以及技術條件日益成熟。計算機廣泛應用于機關、企事業單位等領域，形成了大量的電子文件，計算機輔助設計和計算機輔助制造產生了越來越多的電子圖紙；快速發展的網絡技術又進一步波及到了文件、檔案的運轉、傳遞過程和利用方式。一些新技術，如語音識別、超文本和多媒體信息處理等方面的應用已逐步進入實用領域。計算機的每一項新的技術發展，幾乎都會在檔案管理中找到用武之地。

（二）檔案信息技術不斷提高。從一般的檔案管理發展到文檔一體化的文件全文信息自動著錄標引，從較封閉的單機和局域網應用方式，發展到檔案與圖書、各類信息共同動作的廣域網工作方式。從基于機讀目錄的自動編目、聯機檢索、發展到借助于存儲器的檔案全文信息存儲于檢索；從一般的科技檔案管理發展到以計算機輔助設計、計算機輔助制造為基礎的包含科研、生產全過程的信息綜合管理等，檔案信息化技術已上了一個新臺階。

（三）檔案信息化標準、規范建設更具完善。國家前期已出臺若干有關電子檔案管理的規章制度和規范性文件。國家檔案局印發《電子文件歸檔和電子檔案管理指南》更明確了檔案電子信息化建設的依據與要求，給檔案工作數字化、網絡化、信息化等信息技術帶來挑戰。

三、 檔案信息化建設的強化措施

（一）提高檔案信息化管理水平。當前我國檔案信息化建設工作中遇到了較多的困難，主要原因是我國檔案信息化管理工作較差，不能嚴格做到電子文件的歸檔管理。這就要求在實際的檔案管理工作中，遵循檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案進行數字化處理和轉換；并注意加強對電子文件積累、鑒定、歸檔等一系列的工作，保證產生有保存價值的電子文件真實、完整。這些工作是檔案信息化建設的基礎性工作，也是重點性工作，對后續的信息化管理具有很大的影響，工作中一定要做到認真和細心。

（二）提升服務意識。隨著信息化社會的發展，檔案作為重要的信息資源地位日益重要，檔案工作所具有的信息管理和信息服務屬性日益增強。強化服務意識、提高服務質量是新時期檔案工作的基本要求。只有提升檔案管理的服務意識，深入挖掘市民的需求和企業的需要，才能更好地進行檔案信息化建設。

（三）強化檔案信息化建設的標準化研究。檔案是一類特殊的信息資源，它是社會各方面實踐活動的歷史記錄，其形成過程及內容涉及科技、經濟、軍事、生產等領域，其歷史任務又決定了必須對它實現集中統一保管，所以檔案信息化的標準化問題便顯得更為重要。具體包括電子文件的生產方式、生產格式、傳遞方式、保管方式等各個方面的標準化。

（四）加強檔案信息資源的開發利用。 對檔案進行信息化管理不是檔案管理的最終目的，對信息資源的開發利用，才是信息網絡化建設的最終目的。進行檔案信息網絡化建設，開發利用檔案信息資源，就必須研究和解決數據庫建設問題。只有網絡環境下的檔案數據才具備真正意義的資源共享。因此，要建設各類檔案數據庫，加強對檔案資源的開發。

隨著社會的發展，傳統的紙質檔案逐漸被新型載體的檔案所取代，這是當前檔案管理工作發展的重要趨勢。在這種情況下，只有處理好檔案信息，不斷開發和挖掘新的管理方法，才能適應現代信息化社會的發展。

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